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司机用餐报销管理制度

总则

1.目的

为了规范公司司机用餐报销行为，加强公司财务管理，确保司机因工作需要产生的用餐费用得到合理、合规的报销，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司所有专职司机。

3.基本原则

真实性原则：报销的用餐费用必须是司机因实际工作需要而发生的，且费用支出真实、合法、有效。

合理性原则：用餐费用应与司机的工作任务、工作时间、工作地点等实际情况相匹配，符合公司正常的业务支出标准。

合规性原则：报销行为必须严格遵守国家法律法规以及公司的财务制度，确保报销流程合法合规。

报销范围

1.正常工作期间的用餐

司机在执行出车任务过程中，因工作时间跨越正常用餐时间，且无法返回公司或指定地点用餐的情况下，所发生的合理用餐费用。

例如，司机在长途出车过程中，中午或晚上在途中服务区或其他合适地点用餐，其用餐费用可予以报销。

2.加班期间的用餐

司机因工作需要加班，且加班时间较长，导致错过正常用餐时间而产生的加班用餐费用。

如司机在执行紧急运输任务或特殊项目时，连续工作数小时，期间的用餐费用可按规定报销。

3.特殊工作任务期间的用餐

司机参与公司组织的特殊活动、会议接送、重要客户接待等特殊工作任务，因工作需要在任务执行期间产生的用餐费用。

例如，司机负责接送重要客户参加商务宴请，期间司机本人的用餐费用，在符合规定的情况下可予以报销。

报销标准

1.一般地区

在本市及周边正常工作期间，每餐报销标准为[X]元。

加班期间，每餐报销标准可上浮[X]%，即[X]元。

2.偏远地区

前往偏远地区执行任务时，每餐报销标准可根据实际情况适当提高，但最高不超过[X]元。偏远地区的界定由公司行政部门根据实际情况确定。

3.特殊工作任务

参与特殊工作任务期间，用餐费用报销标准可根据任务的重要性、实际用餐情况等因素，由公司领导审批确定，但原则上每餐不超过[X]元。

报销流程

1.填写报销申请

司机应在每次用餐后及时填写《司机用餐报销申请表》，详细记录用餐日期、时间、地点、用餐事由、用餐人数、费用金额等信息，并附上有效的发票或收据。

发票或收据应清晰显示用餐单位名称、用餐项目、金额、日期等内容，且发票必须是税务机关统一监制的正规发票，收据必须是符合公司财务规定的有效收据。

2.部门主管审核

司机所在部门主管应对报销申请进行审核，核实用餐事由是否与工作任务相符，费用金额是否合理，发票或收据是否真实有效等。

部门主管审核通过后，在《司机用餐报销申请表》上签署审核意见并签字确认。

3.财务审核

财务部门收到报销申请后，对报销内容进行进一步审核，重点审核报销标准是否符合规定，发票或收据的合法性、合规性，报销金额的计算是否准确等。

财务审核通过后，在《司机用餐报销申请表》上签署审核意见并签字确认。

4.领导审批

根据公司财务审批权限规定，超过一定金额的报销申请需报公司领导审批。领导应对报销申请进行全面审查，综合考虑工作实际情况、费用合理性等因素，做出审批决定。

领导审批通过后，在《司机用餐报销申请表》上签署审批意见并签字确认。

5.报销支付

经领导审批通过的报销申请，由财务部门按照公司财务流程进行报销支付。报销款项将通过银行转账等方式支付到司机指定的银行账户。

报销凭证要求

1.发票要求

报销必须提供正规的税务发票，发票内容应与用餐实际情况相符，包括用餐单位名称、用餐项目、金额、日期等。

发票应加盖发票专用章，且发票号码清晰、完整，无涂改、刮擦等痕迹。

对于不符合规定的发票，如发票内容不完整、未加盖发票专用章、发票号码模糊不清等，财务部门有权拒绝报销。

2.收据要求

在无法取得发票的情况下，可使用符合公司财务规定的收据进行报销。收据应注明收款单位名称、收款项目、金额、日期等信息，并加盖收款单位财务专用章或发票专用章。

收据的格式和内容应符合国家相关法律法规及公司财务制度的要求。

监督与检查

1.内部审计

公司内部审计部门定期对司机用餐报销情况进行审计检查，核实报销费用的真实性、合理性、合规性，检查报销流程是否符合规定。

对于发现的问题，审计部门将及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

2.违规处理

若发现司机存在虚报、多报用餐费用等违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。

对于初次违规且情节较轻的司机，公司将给予警告处分，并要求其退回违规报销的费用；对于多次违规或情节严重的司机，公司将给予记过、降职、辞退等更为严厉的处罚，并依法追究其相关责任。

附则

1.本制度自发布之日起生效实施。

2.本制度由公司人事部门负责解