行政档案数字化验收制度​.doc

行政档案数字化验收制度?

行政档案数字化验收制度

一、总则

1.目的：为确保本高端宾馆行政档案数字化工作的质量和规范性，保证数字化档案能够真实、完整、有效且安全地存储与利用，特制定本验收制度。通过严格的验收流程，加强对行政档案数字化成果的监督与管理，使其更好地服务于宾馆的运营与发展。

2.适用范围：本制度适用于本宾馆行政档案数字化项目的验收工作，涵盖从档案整理、数字化加工到存储与利用等各个环节所形成的数字化成果。

3.职责分工

-验收小组：由宾馆行政主管担任组长，成员包括档案管理部门负责人、信息技术部门专业人员以及相关业务部门代表。验收小组负责制定验收方案、组织实施验收工作、审核验收报告并做出验收结论。

-档案管理部门：负责提供行政档案数字化项目的相关资料，协助验收小组开展工作，对数字化成果的准确性、完整性进行初步审核。

-信息技术部门：负责对数字化加工过程中的技术标准执行情况、数据存储与安全等方面进行技术支持和审核，确保数字化成果符合信息技术要求。

-相关业务部门：根据自身业务需求，对涉及本部门的数字化档案进行实用性和可用性评估，提出意见和建议。

二、验收准备

1.验收申请：数字化项目完成后，数字化加工单位应向宾馆档案管理部门提交验收申请报告。报告内容应包括项目基本情况、完成的工作内容、数字化成果概述、自检情况等。

2.提交资料：数字化加工单位需同时提交以下资料供验收小组审核

-项目实施方案：详细说明数字化项目的目标、范围、工作流程、技术方法、人员安排等内容。

-档案整理清单：记录档案整理过程中每份档案的编号、名称、来源、日期、保管期限等信息。

-数字化加工记录：包括扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节的操作记录，如扫描分辨率、图像格式、数据转换情况等。

-质量检测报告：由数字化加工单位自行进行质量检测后形成的报告，应包含抽检样本数量、检测项目、合格情况等数据。

-数据备份介质：提供数字化成果的完整数据备份，存储介质应符合相关质量和安全标准。

三、验收内容

1.档案整理的验收

-完整性：检查档案整理清单与实际数字化档案是否一致，档案数量是否完整，有无遗漏或缺失。

-准确性：审核档案编号、名称、日期等关键信息的填写是否准确无误，档案分类是否符合宾馆档案管理规定。

-规范性：查看档案整理过程是否遵循既定的操作规程，如档案装订、编目等是否规范统一。

2.数字化加工质量的验收

-扫描质量

-图像清晰度：抽检一定比例的扫描图像，检查图像是否清晰，文字、图表等内容是否可准确识别。

-分辨率：确认扫描分辨率是否符合项目要求，一般不低于300dpi，以保证图像质量。

-图像格式：检查图像格式是否为规定的JPEG或TIFF等格式，图像色彩模式是否正确。

-图像处理质量

-纠偏处理：查看图像是否进行了正确的纠偏处理，确保图像内容呈水平或垂直状态，无明显倾斜。

-裁剪处理：检查图像裁剪是否恰当，是否保留了完整的档案内容，有无裁剪过度或不足的情况。

-去噪处理：抽检图像是否进行了有效的去噪处理，图像背景是否干净，无明显噪声干扰。

-数据挂接准确性：随机抽取部分数字化档案，检查其与档案整理清单中的编号、目录等信息的挂接是否准确无误，确保数据能够正确关联和检索。

3.数据存储与安全的验收

-存储格式与容量：检查数字化数据的存储格式是否符合要求，如采用数据库存储或特定格式的文件存储。同时，核实存储容量是否能够满足数据长期保存和使用的需求。

-数据备份策略：审核数字化加工单位的数据备份策略，包括备份频率、备份介质、异地存储等情况，确保数据能够得到及时、有效的备份，防止数据丢失。

-数据安全防护：评估数字化档案存储系统的安全防护措施，如访问权限控制、防火墙设置、数据加密等，确保数据不被非法访问、篡改或泄露。检查是否对存储系统进行定期的安全检测和维护。

4.检索功能的验收

-检索方式与效率：测试数字化档案管理系统的检索功能，包括关键词检索、组合检索、分类检索等方式。检查检索结果的准确性和检索效率，确保能够快速、准确地找到所需档案信息。

-检索结果展示：查看检索结果的展示形式是否清晰、直观，是否能够完整显示档案的关键信息，如档案名称、日期、摘要等。

四、验收流程

1.制定验收方案：验收小组根据项目实际情况制定详细的验收方案，明确验收内容、验收方法、验收标准、验收人员分工以及验收时间安排等。

2.资料审核：验收小组对数字化加工