电梯公司电梯维保档案管理合同.docx

电梯公司电梯维保档案管理合同

合同编号：[具体合同编号]

甲方（委托方）

公司名称：[甲方公司全称]

法定代表人：[甲方法人姓名]

地址：[公司详细地址]

联系方式：[联系电话]

乙方（受托方）

公司名称：[乙方公司全称]

法定代表人：[乙方法人姓名]

地址：[公司详细地址]

联系方式：[联系电话]

鉴于甲方在电梯维保业务开展过程中，需对大量的电梯维保档案进行规范管理，以满足行业监管要求、提升内部管理效率，并为后续的电梯维护、更新改造等工作提供数据支持。乙方具备专业的档案管理能力与经验，能够为甲方提供高效、安全的档案管理服务。依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，经双方友好协商，达成如下协议：

一、档案管理范围及内容

（一）档案范围

本合同所涉及的档案为甲方在电梯维保业务过程中产生的全部档案资料，涵盖电梯原始资料、维保记录、故障处理报告、检验报告等。具体包括但不限于电梯采购合同、安装调试报告、使用说明书、日常巡检记录、定期维保报告、维修工单以及各级主管部门出具的检验报告等。

（二）档案内容管理

收集整理：乙方负责对甲方提供的电梯维保档案进行全面收集，并按照规范的分类方法进行整理。依据档案的性质、时间等要素，制定科学合理的分类体系，确保档案资料的有序存放，便于后续的查阅与检索。

数字化处理：为提升档案管理的便捷性与安全性，乙方需对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案库。扫描后的电子档案应与纸质档案保持一致，保证档案内容的完整性与准确性。同时，对电子档案进行备份存储，防止数据丢失。

档案保管：乙方应配备专门的档案保管场所，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保纸质档案和电子档案的安全。制定严格的档案借阅制度，对档案的借阅、归还进行详细登记，防止档案的丢失或损坏。

二、双方权利与义务

（一）甲方权利与义务

有权要求乙方按照合同约定的标准和流程进行档案管理工作：对乙方的工作进行监督和检查，提出合理的意见和建议。在乙方未按合同履约时，有权要求乙方整改或追究其违约责任。

按照合同约定的时间和方式向乙方支付档案管理服务费用：如因甲方原因导致费用支付延迟，每逾期一日，应按照未支付金额的[X%]向乙方支付违约金。

及时向乙方提供电梯维保档案资料：确保提供的档案资料真实、完整、准确。因甲方提供资料不及时或资料有误，导致档案管理工作出现问题的，甲方应承担相应责任。

协助乙方开展档案管理工作：如安排专人与乙方对接，提供必要的工作场地和设备支持等。

（二）乙方权利与义务

有权要求甲方按照合同约定支付服务费用，并提供必要的协助和支持：确保档案管理工作的顺利进行。

选派具备专业知识和丰富经验的档案管理人员，按照合同约定的标准和流程开展档案管理工作：保证档案管理工作的质量和安全。若因乙方管理不善导致档案丢失、损坏或泄露，乙方应承担相应的法律责任和赔偿责任。

对在档案管理过程中知悉的甲方商业秘密、技术秘密等信息予以保密：不得向任何第三方泄露，否则应承担由此给甲方造成的一切损失。

定期向甲方汇报档案管理工作进展情况：接受甲方的监督和检查，根据甲方的意见和建议及时进行整改。

三、服务期限

本合同服务期限自[开始日期]起至[结束日期]止。合同期满前[X]个月，双方如无异议，则自动延续[延续期限]。

四、服务费用及支付方式

（一）服务费用

经双方协商一致，本项目电梯维保档案管理服务费用为人民币[X]元/年（大写：[大写金额]）。此费用包含乙方开展档案收集、整理、数字化处理、保管等工作所需的人工成本、设备费用、场地租赁费用等一切费用。

（二）支付方式

合同签订后，甲方应在[X]个工作日内向乙方支付年度服务费用的[X%]，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）：作为预付款，用于乙方开展前期准备工作。

剩余的年度服务费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]），甲方应在服务期限开始后的[X]个月内一次性支付给乙方：乙方在收到每笔款项后，应向甲方出具正规发票。

五、档案的查阅与使用

甲方因工作需要查阅或使用档案时，乙方应按照档案借阅制度及时提供协助：办理相关借阅手续，并在规定时间内督促甲方归还档案。

未经甲方书面同意，乙方不得将档案提供给任何第三方查阅或使用：否则乙方应承担相应的法律责任和赔偿责任。

六、档案的移交与返还

在合同期满或提前终止时，乙方应按照甲方的要求，将所有档案资料完整移交给甲方：包括纸质档案和电子档案，并确保档案资料的完整性和准确性。

如甲方对档案的移交有特殊要求，乙方应按照甲方的要求进行处理：因乙方原因导致档案移交不完整或出现问题的，乙方应承担相应责任。

七、违约责任

（一）甲方违约责任

若甲方未按照合同约定支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X%]向乙方支付违约金：逾期超过[X]日的，乙