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公司档案管理制度细则

?一、总则

1.目的

为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度细则。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的档案管理工作。

3.定义

本制度所称档案，是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等资料。

二、档案管理职责

1.档案管理部门职责

-负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。

-集中统一管理公司各类档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

-对各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训。

-参与公司重大活动和项目的文件材料收集、整理和归档工作，确保档案资料的完整性。

2.各部门职责

-负责本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保文件材料的真实、完整、准确。

-明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并及时向公司档案管理部门移交应归档的文件材料。

-配合公司档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，积极支持档案的利用服务。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-公司设立、变更、注销等工商登记材料。

-公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等公司治理文件。

-各类合同、协议、意向书、招投标文件等经济活动文件。

-工作计划、总结、报告、统计报表等行政管理文件。

-财务预算、决算、审计报告、会计凭证等财务文件。

-技术研发、产品设计、生产工艺、质量控制等技术文件。

-市场调研、营销策划、客户资料等业务文件。

-员工人事档案、培训记录、绩效考核等人力资源文件。

-各类会议记录、纪要、活动方案等文件。

-其他具有保存价值的文件材料。

2.收集要求

-各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。

-对于重要文件和紧急文件，应优先收集，并及时送交档案管理部门。

-收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，如有破损、缺页等情况，应及时修复或补充。

3.整理原则

-遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

-区分不同价值，便于保管和利用。

-分类科学、编号统一、排列有序、目录清晰。

4.整理方法

-按照档案的类别进行分类，如行政管理类、财务类、技术类、业务类等。

-在每一类中，再根据文件的时间、来源、内容等因素进行细分。

-对每份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性。

-编制档案目录，目录应包括文件编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。

四、档案的归档

1.归档时间

-各部门应在文件材料形成后的[X]个工作日内进行整理，并移交公司档案管理部门归档。

-对于重大活动和项目，应在活动结束或项目完成后的[X]个工作日内完成文件材料的归档工作。

2.归档流程

-各部门兼职档案员填写《档案移交清单》，将整理好的档案连同清单一并送交公司档案管理部门。

-档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，如发现问题，应及时通知移交部门进行整改。

-经核对无误后，档案管理部门在《档案移交清单》上签字确认，并将档案入库保管。

五、档案的保管

1.保管场所

-公司设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。

-档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。

2.保管方式

-档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和利用。

-对于纸质档案，应采用装订成册、盒装等方式进行保管；对于电子档案，应进行备份，并存储在安全的介质上。

-建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况。

3.保管期限

-档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。

-永久保管的档案包括公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等重要文件；长期保管的档案期限为[X]年，包括各类合同、协议、财务报表等；短期保管的档案期限为[X]年，包括一般性的文件材料。

-档案保管期限