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贸易公司代理协议签署与履约监管制度

一、总则

1.目的：为加强贸易公司代理业务管理，规范代理协议签署流程，确保协议有效履行，维护公司及客户合法权益，依据相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于贸易公司全体员工涉及的代理协议签署与履约监管活动，同时保障客户在相关业务中的合法权益。

3.原则：遵循合法、公平、诚信原则，秉持公司“客户至上，创新共赢”的经营理念。在协议签署与履约过程中，强调扁平化管理，减少层级阻碍，提高决策与执行效率，注重运营效益。

二、组织架构与职责划分

1.业务部门：负责市场开拓，寻找潜在代理商，初步洽谈合作意向，收集代理商资质等相关信息，起草代理协议初稿。同时，在协议履行期间，与代理商保持密切沟通，了解业务进展，反馈履约情况。

2.法务部门：对代理协议进行法律审核，确保协议条款合法合规，规避法律风险。参与重大代理协议的谈判，提供法律意见，处理协议履行过程中的法律纠纷。

3.财务部门：负责审核代理协议中的财务条款，包括费用支付、结算方式等。监督协议履行过程中的财务收支情况，进行财务核算与分析，为决策提供财务数据支持。

4.行政部门：负责代理协议的档案管理，包括协议的编号、存储、查阅等。协调各部门之间的工作，保障协议签署与履约监管工作的顺利进行。

5.管理层：对重大代理协议进行决策审批，确定合作战略方向。监督各部门在协议签署与履约监管中的工作，协调解决重大问题。

三、管理流程

1.代理协议签署流程

-意向洽谈：业务部门与潜在代理商就合作事项进行初步沟通，明确双方合作意向、合作模式、代理区域、代理产品等主要内容，形成合作意向书。

-资质审查：业务部门收集代理商的营业执照、税务登记证、经营业绩、信誉状况等相关资料，提交给法务部门和财务部门进行审查。法务部门审查代理商的主体资格、法律合规情况；财务部门评估代理商的财务状况和支付能力。

-协议起草：业务部门根据洽谈内容和审查意见，起草代理协议初稿。协议内容应包括双方基本信息、代理事项、代理期限、权利义务、费用及支付方式、保密条款、违约责任、争议解决方式等条款。

-审核修改：初稿完成后，依次提交给法务部门、财务部门、行政部门和管理层进行审核。各部门提出修改意见，业务部门根据意见对协议进行修改完善。

-签署盖章：协议审核通过后，由业务部门安排双方正式签署仪式。协议一式多份，双方签字盖章后各执若干份。签署后的协议交由行政部门进行编号、存档。

2.履约监管流程

-定期报告：业务部门指定专人负责跟踪代理协议的履行情况，定期（每月/每季度）向部门负责人汇报。汇报内容包括代理商的销售业绩、市场推广情况、客户反馈等。

-财务监管：财务部门按照协议约定，监督代理商的费用支付情况，及时核对账目，确保款项按时足额到账。对异常支付情况进行预警，并协同业务部门进行调查处理。

-实地考察：定期（每年至少一次）安排对代理商的实地考察，了解代理商的经营状况、仓储物流、售后服务等情况。考察人员由业务部门、法务部门和财务部门相关人员组成。

-问题处理：如在履约过程中发现问题或纠纷，业务部门应及时与代理商沟通协商解决。对于重大问题，应提交公司管理层研究决策，必要时启动法律程序。

四、权利与义务

1.公司权利：有权要求代理商按照协议约定开展业务，遵守公司的市场策略和销售政策。对代理商的经营活动进行监督检查，获取相关业务数据和信息。在代理商违反协议约定时，有权追究其违约责任，维护公司合法权益。

2.公司义务：按照协议约定向代理商提供产品、技术支持、市场推广资料等。为代理商提供培训服务，帮助其提升业务能力。及时处理代理商的反馈和投诉，保障代理商的合法权益。

3.代理商权利：有权在协议约定的代理区域内独家或非独家代理公司产品，享有相应的市场推广和销售支持。要求公司按照协议提供产品供应、技术支持等服务。在公司违反协议约定时，有权追究公司的违约责任。

4.代理商义务：遵守公司的各项规章制度和市场策略，维护公司品牌形象和商业信誉。按照协议约定的销售指标和市场推广计划开展业务，定期向公司汇报业务进展情况。不得擅自将代理业务转让给第三方，不得泄露公司商业秘密。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制：建立内部监督体系，由行政部门牵头，定期对代理协议签署与履约监管工作进行检查和评估。设立投诉举报渠道，鼓励员工和客户对违规行为进行举报。同时，加强与外部监管机构的沟通与合作，及时了解行业动态和法律法规变化。

2.奖励机制：对在代理协议签署和履约监管工作中表现优秀的员工，给予物质奖励（奖金、奖品等）和精神奖励（荣誉证书、晋升机会等）。对于业绩突出的代理商，给予一定的政策优惠（如增