会展业务部工作制度.docx

会展业务部工作制度

?一、总则

1.目的

为规范会展业务部的工作流程，提高工作效率，确保各项会展业务的顺利开展，提升公司在会展领域的市场竞争力和品牌形象，特制定本工作制度。

2.适用范围

本制度适用于会展业务部全体员工。

3.基本原则

会展业务部的工作应遵循诚实守信、客户至上、高效协作、创新发展的原则。在业务开展过程中，要严格遵守国家法律法规和行业规范，确保公司利益和客户权益。

二、部门职责

1.市场调研与分析

-关注会展行业动态和市场趋势，收集、整理、分析相关信息，为公司会展业务决策提供依据。

-研究竞争对手的会展活动策划、组织及运营情况，定期撰写市场调研报告。

2.会展项目策划与组织

-根据客户需求和市场情况，制定会展项目的整体策划方案，包括主题确定、活动内容设计、场地规划、时间安排等。

-负责会展项目的组织实施，协调各方资源，确保活动顺利进行。具体工作涵盖展品运输、展位搭建、设备租赁、人员安排、活动宣传推广等环节。

3.客户关系管理

-建立和维护客户档案，及时了解客户需求和反馈，为客户提供优质的服务。

-与客户保持密切沟通，定期回访客户，跟进会展项目执行情况，解决客户在项目过程中遇到的问题，提高客户满意度和忠诚度。

4.合作伙伴拓展与维护

-积极开拓会展行业上下游合作伙伴，如场地供应商、展品运输商、广告宣传媒体、技术支持服务商等，建立良好的合作关系。

-定期评估合作伙伴的服务质量和合作效果，协调解决合作过程中出现的问题，确保合作关系的稳定和可持续发展。

5.预算编制与成本控制

-根据会展项目策划方案，编制详细的项目预算，包括场地租赁、展位搭建、展品运输、宣传推广、人员薪酬等各项费用。

-在项目执行过程中，严格控制成本支出，确保项目在预算范围内完成。对预算执行情况进行实时监控和分析，及时发现并解决预算偏差问题。

6.风险管理

-识别会展项目实施过程中可能面临的各类风险，如市场风险、政策风险、技术风险、安全风险等，并制定相应的风险应对措施。

-对风险进行实时监测和预警，及时调整应对策略，确保项目顺利进行，降低公司损失。

三、工作流程

（一）项目承接流程

1.项目信息获取

-会展业务部员工通过多种渠道获取会展项目信息，包括行业展会网站、社交媒体、客户推荐、合作伙伴介绍等。

-对获取的项目信息进行初步筛选，判断项目与公司业务方向的契合度、项目规模及潜在收益等情况。

2.项目意向沟通

-对于筛选后的潜在项目，与客户进行初步沟通，了解客户的基本需求、项目背景、预算范围、时间要求等关键信息。

-向客户介绍公司的会展业务优势、成功案例及服务内容，建立客户对公司的初步信任。

3.项目需求调研

-如果客户对公司表现出一定兴趣，安排专人与客户进行深入的需求调研。通过面对面交流、问卷调查、实地考察等方式，详细了解客户对会展项目的具体期望，如展会主题、目标受众、展示内容、活动形式、特殊要求等。

-根据调研结果，整理形成项目需求文档，确保对客户需求的理解准确无误。

4.项目方案制定

-依据客户需求文档，由项目负责人组织团队成员进行会展项目方案的制定。方案内容应包括项目整体策划思路、活动框架设计、场地规划、时间进度安排、宣传推广策略、预算明细等。

-在方案制定过程中，充分考虑客户需求、市场情况、行业标准及公司实际资源和能力，确保方案具有可行性和竞争力。

5.项目方案提交与沟通

-将制定好的项目方案提交给客户，并安排专门的汇报会议，向客户详细介绍方案内容和优势。

-在汇报过程中，认真听取客户意见和建议，解答客户疑问，根据客户反馈对方案进行必要的调整和优化。

6.项目报价

-根据优化后的项目方案，编制详细的项目报价单，明确各项费用明细及收费标准。

-在报价时，要充分考虑成本因素，同时结合市场行情和竞争对手价格情况，确保报价具有合理性和吸引力。

7.项目合同签订

-如果客户对项目方案和报价均无异议，双方进入合同签订阶段。由公司法务部门审核合同条款，确保合同内容合法合规，明确双方权利义务。

-合同签订后，将合同副本存档，并及时通知相关部门和人员，为项目执行做好准备。

（二）项目执行流程

1.项目启动会议

-在项目合同签订后