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会议服务保障合同2025年通用

一、合同双方基本信息

(1)本合同双方分别为甲方和乙方。甲方为（甲方全称），乙方为（乙方全称）。甲方为举办方，负责组织并实施（会议名称）的各类活动，乙方为服务提供方，负责为甲方提供会议服务保障工作。双方本着平等互利、诚信合作的原则，经友好协商，就甲方举办的（会议名称）的相关服务保障事宜达成如下协议。

(2)甲方提供以下基本信息：甲方地址：（甲方详细地址）、联系人：（甲方联系人姓名）、联系电话：（甲方联系电话）、电子邮箱：（甲方电子邮箱）。乙方提供以下基本信息：乙方地址：（乙方详细地址）、联系人：（乙方联系人姓名）、联系电话：（乙方联系电话）、电子邮箱：（乙方电子邮箱）。为确保双方有效沟通，上述信息如有变更，双方应及时通知对方。

(3)本合同签订前，乙方应对甲方提供的会议场地、设施设备、参会人员等信息进行详细了解，并按照甲方要求制定详细的会议服务保障方案。乙方应具备相应的服务资质和经验，确保能够为甲方提供高质量的会议服务保障。同时，乙方需对甲方提供的所有资料和信息予以保密，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。

二、会议服务保障内容与标准

(1)乙方将为甲方提供全面的会议服务保障，包括但不限于以下内容：1）会议场地布置与维护：乙方将根据甲方需求，提供专业的会议场地布置服务，包括但不限于音响、灯光、投影仪等设备的安装与调试。为确保会议顺利进行，乙方将确保所有设备在会议开始前30分钟全部调试完毕，并在会议期间提供24小时技术支持。例如，在2023年举办的国际论坛中，乙方成功布置了可容纳1000人的大型会议室，并在会议期间处理了10余次现场技术问题。

(2)2）餐饮服务保障：乙方将为会议提供高质量的餐饮服务，包括但不限于自助餐、工作餐、茶歇等。餐饮服务标准如下：自助餐提供中式、西式、日式等多种菜系，每餐菜品数量不少于20种，确保满足不同口味需求。工作餐提供标准中式或西式套餐，每餐菜品数量不少于4种，保证营养均衡。茶歇提供各式点心、饮料，每场茶歇提供品种不少于10种。例如，在2023年举办的某大型企业年会中，乙方提供的自助餐服务得到了参会者的一致好评，满意度评分达到95%。

(3)3）住宿服务保障：乙方将根据甲方需求，为参会人员提供舒适的住宿环境。住宿标准如下：提供三星级以上酒店，房间设施齐全，包括空调、热水器、液晶电视等。每间客房均配备高速无线网络，确保参会人员随时保持通讯畅通。此外，乙方还将提供以下增值服务：免费接送机服务、房间内叫醒服务、行李寄存服务等。在2023年举办的某国际会议中，乙方提供的住宿服务得到了参会者的广泛好评，有80%的参会者表示住宿条件超出预期。

三、会议服务保障实施流程及责任划分

(1)会议服务保障实施流程分为以下几个阶段：首先，乙方在合同签订后5个工作日内，向甲方提交详细的会议服务保障方案，包括人员安排、设备清单、应急预案等。甲方收到方案后3个工作日内进行审核，如有异议，双方协商修改。其次，在会议前30天，乙方开始进行现场勘查，与甲方确认会议场地布置、设备安装等细节。会议前15天，乙方开始进行设备调试和人员培训，确保所有人员熟悉操作流程。

(2)会议期间，乙方将设立现场指挥中心，负责协调各方资源，确保会议顺利进行。现场指挥中心将配备至少2名高级管理人员，负责监督整个会议服务保障过程。同时，现场设有紧急联络小组，负责处理突发事件。例如，在2023年举办的某国际会议中，由于突发的网络故障，紧急联络小组迅速响应，及时解决了问题，保证了会议的正常进行。

(3)责任划分方面，甲方负责提供会议场地、参会人员名单、会议日程等相关资料，确保乙方能够按照要求提供会议服务保障。乙方负责会议现场的安全、秩序、设备运行、餐饮住宿等一切服务保障工作。若因乙方原因导致会议服务保障不到位，乙方需承担相应责任，包括但不限于赔偿甲方损失、重新提供服务等。例如，在2023年举办的某国内论坛中，由于乙方未能及时更换损坏的投影仪，导致会议延迟1小时，乙方为此向甲方支付了5000元的赔偿金。

四、合同期限、费用及支付方式

(1)本合同期限自双方签字盖章之日起生效，有效期为（具体日期），共计（具体年月日）。合同到期后，如双方无异议，可协商续签。在合同有效期内，双方应严格履行各自的权利和义务，确保会议服务保障工作的顺利进行。如遇特殊情况导致合同无法继续履行，双方应提前30日书面通知对方，并协商解决。

(2)会议服务费用总额为人民币（具体金额）元，包括但不限于场地租赁费、设备使用费、餐饮服务费、住宿服务费等。具体费用明细如下：场地租赁费人民币（具体金额）元，设备使用费人民币（具体金额）元，餐饮服务费人民币（具体金额）元，住宿服务费人民币（具体金额）元。费用支付方式分为以下两个阶段：1）预付款：