大学会议室预约系统使用制度​.doc

大学会议室预约系统使用制度?

大学会议室预约系统使用制度

一、总则

1.为了合理有效地利用大学会议室资源，提高会议室使用效率，确保各类会议、活动的顺利进行，特制定本使用制度。

2.本制度适用于大学内各部门、单位及经批准的相关团体使用会议室预约系统进行会议室预约、使用及管理。

二、系统功能及适用范围

1.系统功能

-提供在线预约功能，用户可通过校园网登录预约系统，按照系统提示填写预约信息，包括预约时间、会议室需求、使用目的等。

-具备查询功能，用户可查询会议室的使用状态、已预约信息等，方便安排工作。

-支持系统自动审核与人工审核相结合的审核机制，确保预约信息准确、合理。

-能够发送预约成功、提醒等相关通知，通过邮件、短信等方式告知用户。

2.适用范围

-本系统涵盖大学内所有可供预约使用的会议室，包括但不限于大型学术报告厅、中型会议室、小型研讨室等。

三、预约申请流程

1.用户注册与登录

-使用预约系统前，用户需在系统中进行注册，填写真实有效的个人信息，包括姓名、所在部门、联系方式等，并设置登录密码。

-注册成功后，用户可通过校园网访问预约系统，使用注册的账号和密码登录系统。

2.预约申请

-登录系统后，用户点击“预约申请”按钮，进入预约页面。

-在预约页面中，用户需选择需要预约的会议室类型、具体会议室（如有多个同类型会议室可供选择）、预约开始时间和结束时间。预约时间应明确到具体的年、月、日、时、分。

-填写会议主题、参会人数、使用目的等详细信息，并上传相关会议文件或说明（如有需要）。

-确认预约信息无误后，点击“提交申请”按钮。

3.审核流程

-预约申请提交后，系统将自动对预约信息进行初步审核，检查预约时间是否冲突、会议室是否符合使用要求等。

-对于自动审核通过的申请，系统将直接发送预约成功通知至申请人；对于需要人工审核的申请，系统将提示申请人，并将申请信息推送至相关审核人员。

-审核人员应在收到申请后的[X]个工作日内完成审核。审核通过的申请，系统将发送预约成功通知；审核不通过的申请，审核人员应注明原因，系统将通知申请人修改或重新提交申请。

四、使用规定

1.按时使用

-申请人应按照预约的时间准时使用会议室，如需提前或推迟使用，应至少提前[X]小时通过预约系统或其他有效方式通知会议室管理部门。

-若因特殊情况无法按时使用会议室，申请人应至少提前[X]天取消预约，以便其他部门或人员使用。无故未按时使用且未取消预约的，将按照本制度相关规定进行处理。

2.使用范围

-会议室仅用于与大学教学、科研、管理等相关的正式活动，严禁用于私人活动或商业活动。

-使用过程中应保持会议室的整洁和卫生，不得随意损坏会议室的设备、设施。如有损坏，使用部门或人员应照价赔偿。

3.设备使用

-会议室配备的各类设备（如投影仪、音响设备、空调等），使用部门或人员应按照操作规程正确使用。如在使用过程中发现设备故障，应及时联系会议室管理部门进行维修，不得擅自拆卸或维修设备。

-使用完毕后，应将设备关闭并整理归位，确保设备完好。

五、会议室管理

1.日常维护

-会议室管理部门负责会议室的日常清洁、设备维护等工作，确保会议室随时处于良好的使用状态。

-定期对会议室的设备、设施进行检查和维护，及时发现并解决潜在问题。对于损坏的设备、设施，应及时进行维修或更换。

2.资源调配

-会议室管理部门有权根据学校整体工作安排和会议室使用情况，对已预约的会议室进行合理调配。如因学校重大活动或紧急任务需要调整会议室使用安排，管理部门应提前通知相关使用部门或人员，并协助其做好后续安排。

3.监督检查

-会议室管理部门应定期对会议室的使用情况进行监督检查，确保使用部门或人员遵守本制度的各项规定。对于违反制度的行为，应及时进行纠正和处理。

六、违规处理

1.对于未按本制度规定进行预约、使用会议室的部门或人员，会议室管理部门将视情节轻重给予警告、限制预约等处理措施。

2.因使用不当造成会议室设备、设施损坏的，使用部门或人员应承担相应的维修或赔偿费用。

3.若多次违反本制度规定，影响恶劣的，将提交学校相关部门进行严肃处理。

七、附则

1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由大学会议室管理部门负责解释和修订。

2.本制度应在大学内显著位置进行公示，以便广大师生员工知晓和遵守。