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商会证章使用管理制度

一、总则

（一）目的

为规范商会证章的使用，维护商会的形象和声誉，确保证章使用的严肃性、规范性和安全性，特制定本管理制度。

（二）适用范围

本制度适用于商会全体会员单位、工作人员以及因工作需要使用商会证章的相关人员。

（三）定义

1.商会证章：是指商会正式对外使用的各类印章，包括商会公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、分支机构印章以及其他专用章等。

二、证章的制作与保管

（一）证章的制作

1.商会证章的制作须严格按照国家有关规定和程序进行，由具备资质的专业印章制作单位承制。

2.制作单位应与商会签订制作合同，明确制作要求、规格、材质、数量、价格、交付时间等条款，并严格按照合同约定进行制作。

3.商会应指定专人负责对制作过程进行监督，确保证章的质量和样式符合商会的要求和相关规定。

（二）证章的保管

1.商会设立专门的证章保管场所，配备必要的安全设施，如保险柜、密码锁等，确保证章存放安全。

2.证章应指定专人保管，保管人员须具备高度的责任心和保密意识，熟悉证章管理规定。

3.保管人员应建立证章使用登记台账，详细记录证章的启用时间、保管人、使用情况（包括使用日期、使用人、使用事由、批准人等）、归还时间等信息。

4.证章保管人员不得擅自将证章转借他人或带出保管场所，如因工作需要确需带出的，须经商会主要领导批准，并办理相关借用手续，借用期间应妥善保管，使用完毕后及时归还。

5.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖商会证章。

三、证章的使用

（一）使用原则

1.严格按照规定的范围和程序使用证章，严禁超范围、超权限使用。

2.使用证章应确保真实、合法、有效，不得用于任何违法违规或损害商会利益的活动。

3.使用证章须经批准，未经批准不得擅自使用。

（二）使用范围

1.商会公章

以商会名义发布的各类文件、通知、公告、信函等。

商会与其他单位签订的合同、协议等。

商会出具的各类证明、介绍信等。

其他需要加盖商会公章的事项。

2.法定代表人章

用于以法定代表人名义签署的文件、合同、协议等。

法定代表人授权的其他事项。

3.财务专用章

用于商会财务收支、结算、票据等相关业务。

按照财务管理制度规定需要加盖财务专用章的其他事项。

4.合同专用章

用于商会对外签订的各类合同、协议等。

经授权代表商会签订合同的其他事项。

5.分支机构印章

用于分支机构以自身名义开展的业务活动，如发布文件、通知、信函，签订合同、协议，出具证明等。

分支机构开展活动需要加盖印章的其他事项。

6.其他专用章

按照商会相关规定，用于特定业务或活动的专用章，如会员证专用章、活动专用章等。

其使用范围由商会根据实际情况另行规定。

（三）使用程序

1.申请

使用证章的部门或个人应填写《商会证章使用申请表》，详细说明使用事由、使用时间、使用范围、使用份数等信息，并签字确认。

涉及重大事项或重要文件的证章使用，应附上相关文件或资料作为附件。

2.审批

《商会证章使用申请表》经部门负责人审核后，报商会分管领导审批。

对于涉及金额较大的合同、重大决策事项等使用证章的申请，须经商会主要领导审批。

3.用印

证章保管人员在收到经批准的《商会证章使用申请表》后，应仔细核对申请表内容与相关文件或资料是否一致，确认无误后方可盖章。

盖章时应确保证章清晰、端正，位置恰当，并在盖章处加盖骑缝章。

用印后，保管人员应在证章使用登记台账上详细记录用印情况，并将申请表存档保管。

4.归还

使用证章完毕后，使用人员应及时将证章归还保管人员，并在证章使用登记台账上签字确认归还时间。

保管人员应对归还的证章进行检查，确认证章完好无损、使用记录完整后，将证章妥善保管。

四、证章的停用与销毁

（一）停用

1.因商会名称变更、机构调整、证章损坏等原因，需要停用证章的，由商会办公室提出申请，经商会主要领导批准后执行。

2.证章停用后，保管人员应及时将停用的证章交回商会办公室，并在证章使用登记台账上注明停用日期。

3.商会办公室应对停用的证章进行封存保管，防止遗失或误用。

（二）销毁

1.对于已停用且不再使用的证章，由商会办公室提出销毁申请，经商会主要领导批准后，按照国家有关规定进行销毁。

2.销毁证章时，应指定专人负责监销，确保销毁过程合规、彻底。

3.监销人员应在销毁记录上签字确认，并将销毁记录存档保管。

五、监督与检查

（一）监督机制

1.商会设立证章使用监督小组，由商会办公室、财务部门、纪检部门等相关人员组成