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学校食堂食材采购管理制度及流程(2025版)

学校食堂食材采购管理制度及流程（2025版）

一、总则

为加强学校食堂食材采购管理，规范采购行为，保障师生饮食安全和健康，根据国家相关法律法规和政策要求，结合学校实际情况，特制定本管理制度及流程。本制度适用于学校食堂所有食材的采购活动，包括但不限于粮食、食用油、肉类、蔬菜、水果、调味品等。

二、采购管理原则

1.安全优先原则：确保采购的食材符合国家食品安全标准，严格把控食材质量关，从源头上保障师生的饮食安全。

2.公开透明原则：采购过程遵循公开、公平、公正的原则，通过公开招标、询价等方式选择供应商，确保采购信息透明，接受学校和社会的监督。

3.成本效益原则：在保证食材质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效率，实现经济效益和社会效益的统一。

4.稳定供应原则：与优质供应商建立长期稳定的合作关系，确保食材供应的稳定性和及时性，满足学校食堂日常运营的需求。

三、采购管理组织架构及职责

1.采购管理委员会

学校成立采购管理委员会，由学校分管领导任主任，后勤部门负责人、财务部门负责人、教师代表、学生代表等为成员。采购管理委员会的主要职责包括：

（1）审议学校食堂食材采购管理制度和流程，并监督执行情况。

（2）审定年度采购计划和预算，对重大采购项目进行决策。

（3）审核供应商的资质和信誉，确定合格供应商名单。

（4）协调解决采购过程中出现的重大问题，监督采购合同的履行。

（5）定期对采购工作进行评估和总结，提出改进意见和建议。

2.采购部门

采购部门是学校食堂食材采购的执行机构，负责具体的采购工作。其主要职责包括：

（1）根据学校食堂的需求，制定详细的采购计划和采购方案。

（2）按照规定的采购流程，组织实施食材采购活动，包括供应商的选择、询价、议价、合同签订等。

（3）对采购的食材进行质量检验和验收，确保食材符合要求。

（4）及时处理采购过程中出现的问题，如供应商违约、食材质量不合格等。

（5）建立采购档案，记录采购活动的全过程，包括采购合同、发票、检验报告等。

3.质量监督部门

质量监督部门负责对采购食材的质量进行全程监督。其主要职责包括：

（1）制定食材质量标准和检验规范，指导采购部门进行质量检验。

（2）对采购的食材进行定期或不定期的抽检，发现问题及时处理。

（3）参与供应商的评估和选择，对供应商的质量管理体系进行审核。

（4）对食堂加工过程中的食材使用情况进行监督，防止不合格食材流入餐桌。

4.财务部门

财务部门负责采购资金的管理和核算。其主要职责包括：

（1）根据采购计划和预算，合理安排采购资金，确保资金的及时支付。

（2）对采购合同进行审核，监督采购资金的使用情况，防止资金浪费和滥用。

（3）及时进行采购费用的核算和报销，保证财务信息的准确和完整。

（4）定期对采购成本进行分析和评估，为采购决策提供财务支持。

四、采购流程

1.需求确认

（1）食堂管理人员根据学校师生的就餐人数、饮食习惯和季节变化等因素，每周制定详细的食材采购需求计划，明确食材的品种、数量、规格、质量要求等。

（2）采购需求计划经食堂负责人审核后，提交给采购部门。采购部门对需求计划进行汇总和分析，结合库存情况，确定实际的采购需求。

2.供应商选择

（1）采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、实地考察等。对供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制等方面进行初步评估，建立供应商备选库。

（2）对于常用食材，每年至少组织一次公开招标或邀请招标，选择优质的供应商。招标过程应严格按照相关法律法规和学校规定进行，确保公平、公正、公开。

（3）对于临时性或小额采购，可以通过询价、议价的方式选择供应商。采购部门应向至少三家供应商发出询价单，对比供应商的报价、质量、服务等因素，选择最合适的供应商。

（4）新供应商应提供营业执照、食品生产许可证、卫生许可证等相关证件，以及产品检验报告、质量承诺书等资料。采购部门对新供应商进行实地考察，了解其生产环境、生产工艺、质量管理等情况，经质量监督部门审核通过后，方可列入合格供应商名单。

3.采购合同签订

（1）采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括食材的品种、数量、规格、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。

（2）采购合同应采用书面形式，一式多份，采购部门、供应商、财务部门、质量监督部门等各执一份。合同签订前，应经学校法律顾问或相关部门审核，确保合同的合法性和有效性。

（3）在合同履行过程中，如因市场价格波动、食材供应情况变化等原因需要变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。

4.食材采购

（1）采购部门根据采购合同和采购计划，向供应商下达采购订单。采购订单应明确食材的具体