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客户资料保密管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司客户资料的管理，保护客户隐私，维护公司利益和声誉，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、兼职人员、实习生以及其他因工作需要接触客户资料的人员。

（三）定义

1.客户资料：指公司在与客户业务往来过程中获取的、涉及客户个人或企业的各种信息，包括但不限于客户基本信息、交易记录、财务信息、商业秘密、技术信息等。

2.保密信息：除客户资料外，还包括公司内部文件、业务计划、营销策略、技术方案、财务数据等属于公司秘密范畴的信息。

二、客户资料的收集与整理

（一）收集原则

1.合法合规原则：在收集客户资料时，必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保收集行为的合法性。

2.必要原则：仅收集与业务相关的必要信息，避免过度收集给客户带来不必要的困扰。

3.明确告知原则：在收集客户资料前，应明确告知客户收集的目的、范围、方式以及使用期限等，并取得客户的明确同意。

（二）收集方式

1.直接收集：通过与客户面对面沟通、问卷调查、在线表单等方式直接获取客户资料。

2.间接收集：从合作伙伴、行业数据提供商等渠道获取与客户相关的信息，但必须确保信息来源合法合规，并经过适当的核实和筛选。

（三）整理要求

1.及时整理：收集到客户资料后，应及时进行整理，确保资料的完整性和准确性。

2.分类归档：按照客户类型、资料类别等进行分类归档，建立清晰的客户资料档案体系，便于查询和管理。

3.标识保密等级：根据客户资料的敏感程度，标识相应的保密等级，如“绝密”“机密”“秘密”等。

三、客户资料的存储与保管

（一）存储方式

1.电子存储：优先采用电子存储方式，利用公司内部的服务器、数据库等系统进行存储，并定期进行数据备份，确保数据的安全性和可恢复性。

2.纸质存储：对于一些重要的纸质客户资料，应进行妥善保管，存放在专门的文件柜中，并按照保密等级进行分类存放。

（二）访问控制

1.权限设置：根据员工的工作职责和业务需求，设置不同的客户资料访问权限。只有经过授权的人员才能访问相应级别的客户资料。

2.密码管理：对于电子存储的客户资料，应设置强密码，并定期更换密码。严禁将密码透露给他人。

3.物理访问控制：对于存储客户资料的服务器机房、文件柜等场所，应采取必要的物理访问控制措施，如门禁系统、监控设备等，防止未经授权的人员进入。

（三）保管环境

1.安全环境：确保存储客户资料的场所安全，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。

2.备份管理：定期对客户资料进行备份，并将备份数据存储在不同的地理位置，以防止数据丢失或损坏。

3.定期检查：定期对客户资料的存储情况进行检查，确保资料的完整性和可读性。如发现问题，应及时采取措施进行处理。

四、客户资料的使用与共享

（一）使用原则

1.业务必需原则：只能将客户资料用于与公司业务相关的目的，不得用于其他任何非业务目的。

2.最小化原则：在使用客户资料时，应遵循最小化原则，仅使用必要的信息，避免过度使用客户资料。

3.合法合规原则：使用客户资料必须遵守国家法律法规和公司的相关规定，确保使用行为的合法性。

（二）内部使用

1.审批流程：员工因工作需要使用客户资料时，应填写《客户资料使用申请表》，注明使用目的、使用范围、使用期限等，并提交上级主管审批。审批通过后方可使用。

2.使用记录：对客户资料的使用情况进行记录，包括使用时间、使用人员、使用目的、使用范围等，以便进行追溯和审计。

（三）外部共享

1.严格审批：如因业务需要将客户资料共享给外部合作伙伴，必须经过严格的审批流程。由相关业务部门填写《客户资料共享申请表》，详细说明共享的原因、共享对象、共享内容、共享期限等，并提交公司高层领导审批。

2.保密协议：在与外部合作伙伴共享客户资料前，必须与对方签订保密协议，明确双方的保密义务和责任，确保客户资料的安全性。

3.跟踪管理：对客户资料的外部共享情况进行跟踪管理，定期检查共享协议的执行情况，如发现问题及时采取措施进行处理。

五、客户资料的保密措施

（一）人员培训

1.定期培训：定期组织员工参加保密培训，提高员工的保密意识和技能。培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、客户资料保密要求等。

2.新员工入职培训：新员工入职时，必须参加保密培训，并签订保密承诺书，明确其保密义务和责任。

（二）保密协议

1.签订范围：对于涉及接触客户资料的员工，应与其签订保密协议，明确其保密义务和责任。

2.协议内容：保密协议应包括保密信息的范围、保密期限、违约责任等条款，确保协议具有可操作性和