工程项目档案整理管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为加强工程项目档案管理，确保工程项目档案的完整、准确、系统和有效利用，依据国家有关法律法规及公司相关规定，制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司所有工程项目从项目前期准备、建设实施到竣工验收全过程中形成的各类文件材料的整理与管理。

3.基本原则

工程项目档案管理遵循集中统一管理、全过程跟踪、同步归档、确保质量的原则。

二、管理职责

1.档案管理部门职责

-负责制定和完善工程项目档案管理办法及相关标准规范。

-指导、监督工程项目各参建单位的档案整理工作。

-负责接收、整理、保管工程项目的归档文件，建立档案检索系统，提供档案利用服务。

-组织对工程项目档案进行验收。

2.工程项目建设单位职责

-负责本单位形成文件材料的收集、整理和归档工作，并对归档文件的质量负责。

-督促、检查工程项目各参建单位的档案整理工作，确保其档案整理工作符合要求。

-组织协调工程项目档案管理工作，参与档案验收工作。

3.工程项目各参建单位职责

-负责本单位在工程项目建设过程中形成文件材料的收集、整理、归档工作，并向建设单位移交完整、准确的档案。

-按照建设单位和档案管理部门的要求，规范档案整理工作，确保档案质量。

三、文件材料的形成与收集

1.文件材料形成要求

-工程项目各参建单位应根据工程建设实际，及时形成真实、准确、完整、有效的文件材料，确保文件材料与工程建设进度同步。

-文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，载体应符合耐久性要求。

2.文件材料收集范围

-项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。

-设计文件，包括初步设计、施工图设计及变更文件等。

-施工文件，包括施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。

-监理文件，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单等。

-竣工验收文件，包括竣工验收报告、工程质量保修书、竣工图等。

-其他与工程项目有关的文件材料，如会议纪要、来往信函、工程声像资料等。

3.文件材料收集要求

-各参建单位应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时收集齐全。

-对收集到的文件材料应进行分类整理，确保其系统性和完整性。

四、文件材料的整理

1.整理原则

-遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。

-区分不同价值，便于保管和利用。

2.整理方法

-分类：按照工程项目档案的分类方案，将文件材料分为项目前期、设计、施工、监理、竣工验收等类别。

-组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法进行组卷，如施工文件可按单位工程、分部工程、分项工程组卷。

-编目：对组卷后的文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录、备考表等。

-装订：对纸质文件材料进行装订，确保整齐、牢固。

3.竣工图编制要求

-竣工图应与工程实际相符，做到图物一致。

-竣工图应加盖竣工图章，签字手续完备。

-竣工图的编制应符合国家和行业相关标准规范的要求。

五、档案的归档

1.归档时间

-工程项目各参建单位应在工程竣工验收后[X]个月内，向建设单位移交档案。

-建设单位应在收到各参建单位移交档案后[X]个月内，向档案管理部门归档。

2.归档要求

-归档的档案应符合整理要求，档案目录清晰，卷内文件排列有序。

-归档的档案应编制档案移交清单，双方签字确认。

-电子档案应与纸质档案同时归档，电子档案应存储在耐久性好的载体上，并确保其可读性和完整性。

六、档案的保管

1.保管场所

-档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案保管环境安全、整洁、适宜。

-档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。

2.保管期限

-工程项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。

-永久保管的档案主要包括项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告等重要文件。

-长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括施工过程中的重要文件材料。

-短期保