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培训学校公章管理制度

一、总则

（一）目的

为加强培训学校公章的管理，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护学校的正常运营秩序，特制定本管理制度。

（二）适用范围

本制度适用于培训学校各部门及全体员工。

（三）定义

本制度所称公章，是指培训学校以法定名称刻制的，代表学校行使权力、履行职责、确认文件效力的各类印章，包括但不限于学校公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。

二、公章的刻制、启用与废止

（一）公章的刻制

1.学校公章的刻制由校长办公室根据学校实际需要提出申请，经校长审批后，由校长办公室指定专人负责办理刻制手续。

2.刻制公章必须选择具有公安机关指定资质的正规印章刻制单位，确保公章的质量和安全性。

3.申请刻制公章时，需提交学校营业执照副本复印件、法定代表人身份证明等相关材料，并填写《公章刻制申请表》，详细注明公章的种类、名称、规格等信息。

（二）公章的启用

1.新刻制的公章必须在校长办公室备案后方可启用。备案时需提交《公章刻制申请表》、刻制单位出具的刻章证明、公章印模等材料。

2.校长办公室负责对新启用的公章进行登记，并建立《公章使用登记簿》，记录公章的启用时间、名称、编号、保管人等信息。

3.公章启用前，校长办公室应将公章印模分发给各相关部门，并告知各部门公章的使用范围、审批流程等注意事项。

（三）公章的废止

1.因学校名称变更、机构调整、公章损坏等原因需要废止公章时，由校长办公室提出申请，经校长审批后，办理公章废止手续。

2.废止的公章应及时交回校长办公室，由校长办公室统一封存保管，并在《公章使用登记簿》上注明废止日期。

3.对于废止的公章，校长办公室应按照有关规定进行销毁处理，销毁过程需有专人监督，并填写《公章销毁登记表》，记录销毁时间、地点、参与人员等信息。

三、公章的保管

（一）保管原则

1.公章必须由专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识，确保公章的安全。

2.公章保管人不得将公章转借他人使用，不得擅自携带公章外出。如因工作需要必须携带公章外出的，需经校长批准，并办理相关手续。

（二）保管职责

1.公章保管人应妥善保管公章，确保公章存放安全，防止公章被盗、丢失或损坏。

2.公章保管人应严格按照本制度规定的使用范围和审批流程使用公章，对每一次公章使用情况进行详细登记，并在使用后及时将公章归位保管。

3.公章保管人应定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、变形等情况，应及时报告校长办公室，并申请更换公章。

（三）保管地点

1.学校公章应存放在校长办公室的保险柜内，由校长办公室指定专人负责保管。

2.合同专用章、财务专用章等其他公章应根据工作需要，分别存放在相关部门的保险柜内，并由各部门指定专人负责保管。

四、公章的使用

（一）使用范围

1.学校公章适用于以学校名义对外发布的各类公文、函件、证明、协议、合同等文件。

2.合同专用章适用于学校对外签订的各类合同、协议等经济往来文件。

3.财务专用章适用于学校财务收支、结算等相关业务文件。

4.法定代表人章适用于需要法定代表人签字的各类文件、票据等。

（二）使用流程

1.用章申请

各部门或员工因工作需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、用章份数、用章时间等信息。

《公章使用申请表》需经部门负责人审核签字后，报校长审批。

2.用章审批

校长办公室收到《公章使用申请表》后，应及时呈交校长审批。校长应根据用章事由、文件内容等进行严格审核，确保用章事项符合学校规定和法律法规要求。

对于涉及重大事项、金额较大的合同或协议等文件，校长审批前可征求相关部门或专业人士的意见。

3.用章登记

经校长审批同意后，公章保管人应在《公章使用登记簿》上详细记录用章时间、用章文件名称、用章份数、用章事由、申请人、审批人等信息，并要求申请人在登记簿上签字确认。

4.用章盖章

公章保管人应严格按照审批后的《公章使用申请表》内容进行盖章操作，确保盖章位置准确、清晰，不得在空白纸张或未填写完整的文件上盖章。

盖章完成后，公章保管人应将《公章使用申请表》与盖章后的文件一并存档保管。

（三）特殊情况用章

1.如遇紧急情况，无法事先填写《公章使用申请表》并按审批流程办理用章手续的，用章人应先电话向校长报告用章事由，经校长同意后，可先行盖章，但事后必须及时补办审批手续，并填写《公章使用申请表》。

2.对于涉及学校重大决策、重要合同等紧急且必须立即盖章的文件，校长可通过电话、短信等方式进行口头授权，但事后应及时补办书面审批手续。

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