履约过程资料管理制度.docxVIP

履约过程资料管理制度

一、总则

（一）目的

为加强公司在履约过程中的资料管理，确保各类资料的完整性、准确性和规范性，提高公司履约能力和管理水平，保障公司合法权益，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司参与的各类项目履约过程中所涉及的资料管理工作，包括但不限于合同签订、执行、变更、验收等各个环节产生的文件、记录、数据等资料。

（三）基本原则

1.真实性原则：资料应如实反映履约过程中的实际情况，不得伪造、篡改。

2.完整性原则：涵盖履约过程的各个方面，确保资料无遗漏。

3.规范性原则：资料的格式、内容、填写要求等应符合公司及相关行业标准。

4.及时性原则：资料应在规定的时间内及时收集、整理、归档。

5.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、客户隐私等资料，应严格保密。

二、职责分工

（一）项目负责人

1.负责组织、协调项目履约过程中的资料管理工作。

2.确保项目团队成员及时、准确地提供相关资料。

3.对资料的完整性、准确性进行初步审核。

（二）各部门

1.按照职责分工，负责本部门在履约过程中产生资料的收集、整理和提交。

2.配合项目负责人做好资料的汇总、审核等工作。

（三）资料管理人员

1.负责资料的统一收集、整理、归档、保管和查阅服务。

2.建立资料管理台账，记录资料的出入库情况。

3.定期对资料进行清查、盘点，确保资料安全。

三、资料的分类与编号

（一）分类

1.合同文件：包括合同文本、补充协议、变更协议等。

2.往来文件：与合作方、客户等的函件、邮件、会议纪要等。

3.技术文件：项目相关的技术方案、图纸、说明书等。

4.进度文件：项目进度计划、进度报告、里程碑记录等。

5.质量文件：质量标准、检验报告、质量问题处理记录等。

6.安全文件：安全管理制度、安全检查记录、事故处理报告等。

7.财务文件：预算报告、费用报销凭证、结算文件等。

8.其他文件：上述未涵盖的其他与履约过程相关的文件。

（二）编号

为便于资料的识别和管理，对各类资料进行编号。编号规则如下：

[年份（两位）][项目编号][资料类别代码（两位）][顺序号（三位）]

例如：2300101001，表示2023年第001号项目的合同文件类第001份资料。

资料类别代码如下：

1.合同文件：HT

2.往来文件：WL

3.技术文件：JS

4.进度文件：JD

5.质量文件：ZL

6.安全文件：AQ

7.财务文件：CW

8.其他文件：QT

四、资料的收集与整理

（一）收集要求

1.项目负责人应在项目启动时明确资料收集的范围、标准和时间要求，并传达给各部门和项目团队成员。

2.各部门和项目团队成员应按照要求及时收集本部门或个人在履约过程中产生的资料，并提交给项目负责人。

3.对于外部获取的资料，如合作方提供的文件、政府部门的批复等，应及时签收并进行登记。

（二）整理要求

1.资料管理人员应对收集到的资料进行分类整理，确保资料的类别清晰、顺序合理。

2.对每份资料进行编号，并在资料上加盖编号章或标注编号。

3.对资料进行核对，确保资料的内容完整、准确，签字、盖章等手续齐全。

4.对于破损、缺失的资料，应及时进行修复或补充。

五、资料的归档与保管

（一）归档

1.资料整理完成后，应及时进行归档。归档资料应按照类别和编号顺序排列，装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）外标注档案名称、编号、日期等信息。

2.建立电子档案库，将纸质档案进行扫描备份，电子档案应与纸质档案内容一致，并按照电子档案管理规定进行分类存储。

（二）保管

1.设立专门的资料档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施。

2.资料档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。

3.资料管理人员应定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施。

4.严格限制非档案管理人员进入资料档案室，确因工作需要查阅档案的，应按照规定办理查阅手续。

六、资料的查阅与借阅

（一）查阅

1.公司内部人员因工作需要查阅资料的，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息，经部门负责人审批后，到资料档案室查阅。

2.资料管理人员应根据申请表提供相应的资料，并对查阅过程进行监督，确保资料的安全和完整。查阅人员不得在资料上涂改、标记、抽取、撤换等。

3.查阅完毕后，查阅人员应及时将资料归还资料档案室，资料管理人员应核对资料的完整性和准确性，并在申请表上签字确