XXXX-B-17-信息沟通程序文件.docVIP

XXXXXX有限公司

版本:B/0

信息沟通管理程序

XXXX-B-17

第1页，共3页

受控

受控

信息沟通管理程序

编制：刘小山2024.3.1审核：周静2024.3.1批准：黄伟2024.3.2

文件更改控制表

版本号

修改原因

修改章节条款号

修改的执行人

修改时间

B/0

首次发行

持有人：

发放号：

XXXXXX有限公司

版本:B/0

信息沟通管理程序

XXXX-B-17

第2页，共3页

1. 目的

通过有效的沟通方法，以加强公司内部及外部的联络，服务于公司管理运转

2.适用范围

适用于本公司内部外部信息的沟通与传递工作。

3 权责

3.1总经理确保公司内外部得到有效的沟通配备相关资源和管理支持；

3.2办公室为公司内外部沟通的归口管理部门；

3.3业务部负责与顾客的联系与沟通；

3.4采购部负责与供应商的联系与沟通；

3.5各部门按规定的程序和范围进行传递和交流；

4程序

4.1内外部信息沟通内容包括：各项质量信息记录、生产信息、公司政策、会议决议和精神，请示报告，部门间横向信息、法律法规、顾客要求、市场产品信息、外来文件、供应商信息等。

4.2内部沟通

4.2.1质量信息由品质部发起并传递到相关部门。

4.2.2公司高层指示可通过以下形式传递：a口头通知；b召开会议；c通过办公室发出文件通知。

4.2.3公司建立《例会制度》，通过各种会议制度及时将管理层信息传达到各级人员，同时也能倾听各部门反馈的意见和建议，以便有效推进各项工作。会议重要内容和决议应记录在《会议纪要》中。

4.2.4公司应建立《合理化建议提案制度》，员工可通过《合理化建议提案表》向管理层上报及反映问题，积极发挥群众创造性，参与公司管理。

4.2.5部门间的横向信息沟通可发出《业务联络单》的形式进行沟通传递，如果事项重要可召开专题会议的形式进行有效沟通和解决。

4.3外部沟通

4.3.1顾客沟通

4.3.1.1顾客的要求、订单合同信息由业务部传达到相关部门，具体见《与顾客有关过程的管理程序》。

4.3.1.2顾客的问询由业务部及时用电子邮件、电话、传真等形式进行解答。

4.3.1.3顾客信息反馈及投诉

由业务部填写《质量问题反馈单》反馈到品质部及相关部门，品质部需及时处理信息，并将处理结果反馈到业务部门以便回复顾客。对于顾客投拆品质部还应按《纠正预防和持续改进管理程序》的规定进行处置。

XXXXXX有限公司

版本:B/0

信息沟通管理程序

XXXX-B-17

第3页，共3页

4.3.1.4业务部每年通过《顾客满意度调查表》与客户进行沟通，及时了解需求倾听顾客意见和建议。

4.3.2供应商沟通

4.3.2.1采购部用传真或电子邮件的形式通过购销合同与供应商就产品型号规格、数量、交期等信息进行沟通。

4.3.2.2供应商产品质量问题以《质量问题反馈单》的形式与对方进行沟通，具体按《不合格品管理程序》执行。

5.0相关文件

5.1《例会制度》XXXX-C4-01

5.2《合理化建议提案制度》XXXX-C4-08

5.3《与顾客有关过程的管理程序》XXXX-B-07

5.4《纠正预防和持续改进管理程序》XXXX-B-15

5.5《不合格品管理程序》XXXX-B-14

6.0使用表单

6.1《会议纪要》XXXX-BD17-01

6.2《合理化建议提案表》XXXX-BD17-02

6.3《业务联络单》XXXX-BD17-03

6.4《质量问题反馈单》XXXX-BD14-01

6.5《顾客满意度调查表》XXXX-DB07-05