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客人车费报销管理制度

一、总则

1.目的

为了规范公司客人车费报销流程，确保费用支出的合理性、真实性和合规性，有效控制公司成本，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于公司因业务需要接待客人所产生的车费报销，包括但不限于接送客人往返机场、车站、酒店及其他业务活动地点的交通费用。

3.基本原则

实事求是原则：报销费用必须真实发生，严禁虚报、谎报。

合规性原则：报销行为应符合国家法律法规及公司相关财务制度的规定。

审批流程完整原则：严格按照规定的审批流程进行报销申请，确保每一笔费用都经过适当的审核和批准。

二、报销范围

1.可报销的车费类型

公司安排的专业客运车辆接送客人的费用，包括租车费用、司机服务费等。

因特殊情况无法安排公司车辆，经批准后使用公共交通工具（如出租车、网约车）接送客人产生的费用。

2.不可报销的车费类型

客人因个人事务产生的交通费用，如自行前往酒店、外出游玩等。

未经事先审批而产生的车费。

超标准乘坐交通工具产生的额外费用。

三、报销标准

1.车型及费用标准

根据客人的身份、人数及行程安排，合理选择车型。具体车型及费用标准如下：

普通商务接待：一般安排[X]座以下轿车，租车费用标准为每公里[X]元，每日最高限额[X]元。

重要客户接待：可安排[X]座以上商务车，租车费用标准为每公里[X]元，每日最高限额[X]元。

团队客人接待：根据客人人数安排合适的大巴车，租车费用标准为每公里[X]元，每日最高限额[X]元。

如因特殊情况需要升级车型，需提前向相关领导申请并获得批准。

2.公共交通费用标准

乘坐出租车时，应选择经济实惠的车型，避免乘坐豪华车型。报销金额应按照实际发生的费用，但不得超过合理的市场价格范围。

使用网约车时，应选择正规平台下单，报销金额以平台显示的费用为准，但需注意避免选择高价车型或不合理的加价服务。

四、报销流程

1.申请

接待部门或相关人员在接待客人前，应填写《客人车费报销申请表》，详细注明客人信息、行程安排、预计使用的交通工具及费用预算等内容。

将申请表提交给部门负责人审核，部门负责人根据接待任务的必要性和合理性进行审批，并签署意见。

2.审批

部门负责人审批通过后，申请表流转至财务部门。财务人员对费用预算的合理性进行审核，如发现预算超支或不合理情况，有权要求申请部门进行调整。

财务审核通过后，申请表提交给公司分管领导审批。分管领导根据公司整体费用控制情况及接待任务的重要性进行最终审批。

3.报销

接待任务完成后，接待人员应及时收集相关交通费用凭证，包括租车发票、出租车发票、网约车行程单等。

将费用凭证粘贴在《费用报销单》上，并附上经审批的《客人车费报销申请表》，按照公司财务报销流程提交给财务部门。

财务部门对报销凭证的真实性、完整性和合规性进行审核。审核无误后，按照公司规定的付款流程进行报销支付。

五、报销凭证要求

1.发票要求

所有报销的车费必须取得合法有效的发票。发票应清晰显示发票号码、开票日期、服务内容、金额等信息，且发票上的公司名称必须与本公司一致。

租车发票应注明车型、租赁期限、行驶里程等详细信息。

出租车发票应注明上车时间、下车时间、行驶里程、金额等信息，且发票上应加盖出租车公司的发票专用章。

网约车发票应提供行程单或电子发票，行程单上应显示乘客姓名、上车时间、下车时间、行驶里程、费用明细等信息，电子发票应符合国家税务总局规定的格式要求。

2.其他凭证要求

除发票外，如因特殊情况需要提供其他证明材料的，应一并附上。例如，租车合同、网约车订单截图等，以证明费用的真实性和合理性。

所有报销凭证应保持整洁、完整，不得随意涂改、损坏。如有涂改，应在涂改处加盖开票单位的公章或发票专用章。

六、特殊情况处理

1.多人共同乘坐车辆

如因业务需要多人共同乘坐一辆车接送客人，应按照实际乘坐人数合理分摊车费。分摊方式应在《客人车费报销申请表》中注明，并经所有乘坐人员签字确认。

报销时，应提供详细的分摊清单，以便财务部门审核。

2.客人自行支付车费

若客人因特殊原因自行支付了部分或全部车费，接待人员应及时与客人沟通，获取相关费用凭证，并在报销申请中注明客人已支付的金额及凭证情况。

报销时，按照实际应由公司承担的费用进行报销。

3.紧急情况

在紧急情况下，如无法提前填写《客人车费报销申请表》，接待人员应在费用发生后的[X]个工作日内补办申请手续，并详细说明紧急情况的原因。

经审批通过后，方可按照正常流程进行报销。

七、监督与检查

1.财务部门监督

财务部门负责对客