物业办公设备管理规定.doc

物业办公设备管理规定

物业办公设备管理规定

一、总则

1.目的：为加强本物业公司办公设备的管理，确保办公设备正常运行，提高办公效率，合理配置资源，降低运营成本，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于物业公司全体部门及员工所使用的各类办公设备。包括但不限于计算机、打印机、复印机、传真机、投影仪、办公桌椅、文件柜等。

3.管理原则：办公设备管理遵循“统一管理、责任到人、合理使用、定期维护、节约资源”的原则。

二、管理职责

1.行政部门

-负责制定和完善办公设备管理制度，并监督执行。

-统筹办公设备的采购计划，根据公司需求和预算进行设备选型和采购。

-建立办公设备台账，详细记录设备的型号、规格、购置时间、使用部门、使用人等信息。

-负责办公设备的调配、报废处理等工作，协调解决设备使用过程中的问题。

-定期组织对办公设备进行清查盘点，确保账实相符。

2.使用部门

-负责本部门办公设备的日常使用和保管，指定专人负责设备管理工作。

-提出本部门办公设备的采购需求，协助行政部门进行设备选型和验收。

-按照操作规程正确使用办公设备，做好设备的日常维护和清洁工作。

-及时向行政部门反馈设备故障、损坏等情况，配合行政部门进行维修和保养。

3.财务部门

-负责办公设备采购资金的预算编制和审核，确保资金合理使用。

-对办公设备进行固定资产核算，按照财务制度计提折旧。

-参与办公设备的清查盘点工作，协助行政部门核实设备的账面价值和实际情况。

三、采购管理

1.需求申请

-使用部门根据工作需要，填写《办公设备采购申请表》，详细说明设备名称、型号、规格、数量、用途等信息，并提交部门负责人审核。

-部门负责人根据本部门工作实际和预算情况，对申请进行审核，如同意则签字后报行政部门。

2.采购审批

-行政部门收到使用部门的采购申请后，对申请进行汇总和审核。根据公司整体需求和预算情况，确定是否批准采购申请。

-对于金额较大或特殊的办公设备采购申请，行政部门需提交公司管理层审批。经管理层批准后，方可进行采购。

3.采购流程

-行政部门根据审批通过的采购申请，进行市场调研，选择合适的供应商。在选择供应商时，应综合考虑设备质量、价格、售后服务等因素。

-与供应商签订采购合同，明确设备的型号、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购合同需经公司法务部门审核后签订。

-采购人员按照合同约定，跟踪设备的生产和运输进度，确保设备按时到货。

4.验收管理

-设备到货后，行政部门组织使用部门和相关技术人员进行验收。验收内容包括设备的数量、型号、规格、外观、质量等方面。

-验收人员需对照采购合同和设备清单，对设备进行逐一核对。同时，对设备进行开机调试，检查设备是否正常运行，功能是否符合要求。

-验收合格后，验收人员在《办公设备验收单》上签字确认。如验收发现问题，采购人员应及时与供应商沟通，要求供应商更换设备或进行整改，直至验收合格。

四、使用与保管

1.设备分配

-行政部门根据使用部门的申请和公司实际情况，对新采购的办公设备进行分配。将设备分配至具体的使用部门和使用人，并在办公设备台账上进行记录。

-使用部门应按照行政部门的分配安排，及时接收办公设备，并指定专人负责设备的保管和日常管理。

2.操作规程

-行政部门应收集、整理各类办公设备的操作规程，并发放至各使用部门。使用部门应组织员工学习操作规程，确保员工正确使用办公设备。

-员工在使用办公设备前，应熟悉设备的操作规程和注意事项。严格按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备的设置和参数。

-对于复杂的办公设备，行政部门可邀请供应商或专业技术人员进行培训，确保员工能够熟练使用设备。

3.日常保管

-使用人负责办公设备的日常保管，应保持设备的清洁、整齐，避免设备受到损坏、丢失。

-办公设备应放置在合适的位置，避免受潮、受热、受尘等影响。对于贵重或易损的设备，应采取必要的防护措施。

-使用人不得擅自将办公设备转借他人或带出公司。如因工作需要确需转借或带出公司，应提前向部门负责人和行政部门申请，经批准后方可进行。

-使用人离职时，应将所使用的办公设备完好无损地交回行政部门。行政部门对设备进行检查验收后，办理相关交接手续。

五、维护与保养

1.日常维护

-使用人应做好办公设备的日常维护工作，包括设备的清洁、简单故障排除等。定期对设备进行清洁，清除设备表面的灰尘、污渍