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万达会议管理制度

一、制度背景与目标

万达会议管理制度旨在规范公司内部会议的组织、实施与监督，以提高会议效率，确保会议决策的科学性和准确性。该制度覆盖公司全体员工，包括部门经理、员工以及外部合作伙伴。

1.提升会议效率：通过制定明确的会议议程、参会人员名单和会议时间，确保会议有序进行，减少会议时间浪费。

2.保障决策质量：加强会议纪要的记录与传达，确保会议决策的落实与跟踪，提高决策的科学性和准确性。

3.落实责任分工：明确各部门、岗位在会议中的职责，提高员工参与会议的积极性和主动性。

4.促进信息共享：充分利用会议平台，实现信息互通有无，提升公司整体沟通效率。

5.优化资源配置：合理配置会议资源，降低会议成本，提高公司经济效益。

二、会议分类与流程

1.会议分类：万达会议分为常规会议和专题会议两种类型。

-常规会议：包括部门例会、管理层会议等，旨在传达公司政策、汇报工作进展和讨论日常事务。

-专题会议：针对特定问题或项目而召开的会议，如项目启动会、风险评估会等。

2.会议申请与审批：

-申请：任何部门或个人需召开会议，应提前提交会议申请，包括会议主题、目的、时间、地点、参会人员等信息。

-审批：申请经部门负责人审核后，需报送至公司会议管理部门审批。

3.会议准备：

-确定议程：根据会议目的，制定详细议程，包括会议流程、讨论主题、时间分配等。

-参会人员通知：提前通知参会人员，确保他们了解会议内容，并做好相关准备。

-准备会议资料：包括会议通知、议程、相关文件和数据等。

4.会议实施：

-主持人负责会议的引导，确保会议按照议程进行。

-记录员负责记录会议内容，包括发言要点、决策结果等。

-参会人员应积极参与讨论，提出意见和建议。

5.会议总结与跟进：

-主持人对会议进行总结，明确决策事项和责任分工。

-记录员整理会议纪要，经主持人审核后发送给参会人员。

-会议管理部门跟踪会议决策的执行情况，确保落实。

三、会议记录与纪要管理

1.会议记录要求：会议记录应详细记录会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、发言内容、决策事项等关键信息。

2.记录方式：会议记录可采用文字记录、录音或录像等多种方式，确保记录的准确性和完整性。

3.纪要编制：会议结束后，记录员应根据会议记录整理会议纪要，纪要应包括以下内容：

-会议基本信息：时间、地点、主持人、参会人员等。

-会议议程：各议程的讨论内容和结果。

-决策事项：明确提出的决策、责任人和完成时间。

-行动计划：针对决策事项制定的具体行动计划。

4.纪要审核与分发：会议纪要经主持人审核后，由会议管理部门负责分发至相关人员和部门。

5.纪要存档：会议纪要应按照时间顺序进行归档，便于日后查询和追溯。

6.纪要更新：对于会议纪要中涉及的行动计划，相关部门应定期更新进展情况，并及时反馈给会议管理部门。

7.信息反馈：参会人员对会议纪要中的内容有疑问或需要补充时，应及时向会议管理部门提出，以便及时更正和完善。

8.纪要利用：会议纪要应作为公司内部信息交流和决策依据的重要资料，各部门和员工应充分利用会议纪要中的信息。

四、会议监督与评估

1.监督机制：建立会议监督机制，由会议管理部门对会议的筹备、实施和纪要落实情况进行监督。

2.监督内容：

-会议筹备：监督会议议程的合理性、参会人员名单的准确性、会议资料的准备情况等。

-会议实施：监督会议的按时召开、议程的执行情况、会议纪律的遵守情况等。

-纪要落实：监督会议决策的执行进度、责任人的履行情况、行动计划的效果等。

3.评估标准：

-效率评估：会议是否在规定时间内完成议程，是否有效利用了会议资源。

-质量评估：会议决策是否科学合理，行动计划是否具体可行。

-参与度评估：参会人员是否积极参与讨论，是否提出了建设性意见。

4.评估方法：

-会议后反馈：收集参会人员对会议的反馈意见，了解会议的不足之处。

-纪要落实跟踪：跟踪会议决策的执行情况，评估决策的效果。

-定期检查：定期对会议管理制度执行情况进行检查，确保制度的有效性。

5.改进措施：根据评估结果，对会议管理制度进行持续改进，优化会议流程，提高会议效率和质量。

6.激励与惩罚：对在会议管理和实施中表现优秀的个人或部门给予奖励，对违反会议纪律或纪要落实不力的个人或部门进行相应处罚。

7.持续优化：将会议监督与评估作为一项长期工作，不断总结经验，不断完善会议管理制度。

五、会议成本控制

1.成本预算：在会议筹备阶段，会议管理部门需根据会议类型、规模和预期参与人数，制定详细的成本预算，包括场地租赁、设备使用、资料印刷、餐饮服务等费用。

2.资源优化配置：通过合理规划会议地点和选择合适的时间，降低场地租赁费用