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华夏物流公司合同管理办法

第一章总则

第一条为规范华夏物流公司（以下简称“公司”或“华夏物流”）合同管理工作，加强经营风险控制，减少、避免合同签订、履行不当造成的损失，根据国家有关法律、法规和《集团公司合同管理办法》有关规定,制定本办法。

第二条本办法适用于华夏物流本部及所属单位。

第三条本办法所称合同，是指公司在经营管理活动中，为实现一定的经营管理目的，以公司名义与自然人、法人、其他组织等平等民事主体之间依法签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议和其它具有履约性质的文件。

第四条华夏物流及所属单位实行分级管理、归口管理的合同管理原则。

第二章管理职责及权限

第五条办公室为合同归口管理部门，对合同管理工作进行规范、指导、监督、检查，具体职责如下：

（一）建立健全华夏物流合同管理制度，监督、检查、考核各部门及所属单位合同管理情况。

（二）负责审查华夏物流直接作为合同主体所签署的合同，以及所属单位需提请华夏物流审查的合同，其主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性。

（三）负责对审查会签合格的合同加盖合同专用章。

（四）负责办理所属单位上报备案合同的有关手续。

（五）负责合同备案文本的管理，执行合同登记、统计及报告制度。

（六）参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订及合同纠纷的处理。

（七）办理合同公证、鉴证事宜，管理合同专用章。

（八）组织合同管理知识培训。

（九）其他相关管理工作。

所属单位应指定一个部门为本单位合同归口管理部门。

第六条公司各部门是合同承办部门，根据其职责分工负责承办业务范围内的合同工作，承办的具体职责是：

（一）负责合同立项，指定合同承办人，进行可行性论证，意向接触，资信调查。

（二）组织合同的谈判。

（三）起草合同文本，并负责合同文本审查会签的流转。

（四）组织合同的签订，办理所需的法定代表人授权委托书。

（五）负责合同的履行、变更、解除及纠纷处理。

（六）负责合同档案的管理。

（七）负责办理所属单位报送合同事项的批复。

（八）建立合同台帐，实行履约跟踪统计报告责任制。

第七条合同由公司相关部门审查会签，各审查会签部门的职责如下：

（一）财务部门负责对合同价款、支付方式、资金预算及来源、财务手续、财产担保等事项进行审查；对重大合同的订立、变更或解除的经济性进行评估，并出具书面意见。对合同涉及的资金来源、使用及资产所有权、动用审批手续的合法性以及合同价款、酬金和结算的合理、合规性进行审查。

（二）审计内控部门依其职责对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督。

（三）相关业务部门按部门职责，负责合同涉及本部门业务范围的相关条款的合法性、可靠性、可行性、安全性，是否符合相关标准及政府文件规定等问题提出审查意见。

第八条监察部门负责对合同管理中出现的违法、违纪、违规问题进行监督、检查、调查并提出监察建议或做出监察决定。

第九条公司外聘法律顾问职责：

（一）协助合同归口管理部门制定、完善合同管理制度。

（二）协助合同归口管理部门监督、检查考核所属单位合同管理情况。

（三）协助合同归口管理部门组织和参与重大合同的谈判、起草、签约、履约。

（四）协助合同归口管理部门对合同内容、程序的合法、合规性进行审查。

（五）协助合同归口管理部门开展合同管理方面的其他工作。

第十条华夏物流的下列合同，应当报集团公司审查同意后签署：

（一）由集团公司提供担保的合同。

（二）重大涉外投资合同。

（三）须报经集团公司审批或代表集团公司实施的投、融资项目的投、融资合同。

第十一条所属单位签署下列合同，应当报华夏物流审查同意后签署：

（一）重大资产收购、转让合同。

（二）股权收购、转让合同。

（三）有关企业兼并、破产、资产重组等重大合同。

（四）担保合同。

（五）涉外合同。

（六）需要报请华夏物流审查的其他合同。

第三章确立合同主体和合同起草

第十二条承办部门应当根据工作需要确定合同主体，与合同主体进行意向接触、资信调查。

第十三条确定合同主体时，承办部门应当对对方当事人的主体资格和资信状况进行调查。对方当事人应当具备下列条件：

（一）具有经年检的营业执照及其他权利能力证明文件，且真实有效。涉及专营行政许可项目的，具备相应的许可证明文件；涉及资质要求的，具备相应的资质（等级）证书。

（二）经营范围能够充分涵盖合同项目的需要。

（三）具有履约能力，必要时应当索取其经审计的财务报表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。

（四）具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无严重违约事实；在签署合同时，未涉及可能影响合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。

（五）在签署合同时，不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关做出的对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为