采购工作流程及考核办法.docx

?一、引言

采购工作是企业运营中的关键环节，直接关系到企业的成本控制、物资供应以及生产运营的顺利进行。为了规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，特制定本采购工作流程及考核办法。

二、采购工作流程

（一）采购需求分析

1.各部门提交需求

各部门根据生产计划、项目进度等实际情况，定期（每月或每季度）提交物资采购需求申请表。申请表应详细注明所需物资的名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息。

2.需求审核

采购部门收到需求申请表后，首先对需求的合理性进行初步审核。审核内容包括需求是否与生产计划或项目要求相符、数量是否准确、预计使用时间是否合理等。对于不合理的需求，采购部门及时与需求部门沟通，协商调整。

（二）供应商选择与管理

1.供应商信息收集

采购人员通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、参加供应商展会等。建立供应商信息库，记录供应商的基本情况，包括公司名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。

2.供应商评估与筛选

根据采购物资的类别和重要性，制定相应的供应商评估标准。评估指标可包括产品质量、价格、交货期、售后服务、企业信誉等。采购人员对收集到的供应商信息进行整理和分析，按照评估标准对供应商进行打分评估。对于得分较高的供应商，列入合格供应商名单。

3.供应商实地考察

对于拟合作的重要供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、设备状况、人员素质等。通过实地考察，进一步了解供应商的实际情况，确保其具备满足公司采购需求的能力。

4.供应商合作协议签订

与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。协议内容包括物资规格、价格、交货期、付款方式、质量标准、售后服务等条款。确保合作协议的条款清晰、明确，具有可操作性。

（三）采购计划制定

1.综合考虑需求与库存

采购部门根据审核后的采购需求，结合现有库存情况，制定采购计划。优先消耗库存物资，对于库存不足的物资，按照需求的紧急程度和重要性，安排采购。

2.确定采购时间与数量

根据供应商的生产周期和交货期，合理确定采购时间。对于紧急需求的物资，通过与供应商协商，争取缩短交货期。同时，根据需求数量和经济批量原则，确定采购数量，以降低采购成本。

3.采购计划审批

采购计划制定完成后，提交给上级领导进行审批。审批通过后的采购计划作为采购执行的依据。

（四）采购订单下达

1.选择采购方式

根据采购物资的特点和供应商情况，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。

2.生成采购订单

采购人员根据采购计划和选定的采购方式，生成采购订单。采购订单应详细注明物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、付款方式等信息。确保采购订单的内容准确无误，与采购计划和合作协议一致。

3.订单发送与确认

将采购订单发送给供应商，并要求供应商确认。供应商确认订单后，双方建立采购合同关系。采购人员及时跟踪订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。

（五）采购物资验收

1.到货通知与准备

在采购物资预计到货前，采购人员通知仓库管理人员做好验收准备工作。仓库管理人员应安排好验收场地、准备好验收工具等。

2.数量验收

物资到货后，仓库管理人员首先对物资的数量进行验收。按照采购订单和送货单核对物资的品种、规格、型号和数量是否一致。如发现数量不符，及时与供应商沟通解决。

3.质量验收

对于重要物资或对质量要求较高的物资，由质量检验部门进行质量验收。质量检验人员按照相关质量标准和检验规范，对物资的质量进行检验。检验合格的物资办理入库手续，不合格的物资及时通知采购部门与供应商协商处理。

4.验收报告出具

验收完成后，仓库管理人员或质量检验人员出具验收报告。验收报告应详细记录物资的验收情况，包括数量、质量、规格型号等信息。验收报告作为物资入库和付款的重要依据。

（六）采购付款

1.发票审核

采购人员收到供应商开具的发票后，对发票的真实性、合法性、准确性进行审核。审核内容包括发票的开具日期、发票号码、购货单位名称、物资名称、规格型号、数量、金额、税率、税额等信息是否与采购订单和验收报告一致。

2.付款申请

审核无误后，采购人员填写付款申请单，附上采购订单、验收报告、发票等相关凭证，提交给财务部门。付款申请单应注明付款金额、付款方式、付款日期等信息。

3.付款审批

财务部门收到付款申请单后，按照公司的财务审批