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公司文件资料归档管理制度

?一、总则

1.目的

为加强公司文件资料的规范化管理，确保文件资料的完整性、准确性和安全性，便于查阅和利用，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司各部门在各项工作中形成的各类文件资料，包括但不限于纸质文件、电子文件、合同协议、会议纪要、工作报告、技术资料、财务报表等。

3.基本原则

遵循集中统一管理、分类科学、便于查找的原则，对公司文件资料进行系统整理和归档。

二、文件资料归档范围

1.行政管理文件

-公司设立、变更、注销等相关文件。

-公司规章制度、管理办法、工作流程等。

-各类会议文件，包括会议通知、议程、纪要、决议等。

-公司内部的请示、报告、批复、函件等。

-人事档案资料，如员工入职、离职、晋升、调岗等相关文件。

-行政办公事务文件，如办公用品采购、车辆管理、办公区域管理等文件。

2.业务经营文件

-市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。

-销售合同、订单、报价单、发票等。

-采购合同、供应商资料、采购订单等。

-生产计划、生产报表、质量检验报告、设备维护记录等。

-研发项目资料，包括项目立项报告、可行性研究报告、技术文档、实验数据等。

3.财务文件

-财务预算、决算报告。

-会计凭证、账簿、报表等。

-审计报告、税务资料、资金往来记录等。

4.其他文件

-公司获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等。

-对外签订的战略合作协议、合作意向书等。

-与政府部门、行业协会等的往来文件。

三、文件资料分类与编号

1.分类方法

-采用层级分类法，将文件资料分为行政管理、业务经营、财务、其他四大类，每大类下再细分若干二级类目，二级类目下根据需要设置三级类目等。

-示例：

-行政管理类

-行政制度

-会议文件

-人事管理

-行政事务

-业务经营类

-市场与销售

-采购与供应链

-生产管理

-研发创新

-财务类

-预算决算

-会计核算

-审计税务

-其他类

-荣誉资质

-合作协议

2.编号规则

-文件编号由类别代码、年份代码、流水号组成。

-类别代码：采用大写字母表示，如XZ代表行政管理类，YW代表业务经营类，CW代表财务类，QT代表其他类。

-年份代码：采用四位阿拉伯数字表示，如2023。

-流水号：从001开始依次编号，位数根据文件数量确定。

-示例：XZ2023001，表示行政管理类2023年第1号文件。

四、文件资料形成与收集

1.文件资料形成要求

-各部门在工作过程中应及时、准确地形成各类文件资料，确保文件内容真实、完整、格式规范。

-文件起草人应按照公司规定的格式和要求进行撰写，注明文件的标题、编号、起草部门、起草人、日期等信息。

-涉及多个部门的文件，由主办部门负责起草，相关部门会签。

2.文件资料收集责任

-各部门负责人为本部门文件资料收集的第一责任人，应指定专人负责定期收集本部门产生的文件资料，并确保收集齐全。

-文件资料收集人员应认真核对文件的完整性和准确性，对于不符合要求的文件及时返回相关人员进行补充或修改。

五、文件资料整理与归档

1.整理要求

-收集后的文件资料应进行分类整理，按照文件的类别、时间顺序、重要程度等进行排列。

-去除文件上的订书钉、回形针等金属物品，对于破损、褪色的文件进行修复或复制。

-同一文件的不同版本应进行标识区分，并注明版本号和修改日期。

2.归档流程

-整理好的文件资料由各部门收集人员填写《文件资料归档清单》，详细记录文件的编号、名称、日期、保管期限等信息。

-将《文件资料归