集团公司档案管理办法.docVIP

XX集团有限责任公司

档案管理办法

第一章总则

第一条为了提高集团公司档案管理水平，进一步发挥档案在企业生产经营中的效能作用，依据《中华人民共和国档案法》、《哈尔滨市档案管理条例》、《企业档案管理规定》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，结合集团公司实际，制定本办法。

第二条本办法所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条结合集团公司实际，集团公司档案管理主管部门负责对集团公司各单位、部门的企业档案管理实行集中统一、分室和分级的三大管理原则，即文书类（党群类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科学研究类、设备仪器类、声像（特殊载体）类）档案、基本建设类档案、实物档案实行集中统一管理原则，由集团公司档案管理主管部门负责管理；人事档案、财务档案实行分室管理原则，由党群工作部（工会）、人力资源部和财务部本部门自行管理；集团公司各基层单位产生的文书类、基本建设类档案（直径300毫米以下管径建设项目档案）本着便于利用的原则，由各基层单位自行集中统一管理。集团公司档案管理主管部门负责对集团公司各单位、部门的企业档案管理进行监督、检查与指导。

第四条集团公司及所属单位、部门均应遵守本办法。

第五条本办法由集团公司档案管理主管部门负责组织实施，集团公司所属单位、部门协助和配合。

第二章档案的归档与移交

第六条文书档案的归档与移交

（一）文件材料质量要求。集团公司在职能活动中形成的、办理完毕应当作为文书档案保存的文件材料整理原则和方法参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）和《黑龙江省归档文件整理规则实施细则》执行。

（二）拟移交档案的责任单位、部门按《XX集团文件材料归档范围和档案保管期限表》整理、立卷，档案管理主管部门审验合格后按分类集中统一管理。

（三）以XX集团形成的文件（包括上级文件），集团公司综合办公室应在每年的4月末将上一年度的文书文件、电子公文和光盘等档案分类组卷，移交档案管理主管部门归档。集团公司各单位、部门形成的白头文件，由档案管理主管部门进行收集并整理归档。

第七条科技档案的归档与移交

（一）文件材料质量要求。参建单位应负责所承担建设项目文件的收集和整理工作。建设项目档案整理原则和方法参照《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）、《建设项目档案管理规范》（T28-2018）和《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）执行，图纸折叠方法参照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-2009）执行。

（二）市区管线直径300毫米以上（含300毫米）管径、新建、改建、扩建工程、二次设施建设等项目档案由集团公司档案管理主管部门集中统一保管。

（三）各单位、部门在进行工程项目竣工验收、产品验收、科研课题鉴定、重要设备开箱验收等工作时，责任单位必须及时通知集团公司档案管理主管部门到场参加。

（四）建设单位在工程竣工验收后三个月内向档案管理主管部门报送建设项目档案资料，对不符合归档要求的，由档案管理部门责令报送单位限期修改完善。归档档案要求一式4份，其中原件2份，复印件2份。由建设单位向集团公司档案管理主管部门移交1份原件（电子版文件随纸质文件材料一并移交），向市城建档案馆移交1份原件，向使用单位移交1份复印件，向管网抢修维护分公司移交1份复印件。

（五）档案管理主管部门认定档案已齐全完整，符合移交要求，在工程竣工验收单上签字并加盖档案管理主管部门印章，财务部见到档案管理主管部门签字盖章方可拨付工程款。

第八条凡是涉及到集团公司党、政、工、团各类活动、生产、施工、维修和管理中形成的照片、光盘等声像资料，由组织单位或部门收集、整理、编写文字说明材料，并移交档案管理主管部门归档统一集中管理。

第九条重点工程施工前、施工中及竣工验收、上级部门视察、工程质量检查、XX抢险活动中形成的照片、光盘等特殊载体材料，应与归档材料一并报送。

第十条声像档案材料设像册、专柜分类贴标识保管。

第十一条集团公司所属单位在各项专业工作中获得国家、省、市级荣誉证书、奖旗、奖状、照片等凭证性实物档案，由形成单位编写文字说明材料，并移交档案管理主管部门整理并归档。

第十二条移交归档本单位、部门生产、科研、基建、设备及管理活动中形成的技术文件时应保证真实、齐全、完整。

第十三条各业务部门及党、政、工、团、企划、人事、信访在工作中形成的各种门类、载体档案，按归档制度在每年4月份前向档案管理主管部门移交。

第十四条集团公司重大事项档案。上级领导视察、大型会议、外事活动、重大科研项目等对集团公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等纪实材料，应及时办理档案移交归档，确保重大事项齐全完整和安全。

第十五条对于集团公司各单位