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文控中心文件管理办法

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口总经理口副总经理口管理者代表口资材部口研发部口中试部

发放部门

口生产部口品质部口综合部口销售部口财务部

1、目的：

确保质量/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安

全有效地被管理与使用。

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2、适用范围：

凡本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件、作业指导书,外来资料与

文件均适用。

3、职责：

4.1品质部负责文控室及文控资料的管理工作。

4.2各部门负责人负责本部门受控文件的草拟、审核、修订和提报工作。

4.3管理部负责各部门文件的复核工作，总经理、管理者代表负责审批工作。

4、定

公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用。

5、管理规定

5.1文控中心的主要职责：

a.制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度。

b.负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

c.严格执行保密，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

d.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开发和利用工作，主动为公司各项

工作和员工服务。

e.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

f.发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

g.每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修

补和复制。

h.资料外借需填写《文件资料借阅登记表》，并办理登记手续，按时归还，归还时需确

认是否残缺。

5.2文件材料的管理工作

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5.2.1文件资料材料的收集：

a.确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年

等）；注明文件的版本号或编号。

b.对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全。

c.及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

5.2.2文件资料的归档、建档与管理：

a.区分全宗，确定定档单位。

b.分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。份类

除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

1）大类分为：一级文件：QES；二级文件：QP；三级文件（规范、制度、标准）：QW；WI：

作业指导书；四级文件：QR。

2）部门缩写：总经办：MR；研发部：YF；中试部：JS；资材部：ZC；品质部：PZ；生产

部：SC；销售部：XS；综合部：ZH；财务部：CW。

3）保密用