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商品备案归谁管理制度

总则

目的

为了规范公司商品备案管理工作，明确商品备案的责任主体，确保商品备案工作的顺利进行，保障公司的合法权益，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于公司内所有涉及商品备案的部门和人员，包括但不限于采购部门、销售部门、质量控制部门、法务部门等。

基本原则

1.合法合规原则：商品备案工作必须严格遵守国家法律法规和相关政策的要求。

2.责任明确原则：明确各部门在商品备案工作中的职责，避免出现推诿扯皮现象。

3.及时准确原则：确保商品备案信息的及时、准确录入和更新，不得延误或错误填报。

4.保密原则：对商品备案过程中涉及的商业秘密和敏感信息予以严格保密。

商品备案的定义和范围

定义

商品备案是指公司将其生产、销售的商品相关信息按照规定向政府相关部门进行登记、存档的行为。

范围

1.公司自主生产的各类产品，包括但不限于食品、药品、化妆品、医疗器械等。

2.代理销售的商品，需按照供应商要求或相关规定进行备案。

3.其他需要进行备案的商品，如进出口商品等。

职责分工

采购部门

1.负责收集供应商提供的商品相关资质文件，包括营业执照、生产许可证、产品质量标准等，并确保其真实性和有效性。

2.在采购合同中明确供应商对商品备案的责任和义务，要求供应商配合公司完成商品备案工作。

3.跟踪采购商品的备案进度，及时向相关部门反馈备案过程中出现的问题。

销售部门

1.了解销售商品的备案要求，确保销售的商品已完成备案且备案信息准确无误。

2.在销售过程中，向客户提供商品备案相关证明文件，解答客户关于商品备案的疑问。

3.将销售商品的备案情况及时反馈给采购部门和质量控制部门，以便进行后续管理。

质量控制部门

1.负责审核商品备案资料的完整性和准确性，确保备案信息符合质量标准和相关法规要求。

2.对商品的质量进行检验检测，提供质量合格证明文件，作为商品备案的重要依据。

3.协助采购部门和销售部门解决商品备案过程中涉及的质量问题。

法务部门

1.为商品备案工作提供法律支持，审核备案文件的合法性，确保公司的备案行为符合法律法规规定。

2.关注国家法律法规和政策的变化，及时调整公司的商品备案管理制度，防范法律风险。

3.处理商品备案过程中可能出现的法律纠纷，维护公司的合法权益。

其他部门

根据公司整体安排，配合采购部门、销售部门、质量控制部门和法务部门完成商品备案相关工作，如提供必要的信息、协助整理资料等。

商品备案流程

备案准备

1.采购部门收到供应商提供的商品信息后，初步审核其资质文件，确保符合采购要求。

2.质量控制部门根据商品特性和相关标准，制定质量检验计划，明确检验项目和方法。

3.销售部门了解目标市场对商品备案的具体要求，收集相关备案模板和指引。

资料提交

1.采购部门组织供应商填写商品备案申请表，收集商品的详细信息，包括商品名称、规格型号、成分、生产工艺、保质期等。

2.供应商提供商品的资质证明文件，如营业执照副本复印件、生产许可证副本复印件、产品质量标准文件等，并加盖公章。

3.质量控制部门对商品进行检验检测，出具质量检验报告。

4.将上述备案资料整理齐全后，提交给法务部门进行合法性审核。

法务审核

1.法务部门对提交的备案资料进行全面审核，重点审查文件的合法性、完整性和准确性。

2.对于不符合法律规定或存在风险的条款，及时与相关部门沟通并提出修改意见。

3.在审核通过的备案资料上加盖法务专用章。

备案申请

1.采购部门负责将审核通过的备案资料按照政府相关部门的要求进行整理和分类。

2.通过政府指定的备案系统或平台，在线提交商品备案申请，并上传相关资料。

3.按照规定缴纳备案费用（如有）。

备案跟踪

1.采购部门定期登录备案系统或平台，查看备案进度，跟踪备案申请的审核情况。

2.对于政府部门提出的补充资料或整改要求，及时通知相关部门进行处理，并在规定时间内重新提交备案申请。

3.如备案申请被驳回，采购部门协同相关部门分析原因，制定整改措施，重新提交备案申请。

备案完成

1.当商品备案申请获得政府部门批准后，采购部门下载并打印备案凭证。

2.将备案凭证原件交至质量控制部门存档，复印件分发给销售部门、财务部门等相关部门，作为商品合法销售和后续管理的依据。

商品备案信息管理

信息录入

1.采购部门负责将商品备案的相关信息准确录入公司内部的商品信息管理系统，包括备案编号、备案日期、商品名称、规格型号、备案部门等。

2.确保录入信息与备案凭证及相关资料一致，不得擅自修改或删除。