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商品贸易投标管理制度

一、总则

1.目的

为规范公司商品贸易投标活动，确保投标工作的顺利进行，提高公司在商品贸易市场的竞争力，保障公司利益，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于公司参与的各类商品贸易投标项目，包括但不限于货物采购、销售投标等。

3.基本原则

合法性原则：投标活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。

公平、公正、公开原则：确保投标过程公平竞争，所有参与投标的供应商或客户享有平等的机会，投标信息公开透明。

诚实守信原则：参与投标各方应诚实守信，如实提供相关资料和信息。

效益优先原则：在保证投标质量的前提下，追求经济效益最大化，确保公司获得合理的利润和发展机会。

二、投标前期准备

1.市场调研

成立市场调研小组，成员包括销售部门、采购部门、市场部门等相关人员。

针对投标项目所属商品贸易领域，收集市场动态、竞争对手信息、行业发展趋势等资料。

分析市场需求、价格走势、潜在客户或供应商情况，为制定投标策略提供依据。

2.项目评估

对投标项目进行全面评估，包括项目规模、预算、交货期、质量要求、付款方式等。

评估项目风险，如市场风险、信用风险、技术风险等，并制定相应的风险应对措施。

根据项目评估结果，确定公司是否具备参与投标的条件和优势，以及投标的可行性。

3.组建投标团队

根据投标项目的特点和要求，组建专业的投标团队，成员应包括商务人员、技术人员、法务人员等。

明确投标团队各成员的职责和分工，确保投标工作的顺利进行。

对投标团队成员进行培训，使其熟悉投标流程、项目要求、公司产品或服务优势等内容。

4.文件准备

商务文件准备：包括公司营业执照、资质证书、业绩证明、授权委托书、报价单、售后服务承诺等。

技术文件准备：根据项目技术要求，编写技术方案、产品说明书、技术规格偏离表等。

其他文件准备：如投标保证金缴纳凭证、投标文件格式要求的其他相关文件等。

确保所有文件内容真实、准确、完整，符合投标文件格式和要求。

三、投标流程

1.获取招标文件

安排专人关注招标信息发布平台，及时获取商品贸易投标项目的招标文件。

按照招标文件要求的方式和时间，领取或下载招标文件。

对获取的招标文件进行仔细研读，如有疑问及时与招标人沟通澄清。

2.编制投标文件

投标团队按照分工，依据招标文件要求和公司实际情况，编制投标文件。

商务文件应严格按照招标文件格式填写，确保内容清晰、准确、完整。报价应合理，具有竞争力，同时考虑成本、利润、市场价格等因素。

技术文件应详细阐述公司的技术方案、产品优势、技术支持能力等，满足项目技术要求。

投标文件编制完成后，进行内部审核，确保文件质量。审核内容包括文件格式、内容完整性、准确性、逻辑一致性等。

对审核通过的投标文件进行排版、打印、装订，确保文件美观、整洁。

3.投标文件密封与标记

将投标文件按照招标文件要求进行密封包装，确保文件在运输和开标过程中不被泄露。

在密封包装上加盖公司公章，并按照招标文件要求进行标记，注明项目名称、投标单位名称、投标日期等信息。

4.投标文件递交

安排专人在招标文件规定的截止时间前，将投标文件送达指定地点。

确保投标文件的递交方式符合招标文件要求，如现场递交、邮寄等。

保留投标文件递交的相关凭证，如快递单号、送达回执等，以备查询。

5.开标与评标

开标过程中，投标团队应密切关注开标情况，确保公司投标文件的开标程序符合规定。

评标期间，投标团队应积极配合评标委员会的工作，按照要求提供相关资料和澄清说明。

如对评标结果有异议，应在规定时间内按照招标文件要求提出质疑，维护公司合法权益。

6.中标与签约

若公司中标，应按照招标文件要求与招标人签订合同。

合同签订前，由法务人员对合同条款进行审核，确保合同内容合法、合规、公平、合理，符合公司利益。

合同签订后，及时将合同副本交至相关部门存档，并按照合同要求组织实施项目。

四、投标过程中的注意事项

1.时间管理

严格遵守招标文件规定的各项时间节点，如获取招标文件时间、投标文件编制时间、递交时间、开标时间等。

制定详细的时间计划，合理安排投标工作进度，确保各项工作按时完成。

对于因不可抗力或其他特殊原因导致无法按时完成的工作，应及时与招标人沟通协商，争取延长时间或采取其他补救措施。

2.信息保密

投标团队成员应对投标过程中涉及的公司商业秘密、项目信息、竞争对手信息等严格保密。

禁止在投标过程中向无关人员泄露任何与投标项目有关的信息。

对投标文件及相关资料应妥善保管，防止丢失或泄露。

3.沟通协调