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商务接待流程标准化手册

一、接待准备阶段

（一）信息收集

1、了解来访人员基本信息

在接到商务接待任务后，首先要全面收集来访人员的各种信息。包

括姓名、职位、性别、年龄、民族、联系方式等。例如，来访的是公

司名称的销售经理张三，通过提前了解这些信息，我们可以在接待过

程中更准确地称呼对方，让对方感受到尊重。

2、明确来访目的

与对方沟通清楚此次来访的主要目的是什么。是商务洽谈合作项目，

还是产品推广交流，亦或是参加会议等。如果是洽谈合作项目，我们

就需要提前准备好相关项目的资料、数据等，以便能更好地与对方对

接。

3、掌握行程安排

详细了解来访人员的行程，包括到达时间、离开时间、在本地停留

的时长、出行方式等。比如对方乘坐的是航班号的飞机，预计下午3

点到达机场，我们就可以据此合理安排接待人员和车辆，确保在对方

到达时能及时迎接。

（二）制定接待计划

1、确定接待规格

根据来访人员的身份、目的以及公司的相关规定，确定合适的接待

规格。如果来访人员是重要客户或合作伙伴，接待规格可以适当提高，

安排高层领导出面迎接等；若是一般业务交流，规格则相对灵活。

2、安排接待人员

选择合适的接待人员，包括接待负责人、陪同人员、翻译人员（如

有需要）等。接待负责人要具备良好的沟通协调能力和商务礼仪知识，

陪同人员要熟悉业务，能够与来访人员进行有效的交流。比如安排经

验丰富的销售总监作为接待负责人，再挑选几位业务骨干作为陪同人

员。

3、规划接待行程

根据来访目的和行程安排，精心规划接待行程。包括第一天到达后

的欢迎仪式、参观公司、晚餐安排；第二天的会议安排、商务洽谈、

实地考察；第三天的送别安排等。要确保行程紧凑合理，既能满足来

访人员的需求，又不会让他们感到过于疲惫。例如，第一天下午安排

来访人员参观公司的各个部门，了解公司的业务流程和产品生产情况；

晚上安排正式的欢迎晚宴，增进双方的感情。

（三）场地布置与物资准备

1、场地布置

根据接待规格和来访目的，对相关场地进行布置。会议室要摆放整

齐的桌椅，准备好投影仪、音响设备等，确保会议能顺利进行。如果

是欢迎晚宴，要精心布置餐厅，摆放鲜花、气球等，营造温馨的氛围。

2、物资准备

准备好各类物资，如饮用水、茶叶、咖啡、水果、点心等。为来访

人员准备好公司宣传资料、产品手册、洽谈项目的相关文件等。还要

确保接待车辆干净整洁，车内配备好纸巾、矿泉水等物品。

（四）沟通协调

1、内部沟通

接待负责人要与各个接待人员进行充分的沟通，明确各自的职责和

任务。让负责会议安排的人员清楚会议的主题、时间、地点以及参会

人员等信息；让负责车辆调度的人员掌握好车辆的接送时间和路线。

2、与来访人员沟通

提前与来访人员再次确认行程安排和相关注意事项。告知对方我们

的接待计划，询问他们是否有特殊需求或饮食禁忌等。例如，了解到

来访人员中有一位回族同事，在安排餐饮时就要特别注意选择清真餐

厅。

二、迎接阶段

（一）机场/车站迎接

1、提前到达

接待人员要提前到达机场或车站，确保能在来访人员到达时第一时

间迎接。一般来说，国内航班提前12小时到达，国际航班提前23

小时到达；火车则提前30分钟1小时到达。

2、迎接标识

准备好明显的迎接标识，写上来访人员的姓名、公司名称等信息。

这样可以让来访人员一下就能看到，方便他们找到接待人员。

3、热情迎接

当来访人员出现时，接待人员要主动上前打招呼，热情握手，并用

礼貌用语欢迎对方的到来。例如“张经理，您好！欢迎您来到我们公司，

一路辛苦了！”

（二）前往公司途中

1、介绍情况

在车辆行驶过程中，接待人员要向来访人员简要介绍本地的基本情

况、公司的发展历程、主要业务等。可以通过播放公司宣传视频、发

放宣传资料等方式，让来访人员对公司有初步的了解。

2、解答疑问

耐心解答来访人员提出的关于本地的一些问题，如当地的特色景点、

美食、交通情况等。让他们在到达公司之前就对这个地方有一个好的

印象。

（三）公司欢迎仪式

1、安排签到

到达公司后，首先安排来访人员签到。准备好精美的签到簿和笔，