文件、记录和档案管理制度.docx

文件、记录和档案管理制度

??一、总则

1.目的

本制度旨在规范公司文件、记录和档案的管理，确保其完整性、准确性、规范性和可追溯性，为公司各项工作的开展提供有力支持，保护公司的知识产权和商业机密，促进公司的规范化运营和可持续发展。

2.适用范围

本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工在工作过程中所产生、使用和保管的文件、记录和档案。

3.职责分工

行政部

负责制定、修订和完善公司文件、记录和档案管理制度，并组织实施。

统筹管理公司文件、记录和档案工作，指导、监督各部门的相关工作。

负责公司重要文件、记录和档案的收集、整理、归档、保管和利用。

定期对公司文件、记录和档案进行清理和鉴定，按规定进行销毁处理。

各部门

负责本部门文件、记录的形成、收集、整理、保管和定期移交工作。

明确专人负责本部门文件、记录和档案管理工作，确保工作的规范和有效执行。

配合行政部做好公司文件、记录和档案的相关管理工作，提供必要的支持和协助。

二、文件管理

1.文件分类

行政文件：包括公司发布的各类规章制度、决定、通知、通报、报告、请示等。

业务文件：与公司业务活动相关的合同、协议、订单、报价单、技术文件、项目文档等。

财务文件：财务报表、账目、凭证、审计报告等。

人事文件：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。

其他文件：不属于上述分类的其他文件，如会议纪要、工作计划、总结等。

2.文件编号

为便于文件的识别、查找和管理，对重要文件进行编号。编号规则如下：

行政文件：[公司简称][年份][文件类别代码][顺序号]，如GS2023XZ001，其中GS为公司简称，2023为年份，XZ为行政文件类别代码，001为顺序号。

业务文件：[公司简称][年份][业务类别代码][顺序号]，如GS2023YW010，其中YW为业务文件类别代码。

财务文件：[公司简称][年份][财务类别代码][顺序号]，如GS2023CW005，其中CW为财务文件类别代码。

人事文件：[公司简称][年份][人事类别代码][顺序号]，如GS2023RS020，其中RS为人事文件类别代码。

其他文件：[公司简称][年份][其他类别代码][顺序号]，如GS2023QT015，其中QT为其他文件类别代码。

文件类别代码根据实际情况进行设定和调整，确保编号的唯一性和系统性。

3.文件起草与审核

起草：文件起草应内容准确、表达清晰、格式规范。起草部门应对文件的必要性、可行性、合法性进行充分论证，确保文件符合公司实际情况和相关法律法规要求。

审核：文件起草完成后，应提交部门负责人进行审核。审核内容包括文件的准确性、完整性、规范性、逻辑性以及与公司现有制度的一致性等。审核通过后，由起草人在文件上注明审核通过及审核日期，并由审核人签字确认。

4.文件批准与发布

批准：经审核通过的文件，报公司领导批准。公司领导根据文件的性质和重要程度进行审批，审批通过后在文件上签字确认。

发布：批准后的文件由行政部统一编号、排版、印刷，并按照规定的发放范围进行发放。发放时应填写《文件发放登记表》，注明文件名称、编号、发放部门、发放日期、领取人等信息，领取人签字确认。文件也可通过公司内部网络、邮件等电子方式发布，但应确保发布渠道的安全性和可靠性，同时做好备份工作。

5.文件修订

修订申请：当文件所依据的法律法规、政策、标准等发生变化，或公司业务发展、管理需要对文件进行修订时，由相关部门或人员提出修订申请，填写《文件修订申请表》，说明修订的原因、内容和要求等。

修订审核与批准：修订申请经所在部门负责人审核后，报行政部汇总。行政部对修订申请进行审核，必要时组织相关部门进行会审。审核通过后，报公司领导批准。

修订实施：批准后的文件修订由行政部负责组织实施，按照文件发布的流程进行重新编号、排版、印刷或更新电子文件，并及时发放给相关部门和人员。同时，应收回作废的旧文件，确保文件的一致性和有效性。

6.文件废止

废止情形：文件因法律法规、政策调整、公司业务变更等原因不再适用，或已被新文件替代，或文件规定的事项已完成等，应予以废止。

废止程序：由相关部门或人员提出文件废止申请，填写《文件废止申请表》，说明废止的原因和文件信息。经所在部门负责人审核、行政部审核、公司领导批准后，行政部发布文件废止通知，并收回废止文件，进行妥善保管。

7.文件借阅与归还

借阅申请：因工作需要借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报行政部审批。

借阅审批：行政部根据文件的密级和借阅申请情