关于公司合同档案的管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，提高合同档案的利用价值，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司各部门签订的各类合同、协议及相关档案资料的管理。

3.管理原则

合同档案管理遵循集中统一、分类管理、方便利用的原则。

二、合同档案的定义和范围

1.定义

合同档案是指公司在经济活动中签订的具有法律效力的各类合同、协议以及与之相关的审批文件、往来信函、补充协议、变更记录等资料。

2.范围

包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同、合作协议等。

三、职责分工

1.合同管理部门

负责合同的起草、谈判、签订、履行、变更、终止等全过程管理，并及时将合同相关资料提交给档案管理部门。

2.档案管理部门

负责合同档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作。

3.其他部门

协助合同管理部门和档案管理部门做好合同档案管理工作，提供相关资料和信息。

四、合同档案的收集与整理

1.收集要求

-合同签订后，合同管理部门应在[X]个工作日内将合同正本及相关附件、审批文件等资料提交给档案管理部门。

-对于合同履行过程中产生的变更记录、补充协议、往来信函等资料，合同管理部门应及时收集，并在事件发生后的[X]个工作日内移交档案管理部门。

-档案管理部门应定期对各部门合同档案的收集情况进行检查，确保合同档案资料的完整性。

2.整理方法

-档案管理部门按照合同的类别、年度、编号等进行分类整理。

-每份合同应单独装订成册，并编制页码。合同正本在前，附件、审批文件等依次排列在后。

-对合同档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。编号规则为：[编号格式说明]

-编制合同档案目录，目录应包括合同编号、合同名称、签订日期、对方单位名称、合同金额、档案存放位置等信息，确保目录清晰、准确。

五、合同档案的归档

1.归档流程

-档案管理部门收到合同管理部门提交的合同档案资料后，对其进行审核，确保资料齐全、完整、准确。

-审核通过后，档案管理部门按照整理方法对合同档案进行整理，并将其归入相应的档案柜或存储设备中。

-在归档过程中，档案管理部门应填写《合同档案归档登记表》，记录合同档案的归档日期、编号、名称、存放位置等信息。

2.归档时间

合同档案应在合同签订生效后的[X]个工作日内完成归档。对于重大合同或紧急合同，应根据实际情况及时归档。

六、合同档案的保管

1.保管方式

-合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别、年度、编号等顺序排列，便于查找和管理。

-电子档案应存储在服务器或其他存储设备中，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。

-档案管理部门应建立合同档案保管台账，详细记录合同档案的入库、出库、保管期限、销毁等情况。

2.保管期限

合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定。一般情况下，合同档案的保管期限为[X]年，自合同履行完毕或终止之日起计算。对于涉及重要事项或有特殊规定的合同档案，保管期限应适当延长。

3.保管环境要求

档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保合同档案的安全。

七、合同档案的查阅与借阅

1.查阅规定

-公司内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。

-档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后，为查阅人员提供相应的合同档案，并在《合同档案查阅登记表》上记录查阅日期、查阅人员、查阅内容等信息。

-查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅合同档案，不得擅自将合同档案带出或转借他人。查阅过程中应保持档案的整洁和完好，不得涂改、污损、抽取、撤换合同档案资料。

-查阅完毕后，查阅人员应及时将合同档案归还档案管理部门，档案管理部门核对无误后，在《合同档案查阅登记表》上注明归还日期。

2.借阅规定

-公司外部单位或个人因工作需要借阅合同档案时，应提前向公司提出书面申请，说明借阅目的、借阅期限等信息，经公司主管领导批准后，方可办理借阅手续。