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大额单项物资管理制度

一、总则

（一）目的

为加强公司大额单项物资管理，规范采购、使用、核算等流程，提高物资使用效益，确保公司资产安全，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内涉及金额较大的单项物资采购、使用及相关管理活动。

（三）基本原则

1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及公司相关规定。

2.效益性原则：追求物资采购和使用的经济效益与社会效益最大化。

3.公开透明原则：采购过程公开、公正、公平，接受监督。

4.归口管理原则：明确各部门职责，实行归口管理。

二、管理职责

（一）采购部门

1.负责大额单项物资采购计划的编制、采购活动的组织实施。

2.选择合格供应商，进行商务谈判，签订采购合同。

3.协调采购过程中的各项事宜，确保采购任务按时完成。

（二）使用部门

1.根据业务需求，提出大额单项物资的采购申请。

2.参与物资验收，负责物资的日常使用、保管和维护。

3.反馈物资使用情况，提出改进建议。

（三）财务部门

1.负责大额单项物资采购资金的预算安排和审核支付。

2.对物资采购成本进行核算与控制，参与采购合同审核。

3.监督物资采购、使用过程中的财务合规性。

（四）审计部门

1.对大额单项物资采购、使用等环节进行审计监督。

2.检查采购流程的合规性、物资使用效益等情况，提出审计意见和建议。

（五）归口管理部门

根据物资类别，指定相应的归口管理部门，负责该类物资管理政策的制定、业务指导和监督检查。

三、采购管理

（一）采购计划

1.使用部门应提前[X]个月根据业务发展规划、实际需求等，编制大额单项物资采购计划，详细说明物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。

2.采购计划经部门负责人审核后，提交归口管理部门审批。归口管理部门应从公司整体需求、资源配置等方面进行综合评估，提出审批意见。

3.经审批后的采购计划如有变动，使用部门应及时提交变更申请，说明变动原因及调整内容，按原审批流程进行审批。

（二）供应商选择

1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。

2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、生产经营许可证、业绩、信誉等方面。

3.根据采购物资的特点和要求，选择[X]家以上合格供应商参与投标或报价。

4.组织相关部门对供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制、售后服务等情况。

5.采购部门根据考察结果和报价情况，综合评估选择最优供应商。

（三）采购合同

1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。

2.采购合同签订前，需提交财务部门审核合同中的付款条款、价格条款等财务事项，提交审计部门审核合同的合规性。

3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分送使用部门、财务部门、归口管理部门等相关部门备案。

（四）采购执行

1.采购部门按照采购合同要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保物资按时、按质、按量供应。

2.如遇供应商无法按时交货或物资质量不符合要求等情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，采取相应的解决措施，并向相关部门报告。

3.采购过程中发生的运输、装卸、保险等费用，按照合同约定执行。

四、验收管理

（一）验收准备

1.使用部门在物资到货前，应做好验收准备工作，包括组建验收小组、熟悉验收标准和流程、准备验收工具等。

2.验收小组应由使用部门、采购部门、质量控制部门等相关人员组成。

（二）验收程序

1.物资到货后，采购部门应及时通知使用部门进行验收。

2.验收小组按照合同要求和相关标准，对物资的数量、规格型号、外观质量、技术性能等进行逐一检查。

3.对于需要进行质量检验的物资，应委托具有资质的检验机构进行检验。

4.验收合格后，验收小组应出具验收报告，明确物资验收情况，并由验收人员签字确认。

（三）验收结果处理

1.如验收合格，物资可办理入库手续，进入正常使用环节。

2.如验收不合格，采购部门应及时与供应商联系，要求其限期整改或退换货。

3.因验收不合格造成的损失，按照合同约定由供应商承担。如供应商拒绝承担责任，公司可通过法律途径解决。

五、使用管理

（一）领用

1.使用部门根据实际工作需要，填写物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息。

2.领用申请表经部门负责人审批后，到仓库办理领用手续。

3.仓库管理人员按照审批后的申请表发放物资，并做好发放记录。

（二）保管

1.使用部门应指定专人负责大额单项物资的保管，建