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合同管理档案管理制度

总则

一、目的

为加强公司合同管理，规范合同档案的收集、整理、保管和利用，提高合同管理效率，防范合同风险，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司及所属各单位、部门的合同管理档案工作。

三、管理原则

1.统一管理原则：公司合同管理档案实行统一管理，由公司综合管理部负责合同档案的收集、整理、保管和利用等工作。

2.分级负责原则：各单位、部门应指定专人负责本单位、部门的合同档案管理工作，按照本制度的要求，做好合同档案的收集、整理、保管和利用等工作。

3.安全保密原则：合同管理档案是公司的重要商业机密，应严格遵守保密制度，确保合同档案的安全和保密。

4.及时准确原则：合同管理档案应及时收集、整理、归档，确保档案的完整性和准确性。

四、管理机构及职责

1.公司综合管理部为公司合同管理档案的主管部门，其主要职责是：

（1）制定公司合同管理档案管理制度；

（2）负责公司合同管理档案的收集、整理、保管和利用等工作；

（3）指导、监督、检查各单位、部门的合同管理档案工作；

（4）负责公司合同管理档案的统计、分析和报告等工作。

2.各单位、部门应指定专人负责本单位、部门的合同管理档案工作，其主要职责是：

（1）按照本制度的要求，做好本单位、部门合同档案的收集、整理、保管和利用等工作；

（2）及时向公司综合管理部移交本单位、部门的合同档案；

（3）配合公司综合管理部做好合同管理档案的统计、分析和报告等工作。

合同档案的收集

一、合同签订前的准备工作

1.合同承办部门应在合同签订前，将合同文本及相关资料提交给公司综合管理部进行审核。

2.合同审核内容包括：合同主体资格、合同条款、合同签订程序等方面的合法性、合规性和合理性。

3.合同承办部门应根据公司综合管理部的审核意见，对合同文本进行修改和完善，确保合同文本符合公司的要求。

二、合同签订后的归档工作

1.合同签订后，合同承办部门应在合同生效后的3个工作日内，将合同文本及相关资料提交给公司综合管理部进行归档。

2.合同相关资料包括：合同审批表、合同文本、补充协议、变更协议、解除协议、履约证明、发票等。

3.公司综合管理部应按照合同编号、签订日期、合同类型等分类标准，对合同档案进行归档管理。

合同档案的整理

一、整理原则

1.按照合同编号、签订日期、合同类型等分类标准，对合同档案进行整理。

2.合同档案应按照年度、月份进行归档，每年的合同档案应单独装订成册。

3.合同档案应按照合同文本、相关资料的顺序进行排列，合同文本在前，相关资料在后。

二、整理方法

1.合同文本的整理：合同文本应按照合同编号、签订日期、合同类型等顺序进行排列，每份合同文本应单独装订成册。

2.相关资料的整理：相关资料应按照合同审批表、补充协议、变更协议、解除协议、履约证明、发票等顺序进行排列，每份相关资料应单独装订成册。

3.装订要求：合同档案应采用A4纸进行装订，装订时应使用线装或胶装方式，确保档案的牢固和美观。

合同档案的保管

一、保管地点

公司综合管理部应设立专门的合同档案保管室，用于存放合同档案。合同档案保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，确保合同档案的安全。

二、保管期限

1.一般合同档案的保管期限为10年，从合同终止之日起计算。

2.重要合同档案的保管期限为20年，从合同终止之日起计算。

3.法律、法规另有规定的，从其规定。

三、保管措施

1.合同档案应按照分类标准进行存放，建立档案目录，便于查阅和管理。

2.合同档案应定期进行检查和清理，及时发现和处理档案的损坏、丢失等问题。

3.合同档案应采取保密措施，防止档案的泄露和滥用。

合同档案的利用

一、利用范围

1.公司内部各部门、单位在工作中需要查阅合同档案的，应按照本制度的规定办理借阅手续。

2.公司外部单位因工作需要查阅合同档案的，应经公司领导批准，并按照本制度的规定办理借阅手续。

二、借阅手续

1.合同档案的借阅应填写《合同档案借阅登记表》，注明借阅人、借阅时间、借阅用途等信息。

2.合同档案的借阅期限一般为10个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。

3.合同档案的借阅人应妥善保管档案，不得损坏、丢失或擅自涂改档案内容。

4.合同档案的借阅人应在借阅期满后及时归还档案，如因工作需要继续借阅，应办理续借手续。

三、复制和摘录

1.合同档案的复制和摘录应经公司领导批准，并按照本制度的规定办理相关手续。

2.复制和摘录的合同档案应注明复制人和摘录人的姓名