人事档案管理办法试行.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司全体员工的人事档案管理。

3.管理原则

人事档案管理遵循真实、完整、保密、及时的原则，确保档案信息准确反映员工情况，妥善保管，防止信息泄露，并及时更新维护。

二、档案内容

1.员工基本信息

-个人简历，包括教育经历、工作经历等。

-身份证、学历学位证书、专业技术资格证书等复印件。

-员工入职登记表。

2.劳动合同

-劳动合同文本。

-劳动合同续签、解除、终止等相关协议。

3.考核与奖惩

-年度考核结果记录。

-获得的各类奖励证书及相关文件。

-违纪违规处理决定及相关材料。

4.薪资福利

-薪资调整记录。

-福利发放明细。

5.培训与发展

-参加的内部培训记录。

-外部培训证书及相关证明材料。

-职业发展规划及相关记录。

6.岗位变动

-岗位调动审批表。

-晋升、降职等相关文件。

7.健康与体检

-入职体检报告。

-年度体检报告。

-重大疾病诊断及治疗记录。

三、档案建立与收集

1.档案建立

员工入职后，人力资源部门负责为其建立人事档案。档案建立时，应确保收集的信息真实、准确、完整。

2.材料收集

-人力资源部门负责定期收集员工各类档案材料，如考核结果、奖惩文件、培训记录等，并及时归档。

-各部门应协助人力资源部门做好档案材料的收集工作，在相关事项发生后及时将材料移交人力资源部门。

-员工个人应按照要求及时提交个人相关材料，如学历学位证书复印件、资格证书等。

四、档案整理与分类

1.整理要求

-档案材料应进行分类整理，按照档案内容的类别进行排序。

-每份材料应齐全完整，如有破损或缺失应及时修复补充。

-材料应使用A4纸张，并左侧装订。

2.分类方法

-按照档案内容分为基本信息类、劳动合同类、考核与奖惩类、薪资福利类、培训与发展类、岗位变动类、健康与体检类等。

-每类再根据具体内容进行细分，如考核与奖惩类可分为年度考核、专项奖励、违纪处理等。

五、档案保管

1.保管部门

公司人事档案由人力资源部门指定专人负责保管。

2.保管环境

档案应存放在安全、干燥、通风的专用档案柜中，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。

3.安全保密措施

-档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。

-档案柜应加锁，钥匙由档案管理人员专人保管。

-非档案管理人员未经授权不得查阅档案。

六、档案查阅与借阅

1.查阅权限

-人力资源部门因工作需要可查阅员工档案。

-公司领导因工作需要可查阅员工档案，但应履行审批手续。

-其他部门因工作涉及员工档案相关信息，需查阅档案时，应经人力资源部门负责人批准。

2.查阅程序

查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经审批后，由档案管理人员陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容等。

3.借阅权限

一般情况下，员工档案不予借阅。如有特殊情况确需借阅的，应经公司领导批准。

4.借阅程序

借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、归还时间等，经审批后，由档案管理人员办理借阅手续，并登记借阅档案的名称、数量、借阅时间等。借阅人应在规定时间内归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应办理延期手续。

七、档案更新与维护

1.定期更新

人力资源部门应定期对档案进行更新，如每年对员工基本信息、考核结果等进行核对更新。

2.动态维护

在员工发生岗位变动、薪资调整、奖惩等情况时，应及时更新档案内容，确保档案信息与员工实际情况一致。

3.材料补充

根据工作需要或档案审核要求，及时补充相关档案材料，如员工新获得的资格证书、培训证明等。

八、档案审核与清理

1.审核制度

公司定期对人事档案进行审核，确保档案内容真实、准确、完整。审核工作可由人力资源部门自行组织，也可邀请相关部门人员参与。

2.清理原则

对于已离职员工的档案，应按照规定进