国外出差管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为规范公司员工国外出差行为，加强出差管理，确保出差工作顺利进行，提高工作效率，降低出差成本，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司因工作需要派遣到国外出差的所有员工。

二、出差申请与审批

1.出差申请

员工因工作需要前往国外出差，应提前填写《国外出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差时间、行程安排等信息。

2.审批流程

-部门负责人对出差申请进行初审，审核出差必要性、行程合理性等，并签署意见。

-分管领导对部门负责人意见进行审核，确认无误后签字批准。

-涉及费用预算较大或重要项目的出差申请，需报总经理审批。

三、出差行程安排

1.行程规划

-出差人员应根据审批通过的《国外出差申请表》制定详细的出差行程计划，包括交通、住宿、会议或商务活动安排等。

-行程安排应充分考虑工作任务的紧迫性和合理性，尽量减少不必要的时间浪费和行程变动。

2.交通安排

-优先选择经济、便捷、安全的交通方式，如飞机、火车等。如需乘坐其他特殊交通工具，应提前说明并获得批准。

-预订机票应提前关注航班信息，争取最优惠的价格，但需确保符合工作时间要求。如遇特殊情况需要变更航班，应及时向相关部门报备并说明原因。

3.住宿安排

-根据出差目的地的实际情况和公司规定，选择合适的住宿地点。一般应选择交通便利、安全可靠、价格合理的酒店或公寓。

-如需入住公司指定的合作酒店，应提前与酒店联系预订房间，并按照公司相关流程办理入住手续。

-住宿费用应符合公司规定的标准，超出部分原则上由个人承担。

四、出差费用标准

1.交通费用

-机票费用按照公司批准的行程和标准实报实销。如因工作需要乘坐商务舱或头等舱，需提前获得上级领导批准。

-当地市内交通费用，根据实际情况凭有效票据报销。如乘坐出租车，应保留好车票，并注明乘车事由和起止地点。

2.住宿费用

-住宿费用标准根据出差目的地的不同分为不同档次，具体标准见附件《国外出差住宿费用标准表》。

-实际发生的住宿费用未超过标准的，按照实际金额报销；超过标准的部分，需说明原因并经上级领导批准后，方可报销超出部分的一定比例（具体比例根据公司规定执行），其余部分由个人承担。

3.餐饮费用

-餐饮费用按照公司规定的标准包干使用，不再另行报销其他餐饮发票。具体标准见附件《国外出差餐饮费用标准表》。

-如有特殊宴请或业务招待需要，应提前向公司申请并获得批准，相关费用按照公司业务招待费管理规定执行。

4.其他费用

-出差期间发生的通讯费、办公费等其他费用，凭有效票据按照公司相关规定报销。

-因出差产生的行李超重费、签证费、保险费等必要费用，经审核后可实报实销。

五、费用报销

1.报销凭证

-出差人员应在出差结束后及时整理相关报销凭证，包括机票、酒店发票、餐饮发票、车票、业务招待费审批单等。

-报销凭证应真实、合法、有效，发票内容应与出差行程、费用项目相符，不得弄虚作假。

2.报销流程

-出差人员填写《国外出差费用报销单》，并将整理好的报销凭证粘贴在报销单后面。

-部门负责人对报销内容进行审核，确认无误后签字。

-财务部门对报销凭证和报销单进行复核，审核费用的合理性、合规性以及报销金额的准确性。如发现问题，及时与出差人员沟通并要求补充或更正相关资料。

-经财务部门复核通过后，报销单提交分管领导审批。分管领导审批通过后，报销费用由财务部门按照公司规定的流程进行支付。

六、出差期间的工作管理

1.工作任务执行

-出差人员应按照公司安排的工作任务认真履行职责，确保各项工作按时、高质量完成。

-及时向公司汇报工作进展情况，如遇重大问题或突发事件，应立即向上级领导报告，并采取有效措施妥善处理。

2.工作沟通与协作

-加强与当地客户、合作伙伴、分支机构等的沟通与协作，维护公司良好形象和业务关系。

-积极参与公司组织的各类会议、培训、商务活动等，与同事保持密切联系，及时分享工作经验和信息。

3.工作纪律遵守

-遵守当地法律法规和风俗习惯，尊重当地文化差异，不得从事任何违法违规或有损公司形象的行为。

-严格遵守公司的考勤制度，按时上下班，不得无故旷工