公司采购流程管理制度60942.docx

公司采购流程管理制度60942

?一、总则

1.目的

为规范公司采购流程，加强采购管理，确保采购活动的合规性、高效性，降低采购成本，保证所采购物资和服务符合公司要求，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内所有物资采购及服务采购活动，包括但不限于办公用品、设备、原材料、零部件、外包服务等。

3.职责分工

-采购部门：负责采购计划的制定、采购订单的下达、供应商的开发与管理、采购合同的签订与执行等工作。

-需求部门：提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、交付时间等，并对采购结果进行验收。

-财务部门：负责采购资金的审核与支付，对采购成本进行核算与控制，参与采购合同的审核。

-质量部门：对采购物资的质量进行检验和监督，确保所采购物资符合质量标准。

二、采购计划管理

1.需求预测

需求部门应定期对本部门的物资和服务需求进行预测，结合业务发展规划、历史数据等因素，提前向采购部门提交需求预测报告。预测内容应包括物资或服务的名称、规格、数量、预计需求时间等。

2.采购计划制定

采购部门根据需求部门提交的需求预测报告，结合库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的详细信息、采购数量、采购时间、预算金额等，并经采购部门负责人审核后报公司领导审批。

3.采购计划调整

在采购计划执行过程中，如因市场变化、业务调整、需求变更等原因需要对采购计划进行调整，需求部门应及时向采购部门提出书面申请，说明调整原因、调整内容等。采购部门审核后报公司领导审批，审批通过后对采购计划进行相应调整。

三、供应商管理

1.供应商开发

-采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理和筛选，建立供应商信息库。

-根据采购需求，从供应商信息库中选择潜在供应商进行初步调查。调查内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。

-对初步调查合格的供应商进行实地考察，实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等方面。实地考察结束后，采购部门应撰写考察报告，对供应商的综合情况进行评估。

-根据考察报告和评估结果，采购部门确定合格供应商名单，并报公司领导审批。审批通过后，与合格供应商签订合作协议，建立长期合作关系。

2.供应商评估

-采购部门应定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。

-采购部门根据评估指标体系，制定供应商评估表，由采购人员、需求部门人员、质量部门人员等相关人员对供应商进行评分。

-根据评分结果，采购部门对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予适当的奖励和优惠政策；对于不合格供应商，及时采取整改措施或终止合作关系。

3.供应商激励与约束

-采购部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如增加采购份额、优先付款、提供培训机会等。

-同时，采购部门应建立供应商约束机制，对违反合作协议的供应商进行相应的处罚，如扣除货款、暂停合作、终止合作等。

四、采购流程

1.采购申请

需求部门根据实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交付时间、预算金额等内容，并经部门负责人审核签字后提交给采购部门。

2.采购审批

采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购申请的合理性、必要性、合规性等方面。审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据采购申请的性质和金额大小，进行相应的审批。

3.采购询价

采购部门根据审批通过的采购申请，向多家供应商发出询价函，要求供应商提供报价单。询价函应明确采购物资或服务的详细信息、质量要求、交货时间、付款方式等内容。

4.供应商报价

供应商收到询价函后，按照要求填写报价单，并在规定时间内回复采购部门。报价单应包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、单价、总价、交货时间、付款方式等内容。

5.采购比价

采购部门对各供应商的报价进行收集、整理和比较，分析各供应商的价格、质量、交货期、售后服务等方面的优势和劣势。在综合考虑各种因素的基础上，选择最合适的供应商。

6.采购谈判

采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标