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集采管理制度

一、总则

1.目的：为了规范公司集中采购行为，降低采购成本，提高采购效率和质量，确保采购物资和服务符合公司需求，特制定本集采管理制度。

2.适用范围：本制度适用于公司各部门及下属单位涉及的所有集中采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等采购项目。

3.定义：集中采购（集采）是指公司将分散在各部门、单位的同类采购项目集中起来，由专门的采购部门统一进行采购的活动。

二、集采组织与职责

1.采购管理委员会：由公司高层领导、相关部门负责人组成，是集采工作的决策机构。负责制定采购战略和政策，审批年度采购计划，决定重大采购事项，协调采购过程中的重大问题等。

2.采购部门：是集采工作的执行机构，负责具体采购项目的实施。主要职责包括：编制采购计划，寻找供应商，组织采购谈判，签订采购合同，跟踪采购进度，处理质量问题，建立供应商档案等。

3.需求部门：提出采购需求，参与采购计划的制定，提供技术规格和质量要求，协助采购部门进行供应商评估，参与验收采购物资和服务等。

4.财务部门：负责审核采购预算，参与采购合同的评审，办理采购付款手续，对采购成本进行核算和分析等。

5.审计部门：对集采活动进行全过程监督，包括采购计划的制定、供应商的选择、合同的签订和执行、采购价格的合理性等，确保采购活动合法合规。

三、采购计划管理

1.年度采购计划：每年年底，各需求部门根据下一年度的生产、经营和管理需求，编制部门采购计划，提交采购部门。采购部门对各部门的采购计划进行汇总、整理和审核，结合公司的预算和战略目标，编制年度集中采购计划，报采购管理委员会审批。

2.月度采购计划：采购部门根据年度采购计划和实际需求情况，每月编制月度采购计划，明确采购项目、数量、时间、预算等内容。月度采购计划应提前下达给相关部门，以便做好准备工作。

3.计划调整：因特殊情况需要调整采购计划的，需求部门应提出书面申请，说明调整的原因和内容，经采购部门审核后，报采购管理委员会审批。经批准后，采购部门及时调整采购计划并通知相关部门。

四、供应商管理

1.供应商选择：采购部门通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，广泛寻找合格的供应商。对潜在供应商进行资格审查，包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量保证体系、价格水平等方面。必要时，可组织相关部门对供应商进行实地考察。

2.供应商评估：建立供应商评估机制，定期对供应商的表现进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对优秀供应商给予优先合作、价格优惠等奖励，对不合格供应商予以淘汰。

3.供应商档案管理：采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质文件、交易记录、评估结果等内容。供应商档案应及时更新和维护，确保信息的准确性和完整性。

五、采购流程管理

1.采购申请：需求部门根据批准的采购计划，填写采购申请单，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预计使用时间等内容，经部门负责人审核后，提交采购部门。

2.采购审批：采购部门对采购申请进行审核，确认无误后，按照公司规定的审批权限进行审批。对于重大采购项目，需报采购管理委员会审批。

3.采购执行：采购部门根据审批通过的采购申请，按照选定的采购方式，组织采购活动。与供应商进行谈判，确定采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，签订采购合同。

4.合同管理：采购合同应明确双方的权利和义务，条款应清晰、准确、完整。采购部门负责合同的签订、履行和管理，跟踪合同执行情况，及时处理合同变更、违约等问题。合同签订后，应及时将合同副本分送相关部门备案。

5.验收与结算：采购物资到货后，采购部门通知需求部门和相关检验部门进行验收。验收合格后，需求部门在验收单上签字确认。采购部门根据验收单和合同约定，办理采购结算手续，财务部门审核无误后支付货款。

六、采购价格管理

1.价格调研：采购部门定期对市场价格进行调研，了解市场价格动态，掌握主要供应商的价格水平。建立价格信息库，为采购决策提供参考依据。

2.价格谈判：在采购过程中，采购部门应与供应商进行充分的价格谈判，争取最优的采购价格。对于重大采购项目，可组织相关部门组成谈判小组，共同进行价格谈判。

3.价格审核：采购价格应经过严格的审核，确保价格合理、公正。财务部门对采购价格进行审核，对价格异常的采购项目进行重点审查。

七、质量控制

1.质量标准：需求部门在提出采购需求时，应明确采购物资和服务的质量标准和技术要求。采购部门在采购合同中应将质量标准和技术要求作为重要条款明确约定。

2.质量检验：采购物资到货后，相关检验部门应按照质量标准和检验规范进行检验。对于不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通，协商处理办法