如何进行企业档案文件归类管理.docx

?摘要：本文详细阐述了企业档案文件归类管理的重要性、原则、方法及实施步骤。通过合理的归类管理，能提高档案利用效率，为企业决策提供有力支持，确保企业档案的完整性和安全性。文中介绍了按来源、时间、内容等多种归类方式，并强调了在实施过程中应注意的问题，如人员培训、系统建设等，旨在帮助企业建立科学有效的档案文件归类管理体系。

一、引言

企业档案文件是企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的各种记录，涵盖了企业的方方面面，如合同协议、财务报表、技术资料、人事档案等。对这些档案文件进行科学合理的归类管理，对于企业的发展至关重要。它不仅有助于企业快速准确地查找和利用所需信息，提高工作效率，还能为企业的决策提供可靠依据，保护企业的知识产权和商业机密，同时满足法律法规对企业档案管理的要求。

二、企业档案文件归类管理的重要性

（一）提高信息检索效率

通过合理归类，将相关档案文件集中在一起，当企业需要查找某类信息时，能够迅速定位到相应的档案类别，大大缩短查找时间，提高工作效率。例如，在查询合同执行情况时，能快速从合同类档案中找到相关合同文件。

（二）支持企业决策

完整、准确归类的档案文件能为企业决策提供全面的数据支持。如分析企业历年财务数据档案，可了解企业财务状况变化趋势，为制定未来财务策略提供依据。

（三）保护企业权益

规范的档案归类管理有助于保护企业的知识产权、商业机密等。例如技术研发档案的妥善归类，防止技术泄露，维护企业的竞争优势。

（四）满足法律法规要求

许多法律法规对企业档案管理有明确规定，合理的归类管理确保企业档案符合相关法律要求，避免法律风险。

三、企业档案文件归类管理的原则

（一）真实性原则

档案文件必须真实反映企业生产经营活动的实际情况，不得伪造、篡改。

（二）系统性原则

要按照一定的逻辑关系，将档案文件进行系统分类，形成层次分明、条理清晰的体系。

（三）实用性原则

归类方式应便于企业日常查找和利用档案，符合企业实际工作需求。

（四）动态性原则

随着企业发展和业务变化，档案归类管理要及时调整和优化，以适应新的情况。

四、企业档案文件归类管理的方法

（一）按来源归类

1.内部文件

-行政管理类：包括企业的规章制度、会议纪要、工作计划与总结、行政公文等。例如企业发布的关于考勤管理的规定、董事会会议纪要等。

-业务部门文件：各业务部门在开展业务过程中形成的文件，如销售部门的客户资料、订单合同，生产部门的生产计划、工艺文件等。

-财务文件：财务报表、会计凭证、审计报告、税务文件等。

-人力资源文件：员工档案、招聘记录、培训资料、绩效考核文件等。

2.外部文件

-上级主管部门文件：政府部门、行业协会等下发的各类文件、通知等。

-合作单位文件：与供应商、客户、合作伙伴签订的合同、协议、往来信函等。

（二）按时间顺序归类

按照档案文件形成的时间先后进行排列。这种方式适用于一些需要追溯历史发展过程的档案，如企业历年的销售业绩报表、财务审计报告等。通过时间顺序可以清晰地展现企业在不同阶段的发展情况。

（三）按内容性质归类

1.综合性文件：涵盖企业多个方面业务的文件，如企业年度工作报告，包含了企业整体运营、各业务板块发展等多方面内容。

2.专项性文件：针对某一特定业务或主题形成的文件，如新产品研发项目档案，集中了该项目从立项到成果验收全过程的各类文件。

3.主题性文件：围绕某一主题收集的相关文件，如企业文化建设主题档案，包括企业宣传资料、文化活动记录等。

（四）按载体形式归类

1.纸质档案：传统的以纸张为载体的文件，如手写文件、打印文件、报表等。

2.电子档案：存储在计算机硬盘、光盘、服务器等电子设备中的文件，包括文档、表格、图像、音频、视频等格式。

3.其他载体档案：如缩微胶片、实物档案（奖杯、证书等）等。

五、企业档案文件归类管理的实施步骤

（一）成立档案管理小组

由企业各部门相关人员组成，负责统筹规划档案归类管理工作，制定实施方案，协调各部门之间的工作。

（二）全面清查档案文件

对企业现有的各类档案文件进行全面梳理，摸清底数，了解档案的种类、数量、保存状况等。

（三）确定归类方案

根据企业实际情况和档案管理原则，选择合适的归类方法，制定详细的归类方案。方案应明确各类档案的分类标准、编号规则、存放位置等。

（四）进