培训机构应收账款催收责任分工制度.doc

培训机构应收账款催收责任分工制度

一、总则

1.目的：为加强本培训机构应收账款的管理，明确催收责任分工，保障机构运营资金的及时回笼，提高资金使用效率，结合本机构的企业文化与经营理念，特制定本制度。本培训机构秉持“客户至上，品质为本”的经营理念，注重与客户建立长期稳定的合作关系，在此基础上确保应收账款的有效管理，以实现运营效益的最大化。

2.适用范围：本制度适用于培训机构全体员工涉及应收账款催收相关的工作。包括但不限于市场部门、教学部门、客服部门以及财务部门等与客户有直接或间接业务往来的部门及员工。

3.基本原则：

-谁经手，谁负责原则：业务经办人对应收账款的催收承担主要责任，确保款项按时回收。

-协同合作原则：各部门之间应密切配合，形成合力，共同推进应收账款的催收工作。体现扁平化管理模式，打破部门壁垒，提高工作效率。

-风险控制与客户关怀并重原则：在确保应收账款及时回收的同时，要注重维护与客户的良好关系，体现人文关怀，保障机构的长期发展。

二、组织架构与职责划分

1.财务部门：

-核心职责：作为应收账款管理的统筹部门，负责应收账款的核算、记录与监控。定期对应收账款进行账龄分析，向其他相关部门提供准确的应收账款数据报表，为催收工作提供数据支持。

-具体工作：

-负责开具发票，并确保发票信息的准确性与完整性。及时将发票传递给相关业务人员，跟进发票的送达情况。

-建立应收账款台账，详细记录每一笔应收账款的发生日期、金额、客户信息、还款期限等关键信息。实时更新台账，确保数据的及时性与准确性。

-每月末对应收账款进行全面梳理，编制账龄分析表，对逾期账款进行重点标注，并及时将相关信息反馈给业务部门及管理层。

-协助业务部门制定合理的应收账款催收计划，提供必要的财务数据分析与建议，为催收工作提供专业支持。

2.业务部门（市场、教学、客服）：

-核心职责：业务部门是应收账款催收的直接责任部门，负责与客户进行沟通、协调，确保应收账款的按时回收。根据客户的实际情况，采取合适的催收方式，维护与客户的良好合作关系。

-具体工作：

-市场部门：在业务拓展过程中，负责对客户的信用状况进行初步评估，收集客户的相关资料，为后续的应收账款管理提供基础信息。与潜在客户洽谈合作时，明确付款方式、付款期限等关键条款，并在合同中予以明确约定。对于新签约客户，及时将相关合同信息传递给财务部门与客服部门，确保信息的顺畅流通。

-教学部门：在教学服务过程中，密切关注客户的学习情况与满意度。如发现客户可能存在付款困难或其他异常情况，及时反馈给客服部门与财务部门，以便提前采取应对措施。配合客服部门与财务部门进行应收账款的催收工作，提供必要的教学服务相关信息，协助解决客户在学习过程中可能存在的问题，为催收工作创造有利条件。

-客服部门：作为与客户沟通的主要窗口，负责日常与客户的联系与沟通。在应收账款到期前，提前通过电话、短信、邮件等方式提醒客户按时付款，做好温馨提示工作，体现人文关怀。对于逾期未付款的客户，及时了解客户逾期原因，采取有效的沟通策略进行催收。将客户的反馈信息及时整理并反馈给财务部门与相关业务部门，共同商讨解决方案。

3.管理层：

-核心职责：负责对应收账款催收工作的整体指导与决策。制定应收账款管理的政策与目标，协调各部门之间的工作，确保催收工作的顺利进行。对重大应收账款问题进行决策处理，保障机构的利益与运营稳定。

-具体工作：

-定期听取财务部门与业务部门关于应收账款催收工作的汇报，了解工作进展情况与存在的问题。

-根据机构的运营状况与市场环境，制定合理的应收账款管理目标与政策，明确催收工作的重点与方向。

-协调各部门之间的资源配置，解决部门之间在应收账款催收工作中存在的协调问题，推动跨部门合作。

-对于涉及金额较大、情况复杂的应收账款问题，组织相关部门进行专题研讨，制定针对性的解决方案，并监督方案的执行情况。

三、管理流程

1.应收账款的产生：

-业务部门与客户达成合作意向后，签订正式合同。合同中应明确约定服务内容、付款方式、付款期限、违约责任等关键条款。合同签订后，业务部门应及时将合同副本传递给财务部门与客服部门备案。

-财务部门根据合同约定的收款时间与金额，在应收账款台账中进行登记，建立应收账款档案。同时，按照财务制度的要求进行账务处理，确保财务数据的准确性。

2.应收账款的跟踪与提醒：

-在应收账款到期前[X]个工作日，