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行政部-办公室主任岗位说明书
一、基本信息
岗位名称
办公室主任
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
岗位职级
直接上级
行政部部长
直接下属
行政文员、综合事务员
二、岗位设置目的
为了实现公司的战略和各业务及职能部门工作的顺利开展，在行政部部长的领导下，组织开展公司日常行政管理、会务管理、行政采购等工作，为公司各业务部门和职能部门提供行政保障。
三、主要工作职责
序号
职能模块
具体职责描述
1
日常行政管理
组织建设行政管理体系，组织实施公司的日常行政工作；
领导执行股份公司文秘工作，包括外来文件管理和领导文件整理等；
领导开展公司内部文件从印制到发放、收回的全程管理；
承担公司印鉴的保管，控制审定印鉴的使用，执行与印鉴有关的管理制度；
2
会务管理
制定公司会务管理制度，承担公司重大会议的组织协调工作；
制定公司统一的接待管理规范，组织公司有关部门完成公司接待任务；
领导开展公司大型活动的接待任务，并协调公司领导参加重要接待活动；
3
行政采购管理
制定公司行政采购及信息设备采购管理制度，组织实施公司的行政采购工作；
制定并完善供应商管理制度，定期评估与更新供应商，维护与供应商的良好合作关系；
审批各部门的办公用品采购与领取申请，规范办公用品的申领；
审批信息部提交的信息设备采购申请，并承担信息设备的采购与管理；
审批制造事业部提交的生产设备采购申请，并承担设备采购及供应商管理等工作；
4
组织管理
根据公司战略要求，制定并实施本部门年度经营计划；
制定并实施本部门工作计划和费用预算，确保部门目标的实现；
开展本部门员工的培训、考核，不断提升员工的工作绩效与能力；
组织实施本部门团队建设，提高员工凝聚力与执行力，营造良好的工作氛围；
组织制定并实施本部门相关的流程和制度；
5
其它
完成上级领导交办的其它工作。
四、岗位权限
业务
对本部门制度流程建立有建议权；
对本部门的经营计划制定有提案权；
对本部门业务有处理权与申报权；
对行政采购及设备采购有审核权；
财务
对下属报销有审核权；
人事
本部门各岗位招聘人员有推荐权和录用否决权；
对下属有考核和奖惩权。
五、主要的对外及对内工作联系
类别
单位和部门
具体事项
频率
对外
信息设备供应商
设备采购
偶尔
生产设备供应商
设备采购
偶尔
对内
设备动力部
设备采购
偶尔
信息部
设备采购
偶尔
六、工作条件
时间要求
按照公司的规定正常上下班
工作设备
电话、电脑、传真、打印机等
工作环境
主要在室内工作
七、基本任职资格
学历
大专及以上
专业
企业管理相关专业
工作经验
1年以上相关工作经验
资格证书
无
专业知识
了解
无
掌握
掌握信息设备及生产设备相关知识
精通
精通企业管理相关知识
专业技能
了解
无
掌握
掌握谈判技巧
精通
精通日常办公软件
能力素质
具备良好的沟通能力、计划与执行能力和自我学习能力
其它
无
八、填写信息
岗位任职者签字
直接上级审核
人力资源部审核
总经理审批
签字:
日期：
签字:
日期：
签字:
日期：
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日期：
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