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实名出生登记管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司员工实名出生登记管理，确保员工个人信息的准确性和完整性，保障员工合法权益，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司全体在职员工。

（三）基本原则

1.真实性原则：员工应如实提供出生登记相关信息，不得虚报、瞒报。

2.及时性原则：员工应在规定时间内完成实名出生登记手续。

3.保密性原则：公司对员工出生登记信息严格保密，防止信息泄露。

二、职责分工

（一）人力资源部门

1.负责制定和完善实名出生登记管理制度。

2.组织实施员工实名出生登记工作，收集、审核、整理员工出生登记信息。

3.建立员工出生登记信息档案，妥善保管相关资料。

4.负责与员工沟通出生登记事宜，解答员工疑问。

（二）各部门

1.负责通知本部门员工按时办理实名出生登记手续。

2.协助人力资源部门核实员工出生登记信息的真实性。

3.如有员工信息变更，及时通知人力资源部门。

（三）员工本人

1.按照本制度要求，如实填写出生登记相关表格，提供真实有效的证明材料。

2.在规定时间内完成实名出生登记手续。

3.如有个人信息变更，及时向人力资源部门申请更新。

三、登记内容

（一）基本信息

1.姓名：员工本人法定姓名。

2.性别：员工的生理性别。

3.出生日期：精确到年、月、日。

4.出生地：具体的出生地点。

（二）身份信息

1.身份证号码：员工唯一的身份识别号码。

2.民族：员工所属民族。

（三）家庭信息

1.父母姓名：父亲和母亲的姓名。

2.家庭住址：员工常住家庭地址。

四、登记流程

（一）新员工入职登记

1.新员工入职时，人力资源部门向其发放《实名出生登记表》。

2.新员工应认真填写表格内容，确保信息准确无误，并附上本人身份证复印件等相关证明材料。

3.新员工将填写好的表格及证明材料提交至所在部门负责人。

4.部门负责人对新员工提交的材料进行初审，核实信息真实性后签字确认，再交至人力资源部门。

5.人力资源部门对收到的材料进行复审，审核通过后将信息录入公司员工信息管理系统，并建立出生登记档案。

（二）老员工信息更新

1.员工个人信息如有变更，应填写《实名出生登记信息变更申请表》，详细说明变更内容，并附上相关证明材料。

2.将申请表提交至所在部门负责人，部门负责人审核签字后交至人力资源部门。

3.人力资源部门对变更信息进行审核，审核通过后更新员工信息管理系统及出生登记档案。

五、审核与监督

（一）审核机制

1.人力资源部门对员工提交的出生登记信息进行初审和复审，确保信息真实、准确、完整。

2.对于信息存疑的情况，人力资源部门将与员工本人或相关证明机构进行核实。

（二）监督措施

1.公司定期对实名出生登记管理工作进行检查，确保制度执行到位。

2.接受员工对实名出生登记管理工作的监督，对员工反映的问题及时进行调查处理。

六、信息管理与保密

（一）信息管理

1.人力资源部门负责建立员工出生登记信息数据库，对员工信息进行分类、存储和管理。

2.定期对员工出生登记信息进行备份，防止数据丢失。

3.按照国家有关规定和公司档案管理要求，妥善保管员工出生登记纸质档案。

（二）信息保密

1.公司员工应对员工出生登记信息严格保密，不得泄露给无关人员。

2.因工作需要查阅员工出生登记信息的，应经人力资源部门负责人批准，并在规定范围内使用，不得擅自复制、传播。

3.如发现员工出生登记信息泄露，应立即采取措施进行补救，并追究相关人员责任。

七、违规处理

（一）虚报、瞒报出生登记信息

1.员工如有虚报、瞒报出生登记信息的行为，一经查实，公司将视情节轻重给予警告、记过、降职、辞退等处理。

2.因虚报、瞒报信息给公司造成损失的，员工应承担相应的赔偿责任。

（二）信息泄露

1.对于违反信息保密规定，导致员工出生登记信息泄露的人员，公司将给予严肃批评教育，并视情节轻重给予相应的纪律处分。

2.如因信息泄露给员工造成损害的，公司将依法承担相应的法律责任，并对相关责任人进行追偿。

八、附则

（一）本制度由公司人力资源部门负责解释和修订。

（二）本制度自发布之日起生效实施。

[公司名称]

[具体日期]