公司文件管理制度.docx

?一、总则

（一）目的

为加强公司文件管理，确保文件的有效利用，提高工作效率，规范公司各项管理行为，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司所形成的各类文件，包括但不限于纸质文件、电子文件、合同文件等。

（三）文件管理原则

1.集中统一管理原则：公司文件管理工作由行政部门统一负责，确保文件管理的规范性和一致性。

2.分类分级管理原则：根据文件的性质、来源、用途等进行分类分级，便于文件的查找、使用和保管。

3.安全保密原则：严格遵守国家法律法规和公司保密规定，确保文件的安全和保密。

4.及时有效原则：文件的起草、审核、发布、归档等环节应及时高效，确保文件的时效性和有效性。

二、文件分类与编号

（一）文件分类

1.行政文件：包括公司决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、函等，用于传达公司决策、部署工作、沟通协调等。

2.人事文件：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、奖惩、任免等方面的文件，用于公司人力资源管理。

3.财务文件：包括财务预算、决算、报表、审计报告、税务文件等，用于公司财务管理和监督。

4.业务文件：包括公司业务相关的合同、协议、项目计划、业务报告等，用于指导公司业务开展。

5.技术文件：包括公司技术研发、产品设计、工艺流程、技术标准等方面的文件，用于公司技术创新和产品质量控制。

6.其他文件：不属于上述分类的其他文件，如会议纪要、工作记录、宣传资料等。

（二）文件编号

1.文件编号采用年份+类别+顺序号的格式，例如：2023-XZ-001，表示2023年行政类第1号文件。

2.类别代码：行政文件（XZ）、人事文件（RS）、财务文件（CW）、业务文件（YW）、技术文件（JS）、其他文件（QT）。

3.顺序号为每类文件按时间顺序排列的流水号，从001开始编号。

三、文件起草与审核

（一）文件起草

1.文件起草由相关部门或人员负责，起草人应根据工作需要和公司要求，准确表达文件内容，确保文件的针对性和可操作性。

2.起草文件应使用公司统一的格式模板，包括文件标题、编号、主送单位、正文、附件、发文单位、发文日期等。

3.文件内容应语言规范、逻辑清晰、数据准确，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇和语句。

（二）文件审核

1.文件起草完成后，应提交至相关部门负责人进行审核。审核人应认真审查文件内容，确保文件符合公司政策、法律法规和实际工作需要。

2.审核内容包括文件的准确性、完整性、合规性、可行性等方面。对于不符合要求的文件，审核人应提出修改意见，退回起草人进行修改。

3.重要文件或涉及多个部门的文件，需经相关部门会签后再进行审核。会签部门应认真审查文件中涉及本部门的内容，提出意见和建议。

四、文件发布与传达

（一）文件发布

1.审核通过的文件，由行政部门负责编号、排版、印刷（或电子发布）等工作，确保文件格式规范、内容清晰。

2.行政部门应根据文件的性质和范围，确定文件的发布方式，如内部发文、电子邮件、公司公告栏等。

3.对于需要加盖公司公章的文件，应严格按照公司印章管理制度办理盖章手续。

（二）文件传达

1.行政部门应及时将发布的文件传达给相关部门和人员，确保文件能够及时、准确地传达至需要知晓的人员手中。

2.对于重要文件或涉及公司全局的文件，行政部门可组织专门的会议进行传达和解读，确保相关人员对文件精神有充分的理解和认识。

3.文件传达过程中，应做好记录，包括传达时间、传达方式、传达对象等信息，以备查询。

五、文件使用与借阅

（一）文件使用

1.各部门和人员应按照文件的规定和要求，正确使用文件，确保文件的有效性和严肃性。

2.使用文件时，应注意保护文件的完整性和保密性，不得擅自涂改、复印、转借文件。

3.对于涉及公司机密的文件，应严格按照公司保密制度进行管理，仅限授权人员使用。

（二）文件借阅

1.因工作需要借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅原因、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交行政部门审批。

2.行政部门根据申请内容进行审核，对于符合借阅条件的文件，予以批准，并办理借阅手续。借阅人应在规定的借阅期限内归还文件。

3.借阅文件时，借阅人应妥善保管文件，不得转借他人或用于非工作目的。如发现文件丢失、损坏等情况，应及时向行政部门报告，并承担相应的责任。

六、文