人事档案管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司全体员工的人事档案管理。

3.管理原则

人事档案管理遵循真实、完整、及时、保密的原则，确保档案内容准确反映员工的工作经历、业绩和个人情况。

二、人事档案的内容

1.员工基本信息

-个人简历，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。

-身份证、学历证书、学位证书、专业技术资格证书、职业资格证书等复印件。

2.工作经历

-入职登记表，记录员工入职时间、岗位、薪资等信息。

-工作变动记录，包括晋升、降职、调动、离职等情况。

-劳动合同、培训协议、保密协议等相关文件。

3.考核与奖惩

-年度考核表，反映员工年度工作表现和考核结果。

-奖惩记录，包括奖励证书、处罚决定等。

4.薪酬福利

-工资变动记录，包括调薪、奖金发放等情况。

-社保、公积金缴纳记录。

5.培训与发展

-培训记录，包括参加的内部培训、外部培训课程等。

-职业发展规划相关材料。

6.其他材料

-员工个人总结、述职报告等。

-其他与员工工作和个人情况相关的重要材料。

三、人事档案的收集与整理

1.收集要求

-各部门应指定专人负责及时收集本部门员工产生的各类人事档案材料，并定期移交至人力资源部。

-员工个人应积极配合提供真实、完整的档案材料，如有材料缺失或变更，应及时告知人力资源部。

2.整理流程

-人力资源部档案管理人员收到档案材料后，按照档案内容的分类进行整理。

-对每份材料进行编号、装订，并在档案目录中详细记录材料名称、日期、来源等信息。

-确保档案材料的顺序合理，便于查阅和管理。

四、人事档案的归档与保管

1.归档原则

-按照档案内容的类别和时间顺序进行归档，确保档案的系统性和完整性。

-不同类别和性质的档案材料应分别存放，不得混淆。

2.保管期限

-员工人事档案的保管期限为自员工离职或退休后[X]年。

-对于重要的历史档案和具有长期参考价值的材料，可适当延长保管期限。

3.保管要求

-档案应存放在专门的档案柜中，保持通风、干燥，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。

-建立档案借阅登记制度，严格限制非档案管理人员接触档案。

-定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。

五、人事档案的查阅与借阅

1.查阅权限

-公司内部人员因工作需要查阅人事档案的，需填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人和人力资源部负责人批准后方可查阅。

-查阅档案应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自摘抄、复制档案内容。

2.借阅权限

-因特殊原因需要借阅人事档案的，需填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅理由、借阅期限等信息。

-借阅申请经人力资源部负责人和公司分管领导批准后，方可办理借阅手续。

-借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。

-借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。

3.保密要求

-查阅和借阅档案的人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。

-对于涉及员工个人隐私的档案信息，应予以严格保密。

六、人事档案的转递

1.转递条件

-员工离职、退休、调动工作单位等情况下，需办理人事档案转递手续。

-转递档案应确保档案材料齐全、完整，符合转递要求。

2.转递流程

-人力资源部档案管理人员根据员工的调动或离职通知，准备好档案材料，并填写《人事档案转递通知单》。

-将档案通过机要通信或专人送递的方式转至接收单位，并要求接收单位在《人事档案转递通知单》回执上签字确认。

-及时更新员工人事档案状态，确保档案转递信息的准确性。

七、人事档案的信息化管理

1.建立人事档案信息系统

-利用信息技术建立公司人事档案信息系统，实现档案的电子化管理。

-将员工的基本信息、工作经历、考核奖惩、薪酬福利等档案内容录入系统，便于查询和统计分析