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公司物资申请、采购、合同管理流程

?一、目的

本流程旨在规范公司物资的申请、采购及合同管理行为，确保物资的采购符合公司需求，保证物资供应的及时性、准确性和合理性，同时加强对采购合同的有效管理，防范采购风险，维护公司合法权益。

二、适用范围

本流程适用于公司内所有物资的申请、采购及合同管理活动，包括但不限于办公用品、设备、原材料、零部件等。

三、职责分工

（一）物资需求部门

1.根据工作需要，提出物资申请计划，详细说明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息。

2.对采购回来的物资进行验收，确保物资符合申请要求，并在验收合格后办理入库手续。

3.负责对本部门所使用物资的库存进行管理和盘点，及时反馈物资使用情况及需求变化。

（二）采购部门

1.依据物资需求部门提交的申请计划，进行市场调研，寻找合适的供应商，评估供应商的资质、信誉、产品质量、价格等因素，选择最优供应商进行采购。

2.与选定的供应商进行商务谈判，确定采购价格、交货期、付款方式、质量标准等合同条款，签订采购合同。

3.跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题，确保物资按时、按质、按量供应。

4.负责办理物资采购的相关手续，如付款申请、报销等。

（三）财务部门

1.审核物资采购申请计划及采购合同，对预算范围内的采购进行资金安排。

2.负责对采购合同的付款条款进行审核，监督采购款项的支付，确保资金支付的准确性和合规性。

3.参与物资采购的成本核算和控制，提供财务分析和建议。

（四）法务部门

1.对采购合同进行法律审查，确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险。

2.为物资采购过程中的法律问题提供咨询和支持，协助处理合同纠纷等法律事务。

（五）仓库管理部门

1.负责物资的入库、存储、保管和发放工作，确保物资的安全和完整。

2.建立物资库存台账，记录物资的出入库情况，定期进行库存盘点，并将盘点结果反馈给相关部门。

四、物资申请流程

（一）提出申请

1.物资需求部门根据工作实际需要，填写《物资申请单》（以下简称申请单）。申请单应详细注明物资的名称、规格、型号、数量、预计使用时间、用途等信息，并由部门负责人签字确认。

2.对于价值较高、批量较大或特殊规格的物资申请，需求部门应提供详细的技术参数、性能要求或使用说明等资料，以便采购部门准确了解需求，进行采购决策。

（二）审核申请

1.申请单提交至采购部门后，采购部门对申请内容进行初步审核。审核重点包括物资需求的合理性、申请数量的准确性、是否在预算范围内等。

2.如发现申请内容存在疑问或不合理之处，采购部门应及时与物资需求部门沟通核实，要求其补充或修正相关信息。

3.对于超出部门预算的物资申请，采购部门应与需求部门协商，调整申请内容或重新评估需求，确保申请在预算控制范围内。如确实因工作需要必须采购超出预算的物资，需求部门应按照公司预算调整流程，提交预算调整申请，经相关领导审批后，方可继续进行采购申请流程。

（三）审批申请

1.经采购部门初步审核通过的申请单，按照公司审批权限规定，提交给相应的领导进行审批。

2.审批流程一般为：部门负责人审批→分管领导审批→财务部门审核（涉及预算及资金安排）→总经理审批（根据公司规定及申请金额大小确定是否需总经理审批）。

3.各级审批人员应认真审查申请内容，根据公司实际情况和工作需要，做出同意、不同意或修改后再审批的决定。审批通过后，在申请单上签署审批意见及姓名，并注明审批日期。

（四）申请单归档

1.审批完成后的申请单，一联由采购部门留存，作为采购依据；一联返回物资需求部门，作为需求部门了解采购进度及后续验收等工作的参考；一联交财务部门，作为资金安排和账务处理的依据；一联交仓库管理部门，作为物资入库准备的参考。

2.采购部门应定期将已完成申请流程的申请单进行整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查询和追溯。

五、采购流程

（一）选择供应商

1.采购部门根据审批通过的物资申请单，通过多种渠道寻找合适的供应商。渠道包括但不限于公司供应商库、网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。

2.对潜在供应商进行调查和评估，内容包括供应商的资质证明（营业执照、生产许可证、税务登记证等）、信誉状况（是否有不良记录、商业纠纷等）、产品质量（提供样品检测、过往业绩证明等）、价格水平（报价合理性、成本分析等）、交货能力（生产能力、运输能力、交货周期等）、售后服务（售