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供应商结算管理规定

供应商结算管理规定

一、总则

1.目的：为加强本商超与供应商之间结算工作的规范化、标准化管理，保障双方的合法权益，确保财务数据的准确性和结算流程的顺畅，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于与本商超有业务往来的所有供应商的货款结算、费用结算等相关活动。

3.基本原则：结算工作应遵循公平、公正、公开、及时、准确的原则，严格按照双方签订的合同及相关约定执行。

二、结算方式与周期

1.结算方式

-现金结算：适用于小额、紧急且经双方特别约定的交易。现金结算需由供应商指定的授权人员当面收取，并出具加盖供应商公章的收款收据。

-银行转账：为本商超与供应商结算的主要方式。供应商应提供有效的银行账户信息，包括开户银行名称、账号、账户名称等，如有变更需提前[X]个工作日书面通知本商超财务部门。

-商业汇票：在双方协商一致的情况下，可采用商业汇票进行结算。商业汇票的种类、承兑期限等需符合相关法律法规及双方约定。

2.结算周期

-月结：对于合作稳定、信誉良好的供应商，可根据合同约定采用月结方式。月结周期一般为自然月，即每月[具体日期]前，供应商需完成上月的对账工作，本商超在对账无误后的[X]个工作日内完成付款。

-季结：部分供应商根据业务特点和双方协商，可采用季结方式。季结周期为自然季度，每季度末月[具体日期]前完成对账，对账无误后[X]个工作日内付款。

-按批次结算：对于一些临时性、一次性合作的项目或商品采购，可按照批次进行结算。在该批次货物验收合格且相关手续完备后[X]个工作日内完成结算。

三、结算凭证与单据要求

1.发票

-供应商必须按照国家税收法律法规的规定，向本商超提供合法、有效的发票。发票的种类、内容、金额等应与实际交易相符。

-发票抬头必须准确填写为本商超的全称，不得有误。发票上应加盖供应商的发票专用章。

-对于增值税专用发票，供应商应确保发票信息清晰、完整，密码区未受损坏，且在规定的认证期限内送达本商超。如因发票问题导致本商超无法正常认证抵扣，供应商应承担相应责任。

2.送货单

-供应商每次送货至本商超时，必须提供一式多联的送货单。送货单应详细记录货物的名称、规格、型号、数量、单价、金额等信息，且与实际送货情况一致。

-送货单需由本商超收货人员签字确认，并加盖本商超的收货专用章。如有货物短缺、质量问题等情况，应在送货单上注明。

3.验收单

-本商超的验收部门在完成货物验收后，应出具验收单。验收单应明确货物的验收结果，包括合格、不合格及不合格原因等。

-验收单需有验收人员、供应商送货人员签字确认，并加盖验收部门章。对于不合格货物，供应商应根据验收单的要求及时处理。

4.对账单

-定期结算周期到达前，供应商应向本商超发送对账单。对账单应涵盖结算周期内的所有交易明细，包括送货金额、退货金额、费用扣除等情况，计算准确的结算金额。

-对账单需加盖供应商公章或财务专用章，以正式文件形式发送至本商超财务部门或指定的对账联系人。

四、结算流程

1.前期准备

-供应商在送货前，应确保已与本商超采购部门签订有效的采购合同，并了解合同中关于结算的相关条款和要求。

-本商超采购部门应及时将供应商的基本信息、合同信息等传递给财务部门和相关业务部门，确保信息的准确性和完整性。

2.货物交付与验收

-供应商按照合同约定的时间、地点和质量标准将货物送达本商超指定地点。送货时需携带送货单等相关单据。

-本商超收货人员核对送货单与实际货物情况，无误后签字并加盖收货专用章。验收部门按照验收标准对货物进行检验，出具验收单。

-如货物存在质量问题或数量短缺等情况，验收部门应及时通知供应商，供应商需在规定时间内进行处理，重新送货或补货。

3.对账环节

-结算周期到达后，供应商应在规定时间内将对账单发送至本商超。本商超财务部门收到对账单后，与内部的采购记录、收货记录、退货记录等进行核对。

-如双方对账单存在差异，财务部门应及时与供应商沟通，共同查找原因。对于因单据传递、计算错误等原因导致的差异，应及时调整；对于有争议的事项，双方应提供相关证据，协商解决。

-对账完成后，双方应在对账单上签字或盖章确认，作为结算的依据。

4.付款审批

-财务部门根据双方确认的对账单，编制付款申请单。付款申请单应包括供应商名称、结算金额、付款方式、合同编号等信息，并附上发票、对账单、验收单等相关单据。

-付款申请单按照本商超的财务审批流程进行逐级审批。审批通过后，财务部门方可安排付款。

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