电动车销售公司资料报废办法​.doc

电动车销售公司资料报废办法?

一、总则

1.目的：为加强公司资料管理，确保公司资料的安全性、完整性和有效性，规范资料报废流程，防止公司重要信息泄露，同时提高运营效益，特制定本办法。

2.适用范围：本办法适用于电动车销售公司全体员工涉及的各类需要报废的资料，包括但不限于纸质资料、电子资料、存储介质等。顾客相关资料的报废参照本办法执行，以保障顾客信息安全。

3.企业文化与经营理念体现：公司秉持诚信、创新、高效、共赢的企业文化，在资料报废过程中，应始终遵循保护公司和客户利益的原则，以高效的流程实现资源的合理处理，契合公司经营理念，助力公司更好地为客户服务。

4.遵循原则：资料报废应遵循合法合规、安全保密、准确鉴定、集中处理的原则。确保资料报废过程符合法律法规要求，保障公司商业机密和客户信息安全，准确判断资料是否达到报废标准，并进行集中统一处理。

二、组织架构与职责划分

1.资料管理部门

-负责制定和完善资料报废管理制度和流程，并监督执行。

-组织对各部门提交的待报废资料进行鉴定和审核。

-建立资料报废台账，记录资料报废的详细信息，包括资料名称、数量、来源、报废原因、报废时间等。

-协调专业机构或人员对报废资料进行安全处理，确保处理过程符合环保和安全要求。

2.各业务部门

-负责本部门资料的日常管理，定期对资料进行清查和鉴定，确定需要报废的资料清单。

-将拟报废资料清单提交给资料管理部门，并协助资料管理部门进行审核和处理。

-配合资料管理部门做好资料报废的相关工作，如资料整理、封存、移交等。

3.监督部门

-负责对资料报废过程进行监督，确保报废流程的合规性和公正性。

-对资料报废过程中出现的违规行为进行调查和处理，保障公司利益不受损害。

三、管理流程

1.资料清查与鉴定

-各业务部门定期（每季度一次）对本部门保存的资料进行全面清查，依据资料的时效性、准确性、完整性以及公司业务需求等因素，判断资料是否达到报废标准。

-对于涉及公司核心业务、商业机密、客户敏感信息等重要资料，需由部门负责人组织专门人员进行严格鉴定，确保报废决策的准确性。

-鉴定过程应形成书面记录，详细说明资料的现状、鉴定依据和报废结论。

2.报废申请

-经鉴定确定需要报废的资料，由各业务部门填写《资料报废申请表》，内容包括资料名称、类别、数量、存储介质（如有）、形成时间、保管期限、报废原因等信息。

-《资料报废申请表》需经部门负责人签字确认后，提交给资料管理部门。

3.审核与审批

-资料管理部门收到各业务部门提交的《资料报废申请表》后，对申请内容进行审核，重点审核资料鉴定的准确性、申请报废流程的合规性等。

-对于重要资料的报废申请，资料管理部门应组织相关专家或业务骨干进行联合评审，确保报废决策的科学性。

-审核通过的《资料报废申请表》，按照公司扁平化管理原则，报公司主管领导审批。主管领导应在充分了解资料情况的基础上，做出最终审批决定。

4.报废处理

-经审批同意报废的资料，由资料管理部门统一组织处理。对于纸质资料，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子资料和存储介质，应采用专业的数据擦除工具进行数据清除，确保数据无法恢复。

-在资料报废处理过程中，应安排专人进行现场监督，确保处理过程符合安全、环保要求。处理完成后，监督人员应在相关记录上签字确认。

-资料管理部门应与负责资料报废处理的机构或人员签订保密协议，明确双方的权利和义务，防止公司信息泄露。

5.记录与归档

-资料管理部门应建立完整的资料报废档案，将《资料报废申请表》、鉴定记录、审核审批文件、报废处理记录等相关资料进行归档保存，保存期限为[X]年。

-资料报废档案应便于查询和追溯，为公司后续的资料管理和审计工作提供依据。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权了解公司资料报废管理制度和流程，在资料报废过程中，如对相关处理决定有异议，可向资料管理部门或上级领导提出申诉。

-员工有权对资料报废过程中的违规行为进行举报，公司将对举报属实的员工给予适当奖励，并保护举报人的权益。

2.员工义务

-员工有义务按照公司规定，定期对本岗位涉及的资料进行清查和整理，及时提交需要报废的资料申请。

-在资料报废过程中，员工应积极配合资料管理部门和其他相关部门的工作，确保报废流程的顺利进行。

-员工有责任保守公司机密，在资料报废处理前，不得擅自泄露资料内容。

3.公司权利

-公司有权对员工的资料管理和报废工作进行监督和检