人事档案管理制度范本.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。

3.管理原则

人事档案管理遵循真实、完整、保密、及时的原则，确保档案信息的准确性和安全性。

二、档案管理职责

1.人力资源部门职责

-负责人事档案的建立、收集、整理、保管、查阅、转递等工作。

-定期对人事档案进行检查、核对，确保档案的完整性和准确性。

-严格遵守档案管理的各项规定，保守档案机密。

2.员工所在部门职责

-协助人力资源部门做好员工档案材料的收集工作，及时将本部门员工的各类资料提交给人力资源部门。

-负责督促本部门员工及时办理档案相关手续，如档案转递、补充材料等。

3.档案管理人员职责

-具体负责档案的日常管理工作，包括档案的分类、编号、装订、存放等。

-按照规定办理档案的查阅、借阅手续，做好记录。

-对破损、褪色的档案进行修复、复制，确保档案的质量。

三、档案内容

1.员工基本信息

-个人简历，包括学历、工作经历等。

-身份证、学历证书、学位证书、职业资格证书等复印件。

-劳动合同、岗位变动记录等。

2.教育培训记录

-参加公司内部培训、外部培训的记录。

-学历教育的成绩单、结业证书等。

3.考核评价材料

-年度考核、月度考核结果。

-绩效评估报告。

-奖惩记录，包括表彰、奖励、处分等文件。

4.薪资福利记录

-工资调整记录。

-奖金发放记录。

-社会保险、住房公积金缴纳记录。

5.职业发展记录

-岗位晋升、调动记录。

-培训需求分析报告。

-个人职业发展规划。

6.其他材料

-体检报告。

-离职手续办理记录。

-其他与员工相关的重要材料。

四、档案建立与收集

1.新员工档案建立

-新员工入职时，人力资源部门负责收集其个人基本信息、学历证书、身份证等相关材料，并建立员工档案。

-档案管理人员按照档案内容要求，对收集到的材料进行整理、分类、编号，确保档案的完整性。

2.档案材料收集

-人力资源部门定期向各部门收集员工的各类档案材料，如考核评价结果、培训记录、奖惩文件等。

-各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，并及时将材料提交给人力资源部门。

-员工个人如有需要补充或更新档案材料的，应及时向人力资源部门提出申请，并提供相关证明材料。

五、档案整理与保管

1.档案整理

-档案管理人员按照档案内容的类别，对档案进行分类整理，如将基本信息、教育培训、考核评价等材料分别存放。

-对每份档案材料进行编号，以便于查找和管理。

-定期对档案进行清查，确保档案材料的顺序正确、完整无缺。

2.档案保管

-公司设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施。

-档案应分类存放，不同类别的档案之间应有明显的标识。

-档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如对破损、褪色的档案进行修复、复制。

-严格遵守档案保管的安全制度，确保档案的安全与保密。非档案管理人员未经许可不得进入档案保管室。

六、档案查阅与借阅

1.查阅规定

-公司内部人员因工作需要查阅人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。

-档案管理人员根据审批后的申请表，提供相应的档案材料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案材料。

-查阅完毕后，查阅人员应及时将档案材料归还档案管理人员，并在《人事档案查阅登记表》上签字确认。

2.借阅规定

-因特殊情况需要借阅人事档案的，应填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人、人力资源部门负责人签字同意后，报公司领导审批。

-借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。

-借阅人员应妥善保管档案，不得转