工程造价咨询信息化管理及档案管理规则.docx

?一、引言

随着信息技术的飞速发展，工程造价咨询行业面临着新的机遇与挑战。信息化管理成为提高工程造价咨询工作效率、提升服务质量、增强企业竞争力的关键手段。同时，规范的档案管理对于工程造价咨询业务的开展、资料的追溯以及企业的合规运营至关重要。本规则旨在明确工程造价咨询信息化管理及档案管理的各项要求，确保管理工作的标准化、规范化和科学化。

二、信息化管理

（一）信息化管理目标

1.实现工程造价咨询业务流程的自动化与信息化，提高工作效率，减少人工错误。

2.建立统一的信息平台，实现数据的集中存储、共享与协同，促进团队协作。

3.提升工程造价咨询服务的质量和决策的科学性，为客户提供更精准、及时的服务。

（二）信息化管理系统建设

1.业务管理系统

-涵盖工程造价咨询业务的各个环节，包括项目承接、项目计划、成本核算、工程计量、计价、审核、报告编制与归档等。

-具备项目进度跟踪功能，实时显示项目状态，提醒相关人员及时完成任务。

-能够自动生成各类业务报表，如项目成本报表、进度报表、质量报表等，为管理层提供决策支持。

2.文档管理系统

-用于存储和管理工程造价咨询业务过程中产生的各类文档，如合同文件、预算书、结算书、审核报告、会议纪要等。

-支持文档的分类、检索、版本控制和权限管理，确保文档的安全性和完整性。

-具备文档在线预览功能，方便工作人员随时查看文档内容，无需频繁下载。

3.数据共享平台

-搭建企业内部的数据共享平台，实现各部门之间的数据实时共享。

-与外部数据资源（如政府造价信息网站、行业数据库等）进行对接，获取最新的造价信息和市场数据。

-通过数据挖掘和分析工具，对历史数据进行深度分析，为项目决策提供数据支持。

（三）信息化管理流程

1.项目承接阶段

-通过信息化管理系统接收客户委托信息，对项目进行初步评估和登记。

-系统自动分配项目负责人，并生成项目任务清单。

-项目负责人在系统中填写项目承接计划，明确项目目标、范围、时间节点和质量要求等。

2.项目实施阶段

-项目团队成员按照任务清单在系统中记录工作进展，上传相关文档和数据。

-对于工程计量和计价工作，使用专业的造价软件进行数据录入和计算，并将结果导入业务管理系统。

-在审核过程中，审核人员通过系统对送审资料进行审查，提出审核意见，并与项目团队成员进行沟通和协作。

-项目负责人实时跟踪项目进度，协调解决项目实施过程中出现的问题。

3.项目交付阶段

-报告编制人员根据审核意见在系统中生成正式的工程造价咨询报告，并提交给项目负责人审核。

-项目负责人审核通过后，系统自动将报告发送给客户，并进行归档处理。

-对项目进行总结和评价，将相关信息录入系统，为后续项目提供参考。

（四）信息化管理安全与维护

1.安全策略

-制定完善的信息化管理安全制度，包括用户权限管理、数据备份与恢复、网络安全防护等。

-对系统用户进行身份认证和授权管理，确保只有授权人员能够访问和操作相关系统和数据。

-定期对系统进行安全漏洞扫描和修复，防止数据泄露和恶意攻击。

2.数据备份与恢复

-建立定期数据备份机制，将业务数据和文档数据备份至多种存储介质，并分别存储在不同的地理位置。

-制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在系统故障或数据丢失的情况下能够快速恢复数据。

3.系统维护与升级

-安排专人负责信息化管理系统的日常维护，及时处理系统故障和问题。

-关注行业技术发展动态，定期对系统进行评估和升级，以满足业务发展的需求。

三、档案管理

（一）档案管理原则

1.真实性原则：档案内容必须真实反映工程造价咨询业务的实际情况，不得篡改或伪造。

2.完整性原则：确保档案资料齐全、完整，涵盖项目从承接至交付的全过程相关资料。

3.规范性原则：档案的整理、分类、编号、装订等应符合统一的规范要求。

4.保密性原则：严格遵守保密制度，对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案进行妥善保管。

（二）档案分类与编号

1.档案分类

-项目档案：按照项目名称进行分类，每个项目档案下再细分项目承接文件、项目实施过程文件、项目交付文件等。

-业务档案：包括企业资