培训机构重大事项决策会议记录制度.doc

培训机构重大事项决策会议记录制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范本培训机构重大事项决策会议的记录工作，确保会议信息的准确、完整留存，为后续的决策执行、监督检查以及机构发展提供可靠依据，促进机构决策的科学性、透明性和高效性，保障机构运营符合企业文化和经营理念。

2.适用范围

本制度适用于培训机构全体涉及重大事项决策会议的组织、参与人员，包括但不限于高层管理人员、部门负责人以及其他经授权参与此类会议的员工。

3.原则

（1）真实性原则：会议记录必须如实反映会议内容和决策过程，不得歪曲、篡改信息。

（2）完整性原则：记录应涵盖会议的各个关键环节，包括会议基本信息、讨论内容、决策结果等，确保无重要信息遗漏。

（3）及时性原则：会议记录工作应在会议进行过程中同步开展，并在会议结束后的规定时间内完成整理和审核，及时归档。

（4）保密性原则：对于会议中涉及的敏感信息、商业机密等，严格按照机构保密制度进行管理，确保信息安全。

二、组织架构与职责划分

1.会议组织方

（1）负责确定会议的时间、地点、参会人员，并提前发布会议通知，确保相关人员能够按时参加。

（2）准备会议资料，包括议题说明、背景材料等，为参会人员提供充分的决策依据。

（3）维护会议秩序，确保会议按照预定流程顺利进行，引导参会人员充分发表意见，推动决策过程的高效开展。

2.会议记录人员

（1）具备良好的文字记录能力、速记技巧和理解能力，能够准确、快速地记录会议内容。

（2）在会议过程中，认真倾听各方发言，如实记录讨论要点、决策意见等关键信息，不得擅自增减或修改内容。

（3）会议结束后，及时对记录内容进行整理、编辑，形成规范的会议记录文档，并提交审核。

3.审核人员

（1）由机构内具有相应权限的管理人员担任，负责对会议记录的准确性、完整性进行审核。

（2）审核过程中，如发现记录存在问题，应及时与记录人员沟通，要求其进行修改完善，确保记录质量。

（3）审核通过后，在会议记录文档上签字确认，使其具备正式效力。

4.存档管理人员

（1）负责接收审核通过的会议记录文档，并按照规定的分类方式和存储路径进行妥善存档。

（2）建立完善的档案索引和检索系统，方便后续对会议记录的查询和调阅。

（3）定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全性和完整性，防止记录丢失或损坏。

三、管理流程

1.会议通知与准备阶段

（1）会议组织方提前[X]个工作日确定会议议题、时间、地点等信息，并以正式的书面通知或内部管理系统公告的形式发送给参会人员。通知内容应详细说明会议主题、议程安排、需提前准备的资料等事项。

（2）参会人员在收到通知后，如有特殊情况无法参加会议，应至少提前[X]小时向会议组织方请假，并说明原因。未经请假缺席会议的，将按照机构相关规定进行处理。

（3）会议组织方根据会议议题收集、整理相关资料，如市场调研报告、财务数据、项目进展情况等，并在会议前分发给参会人员，以便他们提前了解情况，做好决策准备。

2.会议进行阶段

（1）会议记录人员提前到达会议现场，准备好记录工具，如笔记本电脑、录音设备（如有需要）等，并调试好设备，确保记录工作能够顺利开展。

（2）会议开始时，记录人员应记录会议的基本信息，包括会议名称、时间、地点、主持人、参会人员、会议议程等内容。

（3）在会议讨论过程中，记录人员要认真倾听每一位发言者的观点和意见，准确记录关键语句、数据、决策要点等信息。对于重要的讨论内容，可以采用录音设备进行辅助记录，但录音资料仅作为补充参考，最终以书面记录为准。

（4）记录人员应保持客观、中立的态度，不得对发言内容进行主观评价或修饰，确保记录的真实性和客观性。同时，要注意记录会议中的表决情况，包括赞成、反对、弃权等票数及相关人员信息。

3.记录整理与审核阶段

（1）会议结束后，记录人员应在[X]个工作日内完成会议记录的初步整理工作。整理内容包括对原始记录进行文字编辑、格式调整，确保记录内容条理清晰、语句通顺，并将会议中涉及的重要附件（如相关报告、方案等）一并整理归档。

（2）整理完成的会议记录文档应提交给审核人员进行审核。审核人员应在收到记录后的[X]个工作日内完成审核工作。审核过程中，要重点检查记录内容是否准确反映会议实际情况，决策结果是否明确、清晰，有无遗漏重要信息等问题。

（3）如审核人员发现记录存在问题，应及时与记录人员沟通，提出具体的修改意见。记录人员应根据审核意见及时进行修改完善，并再次提交审核，直至审核通过。

4.存档与查阅阶段

（1）审核通过的会议记录文档由存档管理人员按照预先设定的分类方式进行存档。存档分类可根据会议主题、时间、决策事项等维度进行划分，以便于查询和管理。

（2）建立电子档案和纸质档案双重存储机制，电子档案应定期进行备份，防止数据丢失；纸质档案应存放在