员工出差管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司员工出差管理，规范出差行为，提高出差效率，控制出差费用，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工因工作需要出差的情况。

3.职责分工

-部门负责人：负责审核本部门员工的出差申请，合理安排工作任务，控制出差费用。

-财务部门：负责审核出差费用报销，按照规定标准进行报销核算，对超标准费用提出处理意见。

-人力资源部门：负责根据公司业务情况和员工岗位需求，统筹安排出差计划，协助审核出差申请。

-出差员工：负责按照规定填写出差申请，如实记录出差行程和费用支出，在出差结束后及时办理报销手续。

二、出差申请与审批

1.出差申请

员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、出发时间、返回时间、预计费用等信息。

2.审批流程

-一般员工：由部门负责人审核签字后，报分管领导审批。

-部门负责人：出差申请直接报分管领导审批。

-分管领导：根据公司业务情况和工作安排，对出差申请进行审批。对于涉及重要项目、大额费用或特殊情况的出差申请，需报总经理审批。

-总经理：对重大事项或特殊情况的出差申请进行最终审批。

3.申请变更

如出差行程、时间、目的地等发生变更，员工应及时填写《出差申请变更表》，按照原审批流程进行审批。

三、出差标准

1.交通标准

-飞机：根据工作需要和级别，选择合适的舱位。一般员工乘坐经济舱，部门负责人及以上人员可乘坐商务舱，但需提前经分管领导批准。

-火车：根据工作需要和级别，选择合适的车次和座位。一般员工乘坐硬座或硬卧，部门负责人及以上人员可乘坐软卧或高铁一等座，但需提前经分管领导批准。

-长途汽车：根据实际情况选择合适的班次。

-市内交通：出差期间，市内交通费用实报实销，但应尽量选择公共交通工具。特殊情况需要乘坐出租车的，需注明原因。

2.住宿标准

-一线城市：一般员工住宿标准为[X]元/天，部门负责人及以上人员住宿标准为[X]元/天。

-二线城市：一般员工住宿标准为[X]元/天，部门负责人及以上人员住宿标准为[X]元/天。

-三线及以下城市：一般员工住宿标准为[X]元/天，部门负责人及以上人员住宿标准为[X]元/天。

住宿费用应在规定标准内凭发票报销，超出部分自理。如有特殊情况需要提高住宿标准的，需提前经分管领导批准。

3.餐饮补贴

出差期间，按照以下标准发放餐饮补贴：

-一线城市：[X]元/天。

-二线城市：[X]元/天。

-三线及以下城市：[X]元/天。

餐饮补贴已包含出差期间的早餐、午餐和晚餐费用，不再另行报销餐饮发票。但如因业务需要发生的招待费用，需单独填写《招待费用申请表》，按照公司招待费用管理制度进行审批报销。

4.其他费用

出差期间发生的其他费用，如通讯费、办公用品费、邮寄费等，实报实销，但需提供相应的发票和明细清单。

四、出差行程安排

1.行程规划

员工应根据出差目的和工作任务，合理规划出差行程，尽量减少不必要的停留和绕道。出差行程安排应提前告知部门负责人和相关同事，以便协调工作。

2.工作汇报

出差期间，员工应定期向部门负责人汇报工作进展情况，重要事项及时汇报。出差结束后，应提交出差工作报告，总结出差成果和经验教训。

3.出差纪律

-遵守国家法律法规和当地的风俗习惯，不得从事违法违纪活动。

-严格遵守公司的各项规章制度，维护公司形象。

-注意人身安全和财产安全，妥善保管个人物品。

五、出差费用报销

1.报销凭证

-出差费用报销应提供真实、合法、有效的发票，发票内容应与出差行程和费用支出相符。

-除发票外，还应提供相关的审批文件、出差申请、出差报告、费用明细清单等附件。

2.报销时间

员工应在出差结束后[X]个工作日内办理报销手续。如因特殊原因不能按时报销的，需提前向财务部门说明情况。

3.报销流程

-员工填写《出差费用报销单》，将报销凭证和附件粘贴整齐后，提交给部门负责人审核。

-部门负责人对报销内容的真实性、合理性进行审核签字后，报财务部门审核。

-财务部门按照规定标准对报销费用进行审核，审核通过后报分管领导审批。

-分管领导审批通过后，财务部门办理报销付款手续。

4.报销审核

-财务部门审核出差费用报销时，主要审核以下内容：

-报销凭证是否真实、合法、有效。

-出差行程是否与出差申请相符。

-费用支出是否符合规定标准。