行政公文发文规范.doc

行政公文发文规范

编号：

版本：

V1.0

编制：

审核：

批准：

日期：

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修订记录 3

1.目的 4

2.适用范围 4

3.公文种类 4

4.公文格式 4

5.发文办理 7

5.1拟稿、会签 7

5.2核稿 8

5.3签发 8

5.4发布 9

6.附则 9

附件1：文件发放签收表 10

附件2：行政公文模板 13

修订记录

发布日期

修订内容

版本

参与人员

首次制订

1.0

编制：

审核：

批准：

1.目的

为了规范公司的公文管理工作、维护公司形象，特制定本规范。

2.适用范围

本规范适用于公司各项公文起草、审核、发布、修订、签批工作。

3.公文种类

本规范所指公文种类包括：决定、通告、通报、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消不适当的决定事项。

通告：适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求各部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项，印发规章制度，任免人员。

报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况，答复上级单位的询问。

请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

批复：适用于答复下级部门的请示事项。

意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

函：适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

4.公文格式

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期、签发人、经办人、发放方式等部分组成。具体说明如下：

表1公文格式说明

序号

项目

说明

1

秘密等级和保密期限

分“绝密”、“机密”、“秘密”和“保密”，秘密等级和保密期限用“★”分开，如“机密★3个月”，用3号黑体字，两字之间空1字；前三级秘密级别以上的公文，置于首页第一行最右边。密级定义见附件3

2

紧急程度

分“特急”、“急件”，用3号黑体字，两字之间空1字，置于第一页第一行最右边；如需与秘密等级同时标识，则紧急程度标识于秘密等级下一行。

3

发文单位

标识内容为“湖北融信押运保安服务有限公司文件”，处于文头中心位置，红色28号黑体。

4

发文字号

包括公司代字、年份、序号；用黑色四号宋体，置于发文单位标识下方中间位置，如“公司经字〔2015〕2号”；联合行文，只标明主办单位发文字号。

5

标题

格式：发文单位+事由+文种；注意事项如下：（1）应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位；（2）公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；（3）红色线下空一行，用黑色三号黑体，可分一行或多行居中排列，保持每行词意完整。

6

主送单位

指主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。注意事项如下：（1）普发性下行公文，主送单位比较多，一般使用统称，例如：各部门；（2）一些行文方向不定、没有特指主送单位的公布性公文不写主送单位，例如：通告；（3）上行文的主送单位一般是一个；例如：请示文种的主送单位只能是一个，其他文种视乎情况而定；（4）标题下空一行，左侧顶格标识，回行时仍顶格；（5）如主送单位名称过多，应将主送单位名移至主题词之下，抄送之上。

7

正文

公文的核心部分，有缘由、事项、结笔三部分。用黑色四号宋体，行距为固定值25磅。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

8

附件

用黑色四号宋体，在正文下空一行左空两字标识，并注明附件序号和名称，附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件1：××××”），附件名称后不加标点符号；附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，并标上序号和名称。附件的序号和名称前后标识应一致。

9

成文日期

以负责人签发的日期为准，并一律用汉字标识，黑色四号宋体，在主题词上方空两行、右边空两字标识，例如：二○一五年八月二十五日。

10

印章

公文除会议纪要外其他应加盖印章。注意事项如下：（1）单一单位制发的公文落款处不署发文单位名称，只标识成文日期；（2）联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都