贸易公司系统账号注销操作管理细则.doc

贸易公司系统账号注销操作管理细则

一、总则

1.目的：为规范贸易公司系统账号的注销管理，确保公司信息安全、保障业务正常运转、维护公司及员工合法权益，特制定本细则。

2.适用范围：本细则适用于贸易公司全体员工及与公司业务相关的各类系统账号注销操作。包括但不限于办公系统、业务管理系统、客户关系管理系统等公司内部使用的系统。

3.指导原则：

-遵循公司文化与理念：秉持公司“诚信、创新、合作、共赢”的企业文化，以客户为中心，注重信息安全与高效服务，在系统账号注销过程中，确保操作符合公司经营理念。

-扁平化管理导向：简化操作流程，减少不必要的层级审批，提高工作效率，确保系统账号注销流程快速、顺畅。

-保障运营效益：在保障信息安全的前提下，最大程度降低系统账号注销对公司业务运营的影响，确保运营效益不受损。

二、组织架构与职责划分

1.信息技术部门：

-负责公司各类系统的日常维护与管理，包括账号信息的存储、更新与安全保障。

-制定系统账号注销的技术标准与操作规范，对注销操作提供技术支持与指导。

-审核账号注销申请，确认账号状态及相关数据的备份与清理情况，实施账号注销的技术操作。

2.人力资源部门：

-及时向信息技术部门提供员工离职、岗位变动等可能涉及系统账号注销的人员信息。

-协同信息技术部门对因员工变动产生的账号注销需求进行审核与确认。

3.各业务部门：

-负责本部门员工系统账号使用情况的日常管理，及时发现并提交需要注销的账号申请。

-在账号注销前，确保本部门相关业务数据已完成备份或转移，避免因账号注销影响业务开展。

三、管理流程

1.账号注销申请：

-员工离职：人力资源部门在员工办理离职手续时，应告知员工需注销其在公司各类系统中的账号，并向信息技术部门提交《系统账号注销申请单》，注明员工姓名、所属部门、需注销的系统账号列表等信息。

-岗位变动：员工岗位变动导致不再需要原系统账号时，所在业务部门应填写《系统账号注销申请单》，说明变动情况及账号注销原因，提交至信息技术部门。

-业务调整：因公司业务调整，部分系统账号不再使用时，相关业务部门负责人应提出账号注销申请，详细说明业务调整情况及涉及的账号信息。

2.审核流程：

-信息技术部门初审：收到《系统账号注销申请单》后，信息技术部门首先对申请单内容进行完整性审核，检查账号信息是否准确、注销原因是否合理。然后，查询系统中该账号的使用状态，确认是否存在未完成的业务流程或重要数据未备份的情况。如发现问题，及时与申请部门沟通核实。

-相关部门会审：对于涉及重要业务系统或关键数据的账号注销申请，信息技术部门应组织人力资源部门、相关业务部门进行会审。会审主要围绕账号注销对业务的影响、数据安全等方面进行评估，确保注销操作不会给公司带来风险。

3.数据备份与清理：

-数据备份：在账号注销前，信息技术部门应根据系统数据存储情况，对账号关联的重要业务数据进行备份。备份数据应存储在安全的存储介质中，并按照公司数据存储管理规定进行保存，以备后续可能的查询与审计需求。

-数据清理：完成数据备份后，信息技术部门应按照系统数据清理规范，对账号下的所有相关数据进行彻底清理，确保系统中不再保留该账号的任何信息。

4.账号注销操作：

-经过审核与数据处理后，信息技术部门依据系统操作规范，在相应系统中执行账号注销操作。注销操作完成后，应在《系统账号注销申请单》上记录注销时间、操作人员等信息，并将申请单存档。

四、权利与义务

1.员工权利与义务：

-权利：员工有权在离职或岗位变动时，要求公司按照规定流程及时注销其系统账号，确保个人信息安全。对于账号注销过程中存在的疑问，员工有向信息技术部门咨询的权利。

-义务：员工有义务在离职或岗位变动前，主动清理个人在系统账号中存储的与工作无关的私人信息。配合公司相关部门完成账号注销前的数据备份与交接工作，不得故意隐瞒或删除重要业务数据。

2.公司权利与义务：

-权利：公司有权根据业务需要，对不再使用的系统账号进行注销操作。对于违反公司账号使用规定的员工，公司有权提前注销其系统账号，并根据情节轻重给予相应的纪律处分。

-义务：公司有义务在账号注销过程中，保障员工个人信息的安全，不得泄露员工隐私。按照规定流程和时间节点，及时处理账号注销申请，确保员工正常工作不受影响。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制：

-公司内部审计部门定期对系统账号注销流程进行审计监督，检查账号注销申请的审核情况、数据备份与清理的合规性以及注销操作的准确性。