原创力文档社区档案管理培训课件
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目录
01
社区档案管理概述
02
档案管理制度规范
03
档案收集与整理流程
04
档案信息化管理
05
档案安全与保密管理
06
档案维护与优化改进
01
社区档案管理概述
档案管理基本概念
档案
指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案管理
社区档案管理
指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案管理是一项管理性、服务性、基础性很强的工作。
指在城市社区建设中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录的管理。
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社区档案管理重要性
社区治理
文化遗产
居民自治
社区档案是社区治理的重要依据，可以反映社区的政治、经济、文化等情况，为社区治理提供决策参考。
社区档案是居民自治的重要基础，可以保障居民的知情权、参与权和监督权。
社区档案是社区文化遗产的重要组成部分，可以传承社区的历史和文化。
档案全生命周期管理目标
确保档案完整
提高档案质量
实现档案安全
促进档案利用
从档案的形成、收集、整理、保管到利用，确保档案的完整性、准确性和系统性。
通过科学的档案管理方法和手段，提高档案的质量和利用价值。
采取有效的安全措施，防止档案的丢失、损坏和泄密，确保档案的安全和保密。
积极开发档案信息资源，为社区治理和居民服务提供便利。
02
档案管理制度规范
档案管理法规依据
包括国家档案法、档案行政法规、地方性档案法规等。
档案管理法律法规
社区根据自身实际情况，制定的档案管理规章制度、管理办法等。
档案管理制度
参照国家或行业标准，制定的社区档案管理标准、流程等。
档案管理标准
社区档案分类标准
文书档案
包括社区党组织、居民委员会等机构形成的文件、会议记录等。
科技档案
涉及社区科技活动、技术引进、技术改造等方面的档案。
专业档案
包括社区业务活动中形成的专业文件，如物业管理、计划生育等。
特种载体档案
以特殊载体形式记录的档案，如照片、录音、录像等。
档案管理人员职责
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负责制定档案管理规章制度，对社区档案进行收集、整理、归档和保管。
档案管理人员
严格遵守档案保密制度，确保档案的安全，防止档案丢失、损坏。
档案保密与保护
负责办理档案借阅手续，保证档案的完整、安全。
档案借阅管理
01
03
02
推进社区档案信息化建设，提高档案利用效率和价值。
档案信息化与开发利用
04
03
档案收集与整理流程
档案采集范围与要求
综合性档案
包括文书档案、科技档案、专业档案等，全面反映社区基本情况和历史面貌。
01
文书档案
收集社区党组织、村委会、群团组织等会议记录、文件、报告等。
02
科技档案
收集社区在科学研究、技术革新、基建项目等方面形成的档案。
03
专业档案
根据社区特色收集的业务档案，如物业管理、文化活动、卫生健康等。
04
字母分类法
按档案内容或形式首字母进行分类编码。
数字分类法
按档案形成时间、顺序或重要程度进行数字编码。
字母与数字结合法
综合使用字母和数字进行分类编码，便于查找和管理。
主题分类法
根据档案反映的主题或问题进行分类编码，体现档案内容关联性。
档案分类编码方法
档案装订与存储规范
装订要求
存储环境
存放方式
保密措施
档案应整齐、牢固，装订线应统一在左侧，便于翻阅和保管。
档案存储室应保持干燥、通风、防鼠、防虫，确保档案安全。
档案应按分类编码顺序存放，不得混放，方便查找和利用。
对涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，应采取保密措施，严格控制查阅范围。
04
档案信息化管理
档案管理系统功能
档案录入与编辑
档案分类与整理
档案检索与查询
档案统计与分析
系统支持档案的录入、修改、删除等基本操作，确保档案信息的准确性。
提供快速、准确的档案检索功能，支持关键词、日期等多种检索方式。
按照规定的分类标准对档案进行整理，提高档案管理的效率。
对档案信息进行统计和分析，生成各类图表，为决策提供支持。
采用数据加密技术，确保档案信息的机密性，同时定期进行数据备份，防止数据丢失。
设置不同用户的访问权限，防止非法访问和篡改档案信息。
对系统操作进行审计和监控，及时发现并处理潜在的安全风险。
制定完善的灾难恢复计划，确保在发生意外情况时能够迅速恢复档案信息。
电子档案安全管理
数据加密与备份
访问权限控制
安全审计与监控
灾难恢复计划
纸质档案数字化
音频视频档案数字化
通过扫描、OCR识别等技术手段，将纸质档案转换为数字格式，便于存储和查询。
将录音、录像等音视频档案转换为数字格式，方便保存和利用。
数字化档案转换工具
数字化格式
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